CVDR320708_1Organisatieverordening 2014nlregelingOisterwijk2018-01-30Oisterwijkhttps://zoek.officielebekendmakingen.nl/Organisatieverordening 2014Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-01-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-01OnbekendOnbekendGeenGeenOrganisatieverordening 2014Afdeling Advies, Ondersteuning en VeiligheidHet college,gelezen het voorstel d.d. 26 november 2013 van de afdeling AOV;gelet op artikel 160 van de Gemeentewet;gelet op de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 13 januari
2014;besluit vast te stellen de:“Organisatieverordening 2014”1– Begripsbepalingen1In deze verordening wordt verstaan onder:Algemeen beheer het beheer zoals dat voortvloeit uit de
politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college voor de
ambtelijke organisatie;Bestuursopdracht het kader dat het college, indien zulks in specifieke
gevallen wenselijk wordt geacht, aangeeft voor de inbreng van de
organisatie bij het voorbereiden van beleid. Daarbij wordt door het
college een nadere aanduiding gegeven van de probleemstelling, het
beoogde resultaat, de kosten en de dekking ervan, de procedures,
termijnen en de bevoegdheden;Dagelijks beheer de feitelijke leiding van de ambtelijke organisatie,
waaronder in ieder geval is begrepen de verantwoordelijkheid voor het
functioneren van de domeinen en afdelingen en het realiseren van de met
het college overeen te komen omvang en niveau van de dienstverlening en
de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen
middelen;Gemeentecontroller de als zodanig door het college aangewezen ambtenaar
die verantwoordelijk is voor de geconsolideerde informatievoorziening,
de advisering over de bedrijfsvoering en over de beheersing van de
werkprocessen en voor de ontwikkeling, bewaking en toetsing van kaders
en richtlijnen ter zake;Managementrapportage de tussentijdse verantwoording over het gevoerde
beleid en beheer van de domeinen/afdelingen c.q. de gehele ambtelijke
organisatie aan het college, waarin in ieder geval verslag wordt gedaan
of de opgedragen activiteiten volgens planning en conform de
vastgestelde inzet van middelen verlopen;Domein organisatorisch onderdeel van de ambtelijke organisatie
waarbinnen met elkaar samenhangende taakgebieden zijn bijeen
gebracht;Afdeling organisatorisch onderdeel waarbinnen taken van vergelijkbare
aard nader zijn geclusterd;Directie het orgaan dat bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen
directeur en de directeur;Directeur de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en
die samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk
is voor de leiding van de ambtelijke organisatie;Afdelingshoofd de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd
en die primair verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van een
afdeling;Kwartiermaker de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd
en die primair belast is met de doorontwikkeling van een afdeling;Teamleider de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en
die binnen het afdelingsverband belast is met de aansturing van een
groep medewerkers, de afstemming en bewaking van de voortgang van de
werkzaamheden, de realisatie van gestelde doelen, het voeren van
werkoverleg en het houden van functionerings- en
beoordelingsgesprekken;Managementteam het orgaan dat bestaat uit alle kwartiermakers en
afdelingshoofden en dat dient als adviesorgaan voor de directie.21.De directie geeft leiding aan de kwartiermakers en afdelingshoofden.
De toewijzing van aan te sturen kwartiermakers en afdelingshoofden
geschiedt in onderling overleg tussen de gemeentesecretaris/algemeen
directeur en de directeur.2.Als domeinen, respectievelijk afdelingen zijn ingesteld:
Domein Dienstverlening - afdeling Dienstverlening
Domein Maatschappij - afdeling Ruimte
afdeling Samenleving
Domein Bedrijfsvoering - afdeling Advies, Ondersteuning en
Veiligheid
afdeling Kwaliteit, Administratie en Informatie Afdeling Sportaccommodaties.
