CVDR31911_1Beheerregeling GBA gemeente BerkellandnlregelingBerkelland2018-05-29BerkellandBerkelbericht 1 april 2008Beheerregeling GBA gemeente BerkellandWet GBA, artikel 14 lid 1college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2008-03-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-04-022011-05-11Nieuwe regelingCollegevoorstel 25 maart 2008geenBeheerregeling GBA gemeente BerkellandBurgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland;gelet op het bepaalde in artikel 14, lid 1 van de Wet gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens;b e s l u i t e n :vast te stellen de volgende beheerregeling voor de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens.1Algemene bepalingenBegripsbepalingenDeze regeling verstaat onder:
wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;
verordening: de verordening verwerking
persoonsgegevens gemeente Berkelland;
verantwoordelijke: degene die bestuurlijke
zeggenschap heeft over de basisadministratie, zijnde
burgemeester en wethouders;
beheerder GBA: degene die ambtelijke zeggenschap
heeft over de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens,
zijnde het afdelingshoofd Gemeentewinkel;
functionaris: de medewerker die belast is met de
dagelijkse zorg voor de beheeractiviteiten;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht
op beleidsvoorbereiding van de gemeentelijke basisadministratie,
de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures,
beveiligingsprocedures, verstrekkingsprocedures en
privacyprocedures, alsmede de coördinatie en communicatie bij de
uitvoering van deze procedures;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht
op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het verzamelen van
gegevens, de verwerking hiervan en het gebruik van de
toepassingssystemen;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht
op het onderhouden en ondersteunen van het GBA
toepassingssysteem, de autorisatie van gebruikers en de
waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de
informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op
de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de
ingeschrevenen bij het verzamelen van gegevens, het verwerken
hiervan en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan
documenten en deze op de voorgeschreven wijze met gebruikmaking
van het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in het
gegevensbestand;
beveiligingsadvies: het geheel van activiteiten
gericht op coördinatie, stimulering en bewaking van de tijdige
oplevering en advisering over de kwaliteit van het informatie
beveiligingsbeleid en de uitwerking hiervan in een plan;
bevroren bevolkingsregister; de registers die zijn
ingericht op basis van de Wet op de Bevolkingsregisters en het
Besluit Bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van
de wet en het besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden
bijgehouden;
aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot
de limitatief bij de wet opgesomde gegevens of tot de gegevens
die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren
voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is
opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens van de gemeente Berkelland;
toepassingssysteem: de softwareprogrammatuur en de
hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens in te richten en bij te
houden;
procedure: de voorgeschreven wijze waarop een
activiteit moet worden uitgevoerd;
kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van
gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag
liggende brondocumenten en procedures, over een representatief
aantal persoonslijsten;
persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in
artikel 34 eerste lid van de wet, over één persoon in een
basisadministratie;
periodieke gegevensverstrekking: verstrekking van
gegevens op basis van een besluit van de minister over een in
het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA
netwerk of via een daartoe door de minister aangewezen
alternatief medium;
brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de
wet gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor
opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
op een daarvoor bestemde persoonslijst;
netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de
basisadministraties onderling en de afnemer, via de daartoe
aangewezen gemnet-lijn;
actualisering: verfrissing van gegevens op de
persoonslijst aan de hand van brondocumenten middels een
voorgeschreven procedure;
categorie: een bundeling van gegevenselementen op de
persoonslijst met betrekking tot een bepaald onderwerp zoals de
persoon, de vader, de moeder, de verblijfplaats etc.;
verwerkingsverslag: het door het systeem aangemaakte
overzicht van meldingen die ontdekt zijn in de via het netwerk
binnenkomende berichten;
controlelijst: het door het systeem aangemaakte
overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich
in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van
Berkelland bevinden;
handleiding Piv4all: gebruikershandleiding van het
GBA toepassingssysteem;
autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur
toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een
persoon/afdeling of het binnen de toepassingsprogramma toekennen
van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en
derden;
Uitwijkregeling: regeling vastgesteld door de
verantwoordelijke hetgeen voorziet in mogelijkheden om kritische
bedrijfsprocessen buiten de gemeentewinkel voort te zetten,
ingeval de voorzieningen in het gemeentewinkel niet bruikbaar
zijn;
reorganiseren: een toepassing binnen de programmatuur
waarmee gegevensbestanden worden herschikt, waardoor
geheugencapaciteit op het computersysteem vrijkomt;
reconstructiemaatregelen: het geheel van activiteiten
dat is gericht op het operationeel krijgen van een kritisch
bedrijfsproces in een andere locatie dan de gemeentewinkel
is;
back-up: kopie van gegevensbestanden opgeslagen op
een ander medium dan de originele gegevensbestanden;
medewerkers gemeentewinkel: alle medewerkers van de
gemeentewinkel die onder leiding van het hoofd gemeentewinkel
werkzaam zijn in de winkel.
