Financiële verordening gemeente Alphen aan den Rijn

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling:iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, die direct verantwoording verschuldigd is aan het college.

• b.

  administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alphen aan den Rijn en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  nota:(beleids)stuk dat altijd door de raad moet worden vastgesteld.

• d.

  notitie:(beleids)stuk dat door het college vastgesteld kan worden.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de ramingen ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de realisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  In de begroting wordt een overzicht opgenomen van de nieuwe investeringen met per investering het benodigde krediet, de (kapitaals- en exploitatie) lasten en de dekking hiervan.

• 3.

  In de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen met hierin de ramingen en de uitgaven van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

Artikel 4. Kaders programmabegroting

• 1.

  De kadernota is een richtinggevend document met daarin de financiële kaders en de beleidsvoornemens voor de programmabegroting van het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het college biedt jaarlijks gelijktijdig met de eerste tussentijdse rapportage aan de raad een kadernota aan met daarin voorstellen voor de wijzigingen van het beleid voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 3.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad kan het college voorstellen doen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel tot het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente en de effecten op de meerjarenraming

  • a)

    na de eerste vier maanden (voorjaarsrapportage),

  • b)

    na de eerste acht maanden (najaarsrapportage).

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming, alsmede een adequate toelichting daarop.

• 3.

  In de tussenrapportage worden bruto afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 geanalyseerd en toegelicht.

• 4.

  Het college informeert de raad in de laatste maand van het lopend begrotingsjaar door middel van een financieel (technische) rapportage over de actuele stand van baten en lasten per programma.

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een nota vaste activa aan. De raad stelt de nota vast.

• 2.

  De nota vaste activa bevat regels ten aanzien van de wijze waarop vaste activa door de gemeente worden gewaardeerd en geactiveerd.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast.

• 2.

  De nota reserves en voorzieningen bevat regels ten aanzien van de wijze waarop reserves en voorzieningen worden gevormd en besteed.

Artikel 9. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

• 2.

  Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een nota Uitgangspunten Kostendekkende tarieven aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 10. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rioolrechten. heffingen en leges.

• 2.

  Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 11. Financieringsfunctie

• 1)

  Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een nota Treasury aan. De raad stelt de nota vast.

• 2)

  De nota Treasury bevat regels ten aanzien van de wijze waarop de financieringsfunctie wordt ingevuld en uitgevoerd.

• 3)

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a)

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b)

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en risico’s ten aanzien van participaties en garanties;

  • c)

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d)

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, etc.

• c)

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Interne controle

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15. Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

• a)

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b)

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c)

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d)

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e)

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

Artikel 16. Inkoop en aanbesteding

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast in een notitie Inkoop de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 17. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2014. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de volgende verordeningen:

• -

  Financiële verordening gemeente Alphen aan den Rijn vastgesteld 29 september 2005;

• -

  Financiële verordening gemeente Boskoop, vastgesteld 17 maart 2005;

• -

  Financiële verordening ex artikel 212 gemeente Rijnwoude, vastgesteld 11 december 2008.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Alphen aan den Rijn.