31.Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het
college.2.Het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als geheel is
opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die daarmee
aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat en een
scharnierfunctie bekleedt tussen het college en de ambtelijke
organisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is, met
inachtneming van het bepaalde in het volgende lid, bevoegd en
gehouden alle maatregelen te treffen die voor de vervulling van deze
eindverantwoordelijkheid nodig zijn.3.Het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de
werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van de directie.41.Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan
het college, op voorstel van de directie, de structuur van de
ambtelijke organisatie onderverdelen in nader te benoemen
afdelingen.2.Tot wijziging van de structuur van de ambtelijke organisatie wordt
niet besloten dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 25,
lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden bij de voorbereiding en
besluitvorming daarvan is betrokken.5Tot benoeming van de gemeentesecretaris/algemeen directeur (tevens
WOR-bestuurder) respectievelijk tot benoeming van de directeur (tevens
plaatsvervangend WOR-bestuurder) door het college wordt niet overgegaan
dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 30, lid 1 van de Wet
op de Ondernemingsraden bij de selectie en de benoemingsvoordracht is
betrokken.2– De ambtelijke organisatie61.Het college stelt in een instructie nadere richtlijnen voor het
functioneren van de directie als eerste adviseur van het
college.2.Tot vaststelling, wijziging of aanpassing van de nadere richtlijnen
als bedoeld in het vorige lid, wordt niet overgegaan dan nadat de
ondernemingsraad op basis van artikel 25, lid 1 e van de
Ondernemingsraden bij de besluitvorming is betrokken.71.Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie en met
inachtneming van de bevoegdheden van de
kwartiermakers/afdelingshoofden heeft de gemeentesecretaris/
algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:
een deugdelijk niveau van de ambtelijke advisering en
ondersteuning van het college
het tijdig en voldoende voorzien van het college van de
nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning
een voldoende planning van de activiteiten en de uitvoering
daarvan met inacht-neming van het ter zake vastgestelde
beleid
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en
geïntegreerd handelen van de onderscheiden domeinen en
afdelingen
een goed niveau van het management en de organisatie van de
ambtelijke organisatie
2.De directie verdeelt in onderling overleg de uit het eerste lid
voortvloeiende taken. Voor de uitoefening van zijn taken en
werkzaamheden legt de directeur verantwoording af aan de
gemeentesecretaris/algemeen directeur.3.De gemeentesecretaris/algemeen directeur rapporteert het college
over de takenverdeling als bedoeld in lid 2.4.Gelet op het bepaalde in artikel 25, lid 1 e van de Wet op de
Ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad ten aanzien van de in
lid 2 en 3 bedoelde verdeling van taken en bevoegdheden
adviesrecht.5.Bij afwezigheid vervangen de gemeentesecretaris/algemeen directeur
en de directeur elkaar.81.Het aan de kwartiermakers/afdelingshoofden opgedragen dagelijks beheer
omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de afdelingen.
Tot het dagelijks beheer wordt eveneens gerekend het realiseren van de
tussen de directie en de kwartiermakers/afdelingshoofden enerzijds en
door de directie met het college anderzijds overeen te komen omvang en
niveau van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe
ter beschikking te stellen middelen. De daarbij behorende
planningstructuur en verantwoordelijkheidstoedeling is als volgt:
Soort planningAfnemerVerantwoordelijkAanleveringBestuurlijke planningRaad en commissieCollegeDirectieCollegeplanningCollegePortefeuillehoudersKwartiermakersAfdelingshoofdenAfdelingswerkplanDirectieKwartiermakersAfdelingshoofdenMedewerkersManagementplanningCollege en organisatieDirectieManagementteam en organisatiePersoonlijk werk- en ontwikkelingsplanKwartiermakersAfdelingshoofdenMedewerkersMedewerkers
Periodiek en in elk geval op nader door het college aan te geven
tijdstippen legt de directie aan het college verantwoording af
over de coördinatie en bewaking van de voortgang van de
beleidsvoorbereiding en –uitvoering door middel van een
managementrapportage.
Het college stelt nadere regels vast omtrent de inrichting van
de managementrapportage.