32) Piv4all: het toepassingssysteem dat wordt gebruikt om de
gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden. 33) Variabele uitvoer: toepassing binnen GBA programmatuur
waarmee gegevens kunnen worden geselecteerd en met elkaar kunnen worden
vergeleken. Artikel 2 De beheerfuncties
Het afdelingshoofd Gemeentewinkel is de beheerder van de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Als vervanger
is het afdelingshoofd Intern Advies aangewezen.
Het afdelingshoofd Gemeentewinkel wijst de functionaris aan die
is belast met het informatiebeheerder en voorziet daarbij in
diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 1 en
maakt onderdeel uit van deze regeling.
Het hoofd afdeling Gemeentewinkel wijst de functionaris aan die
is belast met het gegevensbeheer en voorziet daarbij in diens
vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 1 en maakt
onderdeel uit van deze regeling.
Het hoofd afdeling Gemeentewinkel wijst de functionaris aan die
is belast met de gegevensverwerking. De aanwijzingen maken als
bijlage 1 onderdeel uit van deze regeling.
Het hoofd afdeling Administratief Beheer wijst de functionaris
aan die is belast met het applicatiebeheer en voorziet daarbij
in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 2 en
maakt onderdeel uit van deze regeling.
Het hoofd afdeling Intern Advies wijst de functionaris aan die
is belast met het privacybeheer en voorziet daarbij in diens
vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 3 en maakt
onderdeel uit van deze regeling.
De directie wijst de functionaris aan die is belast met het
beveiligingsadvies. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 4 en
maakt onderdeel uit van deze regeling.
Het hoofd afdeling Facilitaire Zaken wijst de functionaris aan
die belast is met het systeembeheer en voorziet daarbij tevens
in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 5 en
maakt onderdeel uit van deze regeling.
Artikel 3 Reikwijdte van de beheerregelingDe in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor:
- de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
- het “bevroren bevolkingsregister”
- de in de gemeentelijke basisadministratie verwerkte
aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet
bescherming persoonsgegevens vallen.
2Het beheer GBA en informatiebeheer4Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De beheerder GBA ziet toe op de naleving van de in deze regeling
opgenomen bepalingen, alsmede op de juiste uitvoering van de bij
of krachtens de wet opgelegd verplichtingen ten aanzien van
inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De beheerder GBA kan de bij deze regeling behorende bijlagen 6
en 7 wijzigen of aanvullen.
De informatiebeheerder voorziet jaarlijks in een planning van
alle beheeractiviteiten.
De informatiebeheerder voorziet in administratieve
beheerprocedures voor zover hierin niet door of bij de wet is
voorzien.
De informatiebeheerder neemt namens de verantwoordelijke houder
de beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond
van de wet worden gedaan, voor zover hierin niet op andere wijze
is voorzien.
De informatiebeheerder behandelt verzoeken van
binnengemeentelijke gebruikers tot rechtstreekse toegang tot de
basisadministratie en kent in overleg met de gegevensbeheerder
het autorisatieniveau van de raadpleging toe.
