Organisatie | Oisterwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening 2014 |
Citeertitel | Organisatieverordening 2014 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | Onbekend | 28-01-2014 | Onbekend |
Hoofdstuk 1 – Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Algemeen beheer het beheer zoals dat voortvloeit uit de politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college voor de ambtelijke organisatie;
Bestuursopdracht het kader dat het college, indien zulks in specifieke gevallen wenselijk wordt geacht, aangeeft voor de inbreng van de organisatie bij het voorbereiden van beleid. Daarbij wordt door het college een nadere aanduiding gegeven van de probleemstelling, het beoogde resultaat, de kosten en de dekking ervan, de procedures, termijnen en de bevoegdheden;
Dagelijks beheer de feitelijke leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder in ieder geval is begrepen de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de domeinen en afdelingen en het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en niveau van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen;
Gemeentecontroller de als zodanig door het college aangewezen ambtenaar die verantwoordelijk is voor de geconsolideerde informatievoorziening, de advisering over de bedrijfsvoering en over de beheersing van de werkprocessen en voor de ontwikkeling, bewaking en toetsing van kaders en richtlijnen ter zake;
Managementrapportage de tussentijdse verantwoording over het gevoerde beleid en beheer van de domeinen/afdelingen c.q. de gehele ambtelijke organisatie aan het college, waarin in ieder geval verslag wordt gedaan of de opgedragen activiteiten volgens planning en conform de vastgestelde inzet van middelen verlopen;
Domein organisatorisch onderdeel van de ambtelijke organisatie waarbinnen met elkaar samenhangende taakgebieden zijn bijeen gebracht;
Afdeling organisatorisch onderdeel waarbinnen taken van vergelijkbare aard nader zijn geclusterd;
Directie het orgaan dat bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur;
Directeur de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk is voor de leiding van de ambtelijke organisatie;
Afdelingshoofd de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die primair verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van een afdeling;
Kwartiermaker de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die primair belast is met de doorontwikkeling van een afdeling;
Teamleider de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die binnen het afdelingsverband belast is met de aansturing van een groep medewerkers, de afstemming en bewaking van de voortgang van de werkzaamheden, de realisatie van gestelde doelen, het voeren van werkoverleg en het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
Managementteam het orgaan dat bestaat uit alle kwartiermakers en afdelingshoofden en dat dient als adviesorgaan voor de directie.
Het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als geheel is opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die daarmee aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat en een scharnierfunctie bekleedt tussen het college en de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is, met inachtneming van het bepaalde in het volgende lid, bevoegd en gehouden alle maatregelen te treffen die voor de vervulling van deze eindverantwoordelijkheid nodig zijn.
Tot benoeming van de gemeentesecretaris/algemeen directeur (tevens WOR-bestuurder) respectievelijk tot benoeming van de directeur (tevens plaatsvervangend WOR-bestuurder) door het college wordt niet overgegaan dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 30, lid 1 van de Wet op de Ondernemingsraden bij de selectie en de benoemingsvoordracht is betrokken.
Hoofdstuk 2 – De ambtelijke organisatie
1.Het aan de kwartiermakers/afdelingshoofden opgedragen dagelijks beheer omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de afdelingen. Tot het dagelijks beheer wordt eveneens gerekend het realiseren van de tussen de directie en de kwartiermakers/afdelingshoofden enerzijds en door de directie met het college anderzijds overeen te komen omvang en niveau van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen. De daarbij behorende planningstructuur en verantwoordelijkheidstoedeling is als volgt:
Het college stelt vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de afdelingen moet worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De directeur en de kwartiermakers/ afdelingshoofden kunnen zaken voor agendering indienen bij de gemeentesecretaris/ algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk tenminste twee werkdagen voor de desbetreffende vergadering in het bezit zijn van de deelnemers.
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 8, 9, 10 en 11 bevordert de directie een goede samenwerking en samenhang tussen de domeinen en afdelingen. Zij doet, indien noodzakelijk met inachtneming van het bepaalde in artikel 16, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen om de samenwerking en samenhang te verzekeren.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 ziet de directie toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Zij doet, waar nodig c.q. gewenst na overleg met het managementteam, voorstellen aan het college ter zake.
Voor zover zij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald, nodig acht, stelt de directie procedures vast voor de behandeling van zaken die door het college aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, kan het college een bestuursopdracht geven. Het college stelt nadere regels vast waaraan de inhoud van de bestuursopdracht moet voldoen.
Bij verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies is belast, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen afdelingen voegt het directielid, dat belast is met de aansturing van de “primaire” afdeling zijn concluderend advies nadrukkelijk toe aan het advies. Bij blijvend verschil van inzicht tussen een afdeling en het met de aansturing van die afdeling belaste directielid, voegt dat directielid zijn concluderend advies nadrukkelijk toe aan het advies.
De kwartiermaker/het afdelingshoofd kan binnen zijn afdeling werkzame teamleiders en/of medewerkers aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de kwartiermaker/het afdelingshoofd verantwoordelijkheid draagt, rechtstreeks (portefeuillehouders)overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke lid van het college.
Met inachtneming van de door het college gestelde regels treft de gemeentesecretaris/ algemeen directeur respectievelijk de directeur de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdelingen opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het college zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college. Alvorens hiertoe over te gaan, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur c.q. de directeur de maatregelen, voorzieningen en rapportages op grond van dit artikel ter kennis van de desbetreffende kwartiermaker c.q. afdelingshoofd en/of indien wenselijk ter kennis van het managementteam.
Hoofdstuk 3 – Financieel management en de administratieve organisatie
De gemeentecontroller bekleedt uit hoofde van zijn functie een eigenstandige positie en kan dientengevolge gevraagd en ongevraagd onderzoeken doen en adviseren. Indien uit onderzoeken blijkt, dat afgeweken wordt van vastgestelde wet- en regelgeving kan hij daarover rechtstreeks rapporteren en adviseren aan het college.
Hoofdstuk 4 – Oprichting van of deelneming in rechtspersonen
Bij collegebesluit waarin wordt besloten tot oprichting van of deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet dan wel tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, wordt bepaald welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het college, ondersteunende werkzaamheden verrichten.
Het college en de in artikel 27 aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van de door het college opgerichte rechtspersonen c.q. gemeenschappelijke regelingen plaats vindt, alsof die rechtspersonen c.q. gemeenschappelijke regelingen afdelingen zijn in de zin van deze verordening.
Hoofdstuk 5 – Slot- en overgangsbepalingen
Om de twee jaar, ingaande 1 januari 2014, en voorts op ieder tijdstip wanneer hij dit nodig acht, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het college een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.
Voor zover dit nodig is, kunnen door het college op voorstel van de directie voor bepaalde aangewezen afdelingen of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
Voor zover uit hoofdstuk 4 van deze verordening taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.