CVDR321357_1Organisatieverordening Gemeente Hoorn 2014nlregelingHoorn2017-05-23HoornGemeenteblad 6525Organisatieverordening Gemeente Hoorn 2014Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-01-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-02-182017-01-01nieuwe regeling2014 1021788002 bestuursondersteuning college van B&WGeenIn het besluit staat vermeld dat deze inwerking teedt op 1 mei 2013.
Zaaknummer : 1021788
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn,-gelezen het voorstel van Advies en Control Personeel en Organisatie betreft:Wijziging organisatieverordening i.v.m. structuurwijziging ambtelijke
organisatiegelet op: ·Het collegebesluit wijziging hoofdstructuur ambtelijke organisatie per
1-1-2014Besluit: per 1 januari 2014 tot het vaststellen van de gewijzigde
organisatieverordening van de gemeente Hoorn.Organisatieverordening Gemeente Hoorn 20141Begripsomschrijvingen1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
college: Het bestuursorgaan het college van burgemeester en
wethouders van de gemeente Hoorn;
secretaris: de gemeentesecretaris van de gemeente Hoorn, tevens
algemeen directeur van de ambtelijke organisatie;
loco-secretaris: de functionaris welke de gemeentesecretaris
vervangt bij afwezigheid;
adjunct-secretaris: de directeur bedrijfsvoering en eerste
loco-secretaris;
directie: het hoogste ambtelijk orgaan bestaande uit de algemeen
directeur en directeur bedrijfsvoering, benoemd door het college
als eindverantwoordelijken voor de algemene leiding en
bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie;
afdeling: een door het college benoemde organisatorische eenheid
met een toegewezen samenhangend takenpakket;
afdelingshoofd: de functionaris, benoemd door of namens het
college, belast met en verantwoordelijk voor de leiding van een
afdeling;
bureau: een door de directie vastgestelde organisatorische
eenheid, onderdeel van een afdeling;
bureauhoofd: de functionaris belast met en verantwoordelijk voor
de dagelijkse leiding van een bureau;
Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland; Westfries Museum: een specifieke
organisatorische eenheid met personeel in gemeentelijke dienst,
niet zijnde een afdeling;
directeur Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland; directeur Westfries Museum: de functionaris,
benoemd door of namens het college of in het geval van een
gemeenschappelijke regeling, zoals vastgelegd in deze regeling,
belast met en verantwoordelijk voor de leiding van
respectievelijk Westfries Archief; Westfries Museum.
2De ambtelijke organisatie2Inrichting van de ambtelijke organisatie1.De ambtelijke organisatie bestaat uit de afdelingen:
Advies & Control
Informatievoorziening
Sociale Zaken
Stadsbeheer
Stadsontwikkeling
Veiligheid, Vergunning & Handhaving
Publiekszaken
Brandweer
En de specifieke organisatorische eenheden:
Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland
Westfries Museum
2. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directie. Aan
het hoofd van een afdeling staat een afdelingshoofd. Aan het hoofd van
een bureau staat een bureauhoofd. Aan het hoofd van het Westfries
Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland en het
Westfries Museum staat een directeur.3. De directie wordt ondersteund door een Directiestaf. 4. Wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en/of
bureaus of de toewijzing van taken aan afdelingen en/of bureaus worden
door de directie in mandaat vastgesteld en aan het college ter kennis
gebracht. De directie kan het takenpakket en de toedeling daarvan aan
afdelingen en/of bureaus nader preciseren en daartoe aanwijzingen
geven.3gemeentesecretaris/ algemeen directeur3Verhouding tot het college1.De secretaris draagt, met inachtneming van de richtlijnen van het
college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de
burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering
van het college.2.De secretaris adviseert het college bij het nemen van
besluiten.3.De secretaris draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het
college met inachtneming van het reglement van orde voor de
vergaderingen van het college.4.De secretaris bewaakt een voortvarende uitvoering van de besluiten
van het college.5.De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de
leden van het college.6.De secretaris draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor
dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij
nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.7.De secretaris is voor de leden van het college het eerste