De informatiebeheerder is bevoegd de beschikbaarheidtijden van
het toepassingssysteem, in overleg met de systeembeheerder en
applicatiebeheerder, vast te stellen.
Artikel 5 Plichten
Door of namens de informatiebeheerder wordt de verantwoordelijke
advies verstrekt over de navolgende aspecten die voortvloeien
uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, te
weten:
persoonsinformatievoorziening;
beveiliging;
privacy;
gegevenskwaliteit.
De beheerder GBA stelt het gemeentebestuur (de
verantwoordelijke) jaarlijks in kennis van de in het vorige
artikel onder 2 bedoelde wijziging/aanvulling van de bij deze
regeling behorende bijlagen.
De informatiebeheerder stelt de verantwoordelijke halfjaarlijks
in kennis van de resultaten die voortvloeien uit de in artikel
7, lid 4, bedoelde kwaliteitssteekproef.
3Het gegevensbeheer6Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De gegevensbeheerder draagt zorg voor de juistheid, actualiteit
en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden
in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De gegevensbeheerder beslist inzake de installatie van nieuwe of
gewijzigde versies van Piv4all. Hij ziet er op toe dat alle
betreffende functionarissen als genoemd in bijlage 1 t/m 5 op de
hoogte zijn gesteld van deze installatie en ziet er op toe dat
de gevolgen van deze installatie bij deze functionarissen bekend
zijn.
De gegevensbeheerder neemt namens de verantwoordelijke deel aan
buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van
de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan of
de beheerder GBA voorziet in zijn vertegenwoordiging.
Vanuit de in de lid 1 bedoelde zorg is de gegevensbeheerder
bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de
opname en bijhouding van GBA gegevens. Deze aanwijzingen mogen
niet strijdig zijn met de door of bij wet vastgestelde
regels.
De gegevensbeheerder behandelt verzoeken als bedoeld in artikel
81 en 82 van de wet en heeft het toezicht op de afhandeling van
verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid van de
wet.
De gegevensbeheerder toetst aan de hand van artikel 36 van de
wet de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden
toegekend.
De gegevensbeheerder ziet toe op een juiste archivering van
brondocumenten. Vanuit deze verantwoordelijkheid kunnen
aanwijzingen gegeven worden aan de gegevensverwerkers. Deze
aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in
bijlage 6 van deze regeling zijn opgenomen.
De gegevensbeheerder ziet toe op een juiste uitvoering van de
procedure onderzoek naar woon- en/of briefadressen. Hij kan
hieromtrent de medewerker, die is belast met het onderzoek,
aanwijzingen geven. Deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn
met de bepalingen die in bijlage 7 van deze regeling zijn
opgenomen.
De gegevensbeheerder verzorgt de communicatie met de afnemers en
andere houders van gemeentelijke basisadministraties met
betrekking tot gegevensvraagstukken en netwerkverkeer.
De gegevensbeheerder kan gegevensverwerkers en de
applicatiebeheerder aanwijzing geven hem/haar te doen bijstaan
in de uitvoering van zijn taken.
De gegevensbeheerder is bevoegd gegevensverwerkers aan te wijzen
die namens het gemeentebestuur de in artikel 36, lid 2, sub e
van de wet bedoelde verklaring mogen afnemen.
De gegevensbeheerder ziet toe op de afhandeling van verzoeken
omtrent statistische gegevens, voor zover deze niet tot één
persoon te zijn herleiden.
De gegevensbeheerder is belast met het vervaardigen van
overzichten uit de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens voor zover hierbij gebruik wordt gemaakt van
het geautomatiseerde systeem.
De gegevensbeheerder is belast met afhandeling van de periodieke
gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een
autorisatiebesluit van de minister en voor de systematische
gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van artikel 8 van
de verordening verwerking persoonsgegevens.
De gegevensbeheerder ziet toe op het testen en evalueren van
nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en
evalueren van nieuwe apparatuur.