91.Ter uitvoering van het bepaalde in het eerste lid van het vorige
artikel en met inachtneming van de taakstelling van de
kwartiermakers/afdelingshoofden komt het college, onverlet het
bepaalde in hoofdstuk VIII van de Gemeentewet, met de directie voor
een begrotingsjaar overeen:
de werkplannen van de afdelingen en in relatie daarmee
het budget van elke afdeling, ten minste verdeeld naar het
toegestane personeelsbudget en het toegestane
activiteitenbudget
de wijze waarop de verantwoording over het onder b bedoelde
budget zal worden afgelegd
2.Indien tussen het college en de directie geen overeenstemming wordt
bereikt als bedoeld in het vorige lid, stelt het college deze
aangelegenheden eenzijdig vast.101.De richtlijnen, waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de
afdelingen zal worden uitgevoerd, worden vastgesteld door het
college.2.Tot het gemeentelijk middelenbeleid worden in ieder geval
gerekend:
personeelsbeleid
financieel beleid
organisatiebeleid
juridisch beleid
communicatiebeleid
informatiebeleid
automatiseringsbeleid
aanschaffingsbeleid
huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk
apparaat.
11Het college stelt vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer
van de gemeentelijke organisatie als geheel door de afdelingen moet
worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de
gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.121.Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke
organisatie opgedragen taken voert de directie wekelijks
overleg.2.De directie kan zich op door haar te bepalen onderwerpen laten
adviseren en daartoe, al dan niet in incidentele gevallen, derden
aanwijzen voor deelname aan het directieoverleg.131.Met het oog op de doelstelling als verwoord in artikel 14, lid 1,
overlegt de directie in de wekelijkse vergadering van het
managementteam.2.De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de vergaderdata en de
agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De
directeur en de kwartiermakers/ afdelingshoofden kunnen zaken voor
agendering indienen bij de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt ervoor dat de agenda
en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk
tenminste twee werkdagen voor de desbetreffende vergadering in het
bezit zijn van de deelnemers.3.Doel van het overleg is om, binnen de daartoe door het college
gegeven richtlijnen en het door deze gevoerde beleid, met
inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de
gemeentesecretaris/algemeen directeur en zijn taak, te komen
tot:
Het adviseren over de gemeentelijke strategie, het langere
termijnbeleid en strategische keuzen, alsmede over actuele
ontwikkelingen
Het adviseren over product-/prestatiebegroting,
meerjarenbegroting, meerjaren-investeringsplan,
jaarrekening
Het aanduiden van primaatschap bij domein- of
afdelingoverschrijdende zaken
Het adviseren over en mede ontwikkelen van het gemeentelijk
middelenbeleid als vermeld in artikel 10, lid 2
Het coördineren en bewaken van de voortgang van de
uitvoering van met name de beleidsvoorbereiding, onder meer
via de managementrapportage
Het stimuleren en bewaken van een effectief en efficiënt
functioneren van de gemeentelijke organisatie
Het ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan een
doorzichtige, klantgerichte en doelmatig functionerende
organisatie, uitgaande van een effectieve sturing en een zo
groot mogelijke betrokkenheid van de ambtenaren.
4.Met inachtneming van het advies van het managementteam, brengt de
directie gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college omtrent
de in het derde lid genoemde zaken.5.De directie heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te
treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, voor zover
passend binnen de richtlijnen zoals genoemd onder artikel 3, lid 3
en artikel 6, lid 1 van deze verordening.6.De directie streeft in haar besluitvorming zoveel mogelijk
unanimiteit na. Indien consensus binnen de directie ontbreekt,
beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.141.Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 8, 9, 10 en 11
bevordert de directie een goede samenwerking en samenhang tussen de
domeinen en afdelingen. Zij doet, indien noodzakelijk met
inachtneming van het bepaalde in artikel 16, voorstellen aan het
college tot het geven van richtlijnen om de samenwerking en
samenhang te verzekeren.2.De directie besluit tot het instellen van tijdelijke
organisatorische verbanden tussen de domeinen en afdelingen ter
voorbereiding en/of uivoering van beleid dat meer
domeinen/afdelingen aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt
opgedragen aan een projectleider.15Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 ziet de directie toe op
een vlot verloop van de informatiestromen. Zij doet, waar nodig c.q.