aanspreekpunt richting de organisatie.4Verhouding tot de ambtelijke organisatie1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de
secretaris/algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.2.De secretaris richt zich op het totstandkomen van een gemeentebrede
strategische visie en de beleidsontwikkeling en -uitvoering.3.De secretaris is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de
ambtelijke advisering aan het college, toetst of de aan het college
gezonden ambtelijke stukken volledig, van voldoende kwaliteit en
beslissingsrijp zijn en kan aanwijzingen geven over vorm en
inrichting van adviezen aan het college.4.De secretaris is als directielid eindverantwoordelijk voor:
het aansturen van de ambtelijke organisatie;
de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie;
het formuleren, bewaken en coördineren en (doen) realiseren
van doel- en taakstellingen van de organisatie;
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten
en/of diensten van de organisatie;
de integrale strategische beleidsontwikkeling,
-kaderstelling en –uitvoering;
de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering en
inzet van middelen;
de afspraken over de taakverdeling tussen de
gemeentesecretaris en de adjunct secretaris over de directe
aansturing van de afdelingshoofden en de directiestaf.
het direct aansturen van de adjunct secretaris/ directeur
bedrijfsvoering, de afdelingshoofden en de directiestaf,
binnen de onder punt g. gemaakte afspraken.
het direct aansturen van de directeuren in het geval er geen
nadere afspraken zijn gemaakt in de oprichtingdocumenten van
de specifieke organisatorische eenheden.
5.De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de
ondernemingsraden.6.De secretaris wordt bij afwezigheid voor de taken voortvloeiende uit
artikel 3 en 4 vervangen door een loco-secretaris.5.Verticale en horizontale coördinatie1.De secretaris vervult een schakelfunctie tussen het dagelijkse
bestuur van de gemeente, overige bestuursorganen, de griffie en de
ambtelijke organisatie en kan in daartoe aangewezen gevallen de
gemeente vertegenwoordigen op regionaal bestuurlijk niveau.2.De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen
zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de
afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling.
Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.4De adjunct-secretaris/ directeur bedrijfsvoering6.Verantwoordelijkheden en bevoegdheden1.De adjunct-secretaris is directeur bedrijfsvoering en als zodanig
verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de
organisatie.2.De adjunct-secretaris is verantwoording verschuldigd aan de
secretaris.3.De adjunct-secretaris is als directielid verantwoordelijk voor:
de aansturing van de ambtelijke organisatie;
de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie;
het formuleren, bewaken, coördineren en (doen) realiseren
van doel- en taakstellingen van de organisatie;
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten
en/of diensten van de organisatie;
de integrale strategische beleidsontwikkeling,
-kaderstelling en –uitvoering;
de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering en
inzet van middelen;
de directe aansturing van de afdelingshoofden en de
directiestaf binnen de onder artikel 4 lid 4 punt g.
gemaakte afspraken.
4.De adjunct-secretaris is als directeur bedrijfsvoering
verantwoordelijk voor:
de ontwikkeling en uitvoering van de gemeentebrede
bedrijfsvoering en inzet van middelen;
de ontwikkeling en implementatie van planning, sturing en
control instrumenten;
de administratieve organisatie en het organiseren en bewaken
van (werk)processen;
de advisering en rapportage aan het college over de
gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen.
5.De adjunct-secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de
secretaris.6.De adjunct-secretaris is eerste loco-secretaris.5Het afdelingshoofd7Verhouding tot de afdeling
Het afdelingshoofd geeft leiding aan de afdeling, waaronder de
verantwoordelijkheid voor:
het direct aansturen en de ontwikkeling van de
bureauhoofden en medewerkers van de afdeling;
het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en
taakstellingen van de afdeling;
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten
en/of diensten van de afdeling;
het zorgdragen voor afstemming en samenwerking tussen
verschillende afdelingen;
de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel op
de afdeling.