Artikel 7 Plichten
a. De gegevensbeheerder ziet er dagelijks op toe dat alle
actualiseringen op de persoonslijsten in gemeentelijke
basisadministratie van de gemeente Berkelland worden
gecontroleerd.
b. De gegevensbeheerder ziet er op toe dat de foutverslagen,
voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten, worden
afgehandeld.c. Van alle gebeurtenissen voortvloeiend uit de plichten genoemd onder
de lid b. houdt de gegevensbeheerder een logboek bij.2. Van stagnatie bij de in het vorige lid bedoelde controlewerkzaamheden
doet de gegevensbeheerder direct mededeling aan de
informatiebeheerder.3. De applicatiebeheerder start minimaal éénmaal per maand de
foutenlijst. Van de geconstateerde fouten stelt hij de gegevensbeheerder
in kennis. De gegevensbeheerder ziet toe op een juiste correctie van
deze fouten. Daarnaast is er ook sprake van een dagelijkse controle van
het berichtenverkeer en de daarbij aangemaakte foutverslagen.4. Minimaal eenmaal in de 6 maanden verricht de gegevensbeheerder een
interne kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van
ingezeten. De gegevensbeheerder laat éénmaal per jaar een totale
bestandscontrole uitvoeren. Dit in overleg met de
applicatiebeheerder.5. De gegevensbeheerder ziet toe op een tijdige afhandeling van de vrije
berichten die via het GBA netwerk worden ontvangen. 4Het applicatiebeheer8Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De applicatiebeheerder kent in overleg met de
informatiebeheerder de autorisatieniveaus van actualisering toe
aan de gegevensverwerkers.
De applicatiebeheerder kent in overleg met de
informatiebeheerder de autorisatieniveaus van raadplegers toe
aan binnengemeentelijke raadplegers.
De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de
bepalingen die zijn opgenomen in het Informatiebeveiligingsplan
voor zover deze bepalingen betrekking hebben op de
toepassingssystemen van de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens. Ingeval van werkelijke inwerkingtreding van de
uitwijkprocedures coördineert de uitwijkcoördinator de
werkzaamheden.
De applicatiebeheerder beoordeelt de gevolgen van de installatie
van nieuw en/of gewijzigde versies voor het
toepassingssysteem.
De applicatiebeheerder kan de informatiebeheerder, de
gegevensbeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder, de
gegevensverwerkers alsmede de medewerkers van de afdelingen die
direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen
geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem.
Hij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen
en interne opleidingen ontwikkelen.
De applicatiebeheerder draagt zorg voor de vormgeving en inhoud
van documenten die rechtstreeks aan de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend.
De applicatiebeheerder is – in overleg met de gegevensbeheerder
– verantwoordelijk voor het beheer van de GBA tabellen. Voor de
uitvoering van deze taak kan hij één of meer gegevensverwerkers
aanwijzen om hem bij deze taak te assisteren.
De applicatiebeheerder kan één of meerderde medewerkers van het
cluster algemene dienstverlening van de Gemeentewinkel aanwijzen
die hem bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de
plicht genoemd in artikel 9, lid 8.
Artikel 9 Plichten
De applicatiebeheerder houdt een verzameling bij van de
autorisaties die overeenkomstig artikel 8 lid 1 en artikel 4,
lid 6 zijn toegekend.
De applicatiebeheerder instrueert de gegevensverwerker met
betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie
van het toepassingssysteem.
De applicatiebeheerder stelt overeenkomstig de voorschriften die
krachtens de wet zijn gesteld, de minister in kennis van de
installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het
toepassingssysteem. Een afschrift van de kennisgeving wordt
gearchiveerd .
De uitwisseling van periodieke gegevensverstrekking op basis van
een autorisatiebesluit van de minister, verstrekking anders dan
over het netwerk, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij
wet gestelde beveiligingsvoorschriften. Voor wat betreft de
systematische verstrekking van gegevens op grond van de
Verordening verwerking persoonsgegevens handelt de
applicatiebeheerder, voor zover mogelijk, overeenkomstig deze
beveiligingsvoorschriften.