gewenst na overleg met het managementteam, voorstellen aan het college
ter zake.161.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd maatregelen te
nemen die de bevoegdheden van de directeur doorkruisen dan wel
inperken.2.Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat:
hij dit van tevoren met de directeur besproken heeft
het college hiermee heeft ingestemd
de ondernemingsraad in de gelegenheid is gesteld hierover op
grond van artikel 25, lid 1 e van de Wet op de
Ondernemingsraden advies uit te brengen.
17Voor zover zij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze
verordening is bepaald, nodig acht, stelt de directie procedures vast
voor de behandeling van zaken die door het college aan de ambtelijke
organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.18Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, kan
het college een bestuursopdracht geven. Het college stelt nadere regels
vast waaraan de inhoud van de bestuursopdracht moet voldoen.191.Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling
tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een
bestuursopdracht anders wordt bepaald.2.Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt
de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling
aanvullend advies aan die andere afdeling.3.De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk
in overleg met de met de voorbereiding of uitvoering van het beleid
belaste afdeling, teneinde tot geïntegreerde advisering te komen,
waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes
worden opgenomen.4.Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling
die met de voorbereiding of uitvoering is belast.5.Bij verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de
voorbereiding of uitvoering van het advies is belast, de aanvullende
adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van
inzicht tussen afdelingen voegt het directielid, dat belast is met
de aansturing van de “primaire” afdeling zijn concluderend advies
nadrukkelijk toe aan het advies. Bij blijvend verschil van inzicht
tussen een afdeling en het met de aansturing van die afdeling
belaste directielid, voegt dat directielid zijn concluderend advies
nadrukkelijk toe aan het advies.20De kwartiermaker/het afdelingshoofd kan binnen zijn afdeling werkzame
teamleiders en/of medewerkers aanwijzen, die omtrent onderdelen van het
beleid waarvoor de kwartiermaker/het afdelingshoofd verantwoordelijkheid
draagt, rechtstreeks (portefeuillehouders)overleg voeren met het voor
dat beleid primair verantwoordelijke lid van het college.211.Binnen de vastgestelde structuur en onverlet het bepaalde in artikel
4 en artikel 14, lid 2 regelt de directie de indeling van de
afdelingen.2.Van zijn op grond van het vorige lid genomen besluit doet de
directie schriftelijk mededeling aan het college.221.In vacatures voor kwartiermaker/afdelingshoofd dragen de
gemeentesecretaris/algemeen directeur, respectievelijk de directeur
ieder voor de door hen aangestuurde afdelingen, te benoemen
kandidaten voor aan het college.2.De kwartiermakers/afdelingshoofden dragen in hun afdelingen te
benoemen teamleiders en medewerkers voor aan het college. 3.Het college stelt nadere regels vast voor de inspraak van
teamleiders en medewerkers bij de selectie en voordracht tot
benoeming van kwartiermakers/afdelingshoofden, teamleiders en
medewerkers en de daarbij te volgen procedure.4.Ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde regels (inzake werving
en selectie) heeft de ondernemingsraad op grond van artikel 27, lid
1 e van de Wet op de Ondernemingsraden instemmingsrecht.231.Met inachtneming van de door het college gestelde regels treft de
gemeentesecretaris/ algemeen directeur respectievelijk de directeur
de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige
uitvoering van de aan zijn afdelingen opgedragen taken nodig acht.