Het afdelingshoofd informeert en adviseert de directie en draagt
bij aan de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie.
Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor integrale
strategische beleidsinitiëring, beleidsontwikkeling en
kaderstelling op het werkterrein van de afdeling.
Het afdelingshoofd zorgt voor de afstemming en samenwerking met
andere afdelingen bij de totstandkoming van een product.
Het afdelingshoofd adviseert en rapporteert aan de directie en
bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen
en strategische beleidsontwikkelingen betreffende het
werkterrein.
Het afdelingshoofd draagt zorg voor een vervanger bij
afwezigheid.
Het afdelingshoofd adviseert de adjunct-secretaris over het
actueel houden van het mandaatbesluit en register.
8Advisering1.Het afdelingshoofd draagt zorg voor een deskundige en volledige
integrale advisering waarin alle voor de beslissing relevante
onderwerpen en zo mogelijk alternatieven aan de orde komen.2.Indien bij afdelingsoverstijgende adviezen er niet gekomen kan
worden tot een eensluidend advies dan overlegt het afdelingshoofd
met de secretaris en/of adjunct-secretaris.3.Het afdelingshoofd beoordeelt of de adviezen passen in het
vastgestelde kader zoals beschreven in artikel 4, lid 3.6Het bureauhoofd9Verantwoordelijkheden en bevoegdheden1.Het bureauhoofd geeft leiding aan het bureau, waaronder de
verantwoordelijkheid voor:a.het direct aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers van het
bureau;b.het bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen van het
bureau;c.de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of
diensten van het bureau;d.de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel binnen het
bureau. 2.Het bureauhoofd draagt de zorg voor de totstandkoming van de aan hem
toebedeelde producten en is daarover verantwoording schuldig aan het
afdelingshoofd. 3.Het bureauhoofd informeert en adviseert het afdelingshoofd en is
dientengevolge medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling en het
functioneren van de afdeling.4.Het bureauhoofd zorgt voor afstemming en samenwerking met andere
medewerkers, bureau’s en/of afdelingen bij de totstandkoming van een
product.5.Bij afwezigheid wordt het bureauhoofd vervangen door het
afdelingshoofd.7directeur Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland; directeur Westfries Museum10verantwoordelijkheden en bevoegdheden.1.De directeur geeft leiding aan deze specifieke organisatorische
eenheid waaronder de verantwoordelijkheid voor: a.het direct aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers van de
organisatorische eenheid;b.het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen
van de organisatorische eenheid;c.de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of
diensten van de organisatorische eenheid;d.de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel op de
organisatorische eenheid.2.De directeur is verantwoordelijk voor integrale strategische
beleidsinitiëring, -ontwikkeling en -kaderstelling op het
werkterrein van de organisatorische eenheid.3.De directeur zorgt voor de afstemming en samenwerking met andere
afdelingen bij de totstandkoming van een product.4.De directeur adviseert en rapporteert, afhankelijk van wat hierover
is bepaald in de oprichtingsdocumenten, aan de directie en/of het
bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en
strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein.