De applicatiebeheerder maakt éénmaal per drie maanden een
planning van de op basis van het autorisatiebesluit van de
minister te verstrekken periodieke gegevensverstrekking. Van
deze planning stelt deze zijn vervanger en de
informatiebeheerder op de hoogte. Bij een te verwachten
afwezigheid van de applicatiebeheerder laat deze een
werkinstructie achter voor zijn vervanger.
De applicatiebeheerder verzorgt – na overleg met de
systeembeheerder – de communicatie bij storingen in de hard-
en/of software. De applicatiebeheerder stelt direct de
informatiebeheerder van de storing op de hoogte.
De applicatiebeheerder draagt zorg voor het beheer van
documentatie op het gebied van de Wet GBA en/of regelgeving en
de gebruikersdocumentatie.
De applicatiebeheerder verzorgt het testen en evalueren van
nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en
evalueren van nieuwe apparatuur.
De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten die
bij het gebruik van het GBA toepassingssysteem ontstaan en
tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of
een derde, voor een oplossing te zorgen.
De applicatiebeheerder start minimaal éénmaal per maand de
foutenlijst.
De applicatiebeheerder is belast met een tijdige opschoning van
de via het GBA netwerk ontvangen berichten die zijn
afgehandeld.
De applicatiebeheerder of namens deze het hoofd van diens
afdeling, stelt de informatiebeheerder op de hoogte van
personele wisselingen inzake de functie van applicatiebeheerder
of de vervanging hierin.
5Het privacybeheer10Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De privacybeheerder heeft het dagelijkse toezicht op naleving
van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de
Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Berkelland,
alsmede de Wet bescherming persoonsgegevens.
De privacybeheerder kan op grond van het in het vorige lid
genoemde toezicht, de medewerkers van de gemeentewinkel
aanwijzingen geven.
De privacybeheerder is betrokken bij alle
bezwaarschriftprocedures die voortvloeien uit genomen
beslissingen op grond van de Wet GBA en de regelgeving.
De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en
afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de
GBA.
De privacybeheerder kan – ongevraagd – advies uitbrengen over
alle GBA procedures en producten, waarbij de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder kan voor de afhandeling van verzoekschriften
om gegevensverstrekking als bedoeld in artikel 103 lid 1 van de
wet, één of meerdere medewerkers van de gemeentewinkel
aanwijzen.
11Plichten
De privacybeheerder is belast met het laten vaststellen en
actualiseren van het privacyreglement GBA.
De privacybeheerder is belast met het laten vaststellen en
actualiseren van de verordening verwerking persoonsgegevens als
hiervoor bedoeld in artikel 10, lid 1 .
De privacybeheerder draagt zorg voor het feitelijke beheer van
het “openbare register”.
De privacybeheerder of een door hem aangewezen persoon behandelt
alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104
van de wet worden ontvangen.
6Het systeembeheer12Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De systeembeheerder draagt zorg voor het technisch onderhoud van
en de ondersteuning bij het gebruik van Piv4all.
De systeembeheerder is bevoegd direct maatregelen te treffen als
de continuïteit van Piv4all of de daarin opgeslagen informatie
acuut in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan
de informatiebeheerder.
De systeembeheerder draagt zorg voor de fysieke beveiliging van
Piv4all.
De systeembeheerder draagt zorg voor een zo optimaal mogelijk
gebruik van de toegangsbeveiligingen tot Piv4all.
De systeembeheerder is met de informatiebeheerder en
applicatiebeheerder betrokken bij de gehele of gedeeltelijke
inwerkingtreding van de processen uit het
informatiebeveiligingsplan.
De systeembeheerder is bevoegd aanwijzingen te geven met
betrekking tot:
beheer toepassingssysteem;
beheer van bestanden;
productieplanningen;
reconstructiemaatregelen.