Indien daartoe maatregelen door het college zijn te nemen,
rapporteert hij daaromtrent aan het college. Alvorens hiertoe over
te gaan, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur c.q. de
directeur de maatregelen, voorzieningen en rapportages op grond van
dit artikel ter kennis van de desbetreffende kwartiermaker c.q.
afdelingshoofd en/of indien wenselijk ter kennis van het
managementteam.2.In de Wet op de Ondernemingsraden is ten aanzien van het vorige lid
geregeld wat, in welke situatie de betrokkenheid en de bevoegdheid
is van de ondernemingsraad.3– Financieel management en de administratieve organisatie241.Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden in
twee afzonderlijke verordeningen in elk geval de navolgende
aangelegenheden geregeld:
de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de
kwartiermaker van de afdeling die belast is met de
financiën, de comptabele, de kassier en de sub-kassiers en
de deurwaarder
de interne administratief-organisatorische
voorschriften
het beheer van de geldmiddelen
het betalingsverkeer
de gemeentebegroting en –rekening
de budget- en kredietbewaking
de controle op de financiële administratie en de controle op
het beheer van de geldmiddelen
2.Het college geeft ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde
verordeningen nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit
en instructies voor functionarissen belast met financiële
zaken.251.De directie is ervoor verantwoordelijk dat door haar bij het college
ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:
de rechtmatigheid, wetmatigheid en integriteit
de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie,
onder meer met het oog op handhaving van de vastgestelde
begrotingsdiscipline
de doelmatigheid
de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure
toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de
besluiten waartoe het voorstel leidt.
2.Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de
verordeningen en de besluiten als bedoeld in artikel 24.26De gemeentecontroller bekleedt uit hoofde van zijn functie een
eigenstandige positie en kan dientengevolge gevraagd en ongevraagd
onderzoeken doen en adviseren. Indien uit onderzoeken blijkt, dat
afgeweken wordt van vastgestelde wet- en regelgeving kan hij daarover
rechtstreeks rapporteren en adviseren aan het college.4– Oprichting van of deelneming in rechtspersonen27Bij collegebesluit waarin wordt besloten tot oprichting van of
deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 160, lid 2 van de
Gemeentewet dan wel tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling
als bedoeld in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, wordt
bepaald welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het
college, ondersteunende werkzaamheden verrichten.28Het college en de in artikel 27 aangewezen afdelingen bevorderen voor
zover mogelijk, dat het beheer van de door het college opgerichte
rechtspersonen c.q. gemeenschappelijke regelingen plaats vindt, alsof
die rechtspersonen c.q. gemeenschappelijke regelingen afdelingen zijn in
de zin van deze verordening.29Zij, die als vertegenwoordiger van het college deel uitmaken van enig
bestuur of raad van rechtspersonen c.q. gemeenschappelijke regelingen,
zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze regelmatig
verslag uit te brengen omtrent hun werkzaamheden in het college.5– Slot- en overgangsbepalingen301.Om de twee jaar, ingaande 1 januari 2014, en voorts op ieder
tijdstip wanneer hij dit nodig acht, brengt de
gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het college een rapport
uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze
verordening bepaalde. In zijn rapport besteedt hij bijzondere
aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft,
bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en
het door de raad vastgestelde beleid.2.Het college breng het in lid 1 bedoelde rapport ter kennis van de
raad, vergezeld van het door hem daarover ingenomen standpunt.3.De in lid 1 bedoelde rapporten en het standpunt van het college als
bedoeld in lid 2 vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden
gebracht, onderwerp van bespreking in de ondernemingsraad.31Voor zover dit nodig is, kunnen door het college op voorstel van de
directie voor bepaalde aangewezen afdelingen of delen daarvan afwijkende
en/of aanvullende regels worden vastgesteld.32Voor zover uit hoofdstuk 4 van deze verordening taken en
verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren
voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten
deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige
taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in
onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.35Deze verordening kan worden aangehaald als de "Organisatieverordening
2014" en treedt in werking op 1 januari 2014, onder gelijktijdige
intrekking van de Organisatieverordening 2011, vastgesteld op 31
augustus 2010. Oisterwijk, 28 januari 2014Het college,de secretaris, de waarnemend burgemeester,A.M.M. Depmann, H.P.T.M. Willems