5.De directeur draagt zorg voor een vervanger bij afwezigheid.6.Artikel 10 is van toepassing tenzij nader is bepaald in de
oprichtingsdocumenten.8Overlegstructuur11Directievergadering1.De directievergadering is het hoogste ambtelijk overleg waarin de
secretaris en adjunct-secretaris gezamenlijk de eindverantwoordelijk
voor de ambtelijke organisatie en bedrijfsvoering invullen. 2.In de directievergadering komen de volgende punten aan de orde:a.strategieontwikkeling en uitvoering collegeprogrammab.politiek-bestuurlijk gevoelige zakenc.bedrijfsvoering d.maatschappelijke ontwikkelingen en omgevingsfactorene.personele aangelegenheden3.De directievergadering wordt in de regel wekelijks gehouden.4.Verslaglegging van de directievergadering wordt verzorgd door de
directiesecretaris.5.Op verzoek van de directie kunnen andere functionarissen bij de
directievergadering worden uitgenodigd.12Managementteam1.Het managementteam is een adviserend orgaan richting directie voor
gemeentebrede aangelegenheden.2.Het managementteam heeft als doel het bevorderen van het goed
functioneren van de ambtelijke organisatie.3.Het managementteam is als volgt samengesteld:a.Directie (voorzitter);b.Afdelingshoofden.4.In het managementteam komen (themagewijs) de volgende punten aan de
orde:a.strategie en organisatiedoelstellingen;b.kaderstelling, controle en bedrijfsvoering; c.afstemmen van planning, prioriteiten en voortgang van de
beleidsvoorbereiding, -uitvoering en –verantwoording;d.managementthema’s;e.coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in
relatie tot het bestuur;f.informatie-uitwisseling van algemene gemeenschappelijke zaken;g.het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en risico's.5.Het managementteam komt doorgaans tweewekelijks bij elkaar.6.Op verzoek van de directie kunnen andere functionarissen bij het
managementteam worden uitgenodigd.7.Verslaglegging van het managementteam wordt verzorgd door de
directiesecretaris.13Werkoverleg
Ter bewaking van de eenheid in advisering en ter bevordering van
de onderlinge coördinatie wordt per organisatorische eenheid
werkoverleg gevoerd.
Aan het werkoverleg nemen in beginsel alle medewerkers
deel.
Elke leidinggevende voert werkoverleg met de leidinggevenden en
medewerkers welke rechtstreeks worden aangestuurd.
Bij het werkoverleg geldt de Gedragslijn werkoverleg 2006 als
richtlijn voor zowel leidinggevenden als medewerkers.
14Overleg met de portefeuillehouder
Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de
portefeuillehouder over:
het voorbereiden van zaken die voor een besluit in aanmerking
komen;
de voortgang en planning van diverse zaken van de
afdeling/portefeuille;
bespreking van politiek-bestuurlijk gevoelige zaken;
nieuwe activiteiten.
Dit is ook van toepassing op de directeur van het Westfries Archief,
Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland en de directeur van het
Westfries Museum tenzij anders is vastgesteld in de
oprichtingsdocumenten.
Het bureauhoofd, individuele beleidsmedewerker en/of
projectleider voert in voorkomende gevallen overleg met de
portefeuillehouder over collegeprioriteiten, beleidskeuzes,
planning en voortgang van de specifieke beleidsthema’s en
producten.
15Overleg tussen college en directiePeriodiek vindt er overleg plaats tussen het college en de directie over
thema’s betreffende het strategisch beleid en collegeprioriteiten.9Bestuursopdrachten161.Voor aangelegenheden waarvoor het college een kader wenselijk acht
voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen
van beleid geven zij een bestuursopdracht. 2.De directie draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten
door de ambtelijke organisatie.10Mandatering171.De mogelijkheid om bestuursbevoegdheden te mandateren en/of ten
aanzien van andere bevoegdheden volmacht of machtiging te verlenen,
wordt in een mandaatbesluit vastgelegd. Bij dit mandaatbesluit
behoort een bijlage in de vorm van een register waarin de
bevoegdheden zijn omschreven. 2.De adjunct-secretaris draagt zorg voor een tijdige actualisering van
het mandaatbesluit en register, daarbij geadviseerd door de
afdelingshoofden. 11Slotbepalingen18Inwerkingtreding en citeerwijze
Deze verordening treedt in per 1 mei 2013.
De organisatieverordening zoals vastgesteld op 7 maart 2010
wordt ingetrokken.
Deze verordening kan worden aangehaald als
Organisatieverordening Gemeente Hoorn 2013.
te bepalen dat bovenstaand wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad.Aldus vastgesteld d.d 7 januari 2014College van burgemeester en wethouders,de secretaris, de burgemeester,