Artikel 13 Plichten
Van de GBA gegevensbestanden maakt de systeembeheerder dagelijks
een back-up. Deze tape wordt bewaard in een kluis in het
gemeentekantoor te Eibergen.
Installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het
Piv4all-systeem geschiedt niet eerder dan dat daartoe opdracht
is gegeven door de applicatiebeheerder. Deze installatie dient
zo spoedig mogelijk te worden uitgevoerd. Van stagnaties bij het
installatieproces stelt de systeembeheerder de
informatiebeheerder en de applicatiebeheerder direct op de
hoogte.
In geval van technische storingen binnen het Piv4all-systeem
lost de systeembeheerder het probleem zo spoedig mogelijk op of
schakelt een derde in.
De systeembeheerder draagt zorg voor een beschikbaarheid van
Piv4all overeenkomstig de daarover op basis van artikel 4, lid 7
gemaakte afspraken.
De systeembeheerder of namens deze het hoofd van diens afdeling,
stelt de informatiebeheerder op de hoogte van personele
wisselingen inzake de systeembeheerderfunctie of de vervanging
hierin.
De systeembeheerder draagt er zorg voor dat alle wachtwoorden,
noodzakelijk voor de toegang tot het toepassingsysteem en
daarmee tot de verschillende processen worden opgeslagen. Het
wachtwoord dient periodiek te worden gewijzigd volgens de
richtlijnen van GBA.
7De gegevensverwerking14Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De gegevensverwerker draagt zorg voor het verzamelen van
gegevens.
De gegevensverwerker is, voor zover daartoe door de
applicatiebeheerder geautoriseerd, belast met het verwerken van
de gegevens in overeenstemming met de krachtens de GBA wet,
middels het “Logisch Ontwerp, Handleiding uitvoeringsprocedures
”voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de handleiding
Piv4all beschreven toepassing.
De gegevensverwerker belast met voor de archivering van de
brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt.
De gegevensverwerker verwerkt geen gegevens uit documenten
waaraan bij of krachtens de wet geen “ontleningstatus” is
gegeven.
De gegevensverwerker houdt de verwerking van gegevens aan voor
zover er twijfels zijn over de ontleningwaarde in de zin van de
wet. De gegevensbeheerder wordt van deze aanhouding in kennis
gesteld.
Artikel 15 Plichten
Nadat de gegevens zijn verzameld, worden zij binnen 5 werkdagen
overeenkomstig artikel 14, lid 2 verwerkt. Indien deze termijn
niet haalbaar is, wordt de gegevensbeheerder hiervan in kennis
gesteld.
De archivering van documenten als bedoeld in artikel 14 lid 3,
geschiedt overeenkomstig de wijze genoemd in bijlage 6 van deze
regeling.
Na de verwerking van gegevens is deze verwerking via het Piv4all
direct tot hem/haar herleidbaar is.
De gegevensverwerker draagt zorg voor de kennisgeving aan de
geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:
wijziging van het naamgebruik;
aantekening geheimhouding;
het aanbrengen van iedere ambtshalve wijziging op de
persoonslijst.
De gegevensverwerker draagt zorg voor de toezending van de
complete persoonslijst, alsmede informatie over de rechten en
plichten van de burger, aan de geregistreerde ingeval van
een:
eerste inschrijving in de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens;
vervolginschrijving uit het buitenland;
8 Het beveiligingsbeheer16De informatiebeheerder draagt zorg voor het beheer van de plannen en
maatregelen voor beveiliging van de GBA als onderdeel van het
gemeentelijk beveiligingsplan.Artikel 17De informatiebeheerder is bevoegd om medewerkers van het cluster
algemene dienstverlening van de Gemeentewinkel aanwijzingen te geven ten
aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de overige
informatie beveiligingsplannen van Berkelland.Artikel 18De beveiligingsadviseur ziet er op toe dat:
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en
Berkellandse beleidskaders en -plannen worden nageleefd;
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake GBA beveiliging
worden nageleefd.
