CVDR320489_1Archiefverordening SSC DeSom 2014nlregelingEnkhuizen2016-10-04EnkhuizenOfficiële bekendmakingen.nlArchiefverordening SSC DeSomArchiefwet 1995, Artikel 40, eerste en tweede lidGemeenschappelijke regeling SSC DeSom, artikel 42, tweede lidgemandateerde functionarisbestuur en recht2014-01-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-02-012014-01-01Nieuwe regelingOnbekendarchief, bewaren, Shared Service Center,Geen Archiefverordening SSC DeSom 2014 Besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, ten aanzien van de vaststelling van de verordening over de zorg en het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur van het SSC DeSom (Archiefverordening SSC DeSom 2014). Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom, Gelet op; artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 42, tweede lid, van de Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom; Besluit Vast te stellen, De verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van het SSC DeSom en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hierna te noemen; Archiefverordening SSC DeSom 2014 1. Algemene bepalingen 1 begripsbepaling In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • de wet: de Archiefwet 1995;
  • het besluit: het Archiefbesluit 1995;
  • archiefbescheiden: documenten overeenkomstige het gestelde in art. 1 onder c, van de wet;
  • organen: de organen van de gemeenschappelijke regeling bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet;
  • de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
  • de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge art.12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;
  • de archivaris: de overeenkomstig artikel 40 van de wet benoemde archivaris;
  • beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
  • beheereenheid: het/de door dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzenorganisatieonderdeel/organisatieonderdelen;
    •
  • informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
  • ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief.
    •      2. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden 2 Archiefbewaarplaats Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. 3 Beheerder Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. 4 Aanstelling deskundig personeel Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm, van het SSC DeSom. 5 Bewaring van archiefbescheiden 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 6 Voldoende middelen Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van het SSC DeSom voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. 7 Niet overgebrachte archiefbescheiden Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het SSC DeSom die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. 8 Verslaglegging Het dagelijks bestuur doet ten minste eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 9 Beheer bij derden Het dagelijks bestuur bevordert dat bij deelname door het SSC DeSom in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. 3. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 10 Toezicht De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 11 Vervanging De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma als bedoeld in artikel 22 van de wet. 12 Verstrekken van inlichtingen 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden. 13 Mededeling van bevindingen De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. 14 Voornemen tot het doen van een voorstel De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:
  • opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
  • bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
  • verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
  • ontwerp, vervanging, aanschaf, invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;
  • voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
  • vervanging door reproducties, teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.
    •      De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.     4. Slotbepalingen 16 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2014. 17 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening SSC DeSom 2014’.     Ondertekening. Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van het SSC DeSom d.d. 20 januari 2014. de voorzitter, de kwartiermaker / interim directeur, J.G.A. Baas A.W. Siebenga