Artikel 19De informatiebeheerder adviseert de verantwoordelijke als houder van de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over
beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens en andere informatie beveiligingsplannen
voortvloeien.Artikel 20De beveiligingsadviseur voorziet in een jaarlijks verslag over de
activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.9Overige bepalingen21SlotbepalingDe verantwoordelijke beslist in alle gevallen waarin deze regeling niet
voorziet.Artikel 22 Werkingsgebied De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor:
de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
de in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet
Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302) vallen.
Artikel 23 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking de dag nadat zij is
afgekondigd.
De “Beheerregeling GBA gemeente Berkelland”, vastgesteld op 3
april 2007 wordt ingetrokken.
Artikel 24 CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als” Beheerregeling GBA gemeente
Berkelland”. Berkelland, 25 maart 2008Burgemeester en wethouders van Berkelland,de secretaris, de burgemeester,Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissenHet afdelingshoofd Gemeentewinkel wijst in zijn functie van beheerder van de GBA
de in artikel 2, lid 1, lid 2, lid 3 en lid 4 genoemde beheerfunctionarissen
aan:1.InformatiebeheerAls informatiebeheerder is aangewezen de heer H. Bussing, teamleider cluster
algemene dienstverlening.De plaatsvervangers zijn medewerkers Dhr. O. Krouwel, teamleider cluster Bouwen
en Milieu, en mevrouw M. Hoezen – Pronk, teamleider cluster Zorg.2.GegevensbeheerAls gegevensbeheerder is aangewezen, Dhr. A.J..Klein Haneveld, 1e
medewerker burgerzaken.De plaatsvervanger is mevrouw J.J. Rietmeijer, medewerker integrale
dienstverlening.3.GegevensverwerkingAls gegevensverwerkers zijn alle medewerkers van het cluster algemene
dienstverlening van de gemeentewinkel aangewezen.Borculo, ……………….Het Hoofd van de Afdeling Gemeentewinkel……………………………..Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissenHet Hoofd van de Afdeling Administratief Beheer wijst de in artikel 2, lid 5,
genoemde beheerfunctionarissen aan:1. Applicatiebeheer Als applicatiebeheerder is aangewezen mevrouw J.G. Pelle-Nijenhuis.De plaatsvervangers zijn de heer A.J. Abbink en de heer J.G. Lubbers. Borculo, ……………….Het Hoofd van de Afdeling Administratief Beheer…………………………….Bijlage 3: Aanwijzing van beheerfunctionarissenHet Hoofd van de Afdeling Intern Advies wijst de in artikel 2, lid 6, genoemde
beheerfunctionarissen aan:1. PrivacybeheerAls privacybeheerder is aangewezen de heer R.H.W. Gijsbers, seniormedewerker
juridisch medewerker Samenleving.De plaatsvervanger is de heer W. Kok, juridisch medewerker Samenleving.Borculo, …………………..Het Hoofd van de Afdeling Intern Advies…………………………Bijlage 4: Aanwijzing van beheerfunctionarissenDe directie wijst de in artikel 2, lid 7, genoemde beheerfunctionarissen
aan:1. Beveiligingsadvies Als beveiligingsadviseur is aangewezen de heer J.G.M. Hekking,
informatiseringsadviseur.De plaatsvervanger is de heer D.H. Marsman, I&A-consulent.Borculo, …………………..Namens de directie,……………………….Bijlage 5: Aanwijzing van beheerfunctionarissenHet Hoofd van de Afdeling Facilitaire Zaken wijst de in artikel 2, lid 8,
genoemde beheerfunctionarissen aan:SysteembeheerAls systeembeheerder voor de GBA is aangewezen de heer H.W. Verschuren. De
plaatsvervanger is de heer W.G.J.M. van Bolderen.Borculo, …………………..Het Hoofd van de Afdeling Facilitaire Zaken…………………………….. Bijlage 6: Archivering brondocumenten GBAOp grond van de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens worden GBA brondocumenten gearchiveerd.
Alle documenten waaraan GBA gegevenselementen worden ontleend voor
opname op persoonslijsten worden gearchiveerd, behoudens akten van de
burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand in
Nederland.
De archivering vindt als volgt plaats. Na controle op juistheid van de
mutatie wordt het brondocument gearchiveerd in het mutatiebakje van de
dag van de mutatie op kamer 0.32. Deze brondocumenten worden na een
periode van één week alfabetisch gearchiveerd op naam van de
desbetreffende persoon. Aanvraagformulieren reisdocument tot 1 oktober
2001 worden op verstrekkingsdatum gearchiveerd.
De brondocumenten worden bewaard in de archiefbewaarplaatsen van de
gemeente Berkelland.
Behoudens aan andere houders van basisadministraties en de
geregistreerde zelf worden geen afschriften van brondocumenten
verstrekt, tenzij de verstrekking wordt geëist voor een strafrechtelijk
onderzoek.
Bijlage 7: Onderzoek naar woon- en/of briefadressen/terugmelding voor
gemeentenGelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens worden onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de
navolgende procedure verricht:
Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een natuurlijke- of
andere rechtspersoon dat een woonadres of briefadres van een
ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie, wordt
getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als dit niet
mogelijk is, volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend
ambtenaar. Hierbij worden minimaal de navolgende gegevens vastgelegd:
datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voorna(a)m(en),
geboortedatum, adres en telefoonnummer van degene die de mededeling
doet. Indien de mededeling gedaan wordt door een vertegenwoordiger van
een niet-natuurlijke persoon, dienen de eerdergenoemde gegevens van deze
vertegenwoordiger vastgelegd te worden.
In het verslag wordt voorts vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene
vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van
het briefadres, de geslachtsnaam, voorna(a)m(en) geboortedatum van
desbetreffende ingeschrevene en aanwijzingen die kunnen leiden tot het
achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres.
Na ontvangst van de schriftelijke mededeling of na afronding van de
verslaglegging worden de adresgegevens, categorie 08, in onderzoek
gesteld.
Na ontvangst van de mededeling onder ad 1 tracht de behandelend
ambtenaar het vermoeden van adreswijziging bevestigd te krijgen door een
rechtspersoon, die niet over hetzelfde woon- of vestigingsadres beschikt
als degene die de mededeling heeft gedaan.
Indien de mededeling genoemd onder ad 1 aanknopingspunten biedt met
betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger in kwestie, wordt deze
burger op dit nieuwe adres aangeschreven zich persoonlijk te melden.
Reageert de burger niet dan wordt de burger aangetekend aangeschreven
zich persoonlijk te melden.
Indien de mededeling genoemd onder ad 1 geen aanknopingspunten biedt om
de burger in kwestie aan te schrijven, worden, voor zover van
toepassing, de volgende instanties/personen benaderd met de vraag of zij
op de hoogte zijn van het nieuwe adres:
eventuele achterblijvende bewoners;
ouders of andere familieleden;
medewerkers sociale zaken;
medewerkers belastingen;
medewerkers van de vreemdelingendienst;
medewerkers van de wooncorporatie ProWonen;
werkgever van betrokkene.
Als één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor
aanschrijving van de desbetreffende burger biedt, zal overeenkomstig het
vermelde in ad 5) gehandeld dienen te worden.
Als één van de bovenstaande bronnen geen aanknopingspunt voor
aanschrijving van de desbetreffende burger biedt, of indien de burger
niet reageert op het aangetekend schrijven, genoemd in ad 5 zal de
procedure zoals vastgelegd in artikel 83 van de wet GBA opgestart
worden. Hiertoe wordt betrokkene melding gedaan van de beslissing over
te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens. De burger kan
volgens de Algemene wet bestuursrecht bezwaar indienen bij het college
van burgemeester en wethouders.
Indien gedurende het afhandelen van de eerder beschreven procedure een
aangifte van adreswijziging wordt ontvangen, zal het onderzoek worden
beëindigd en de persoonslijst worden geactualiseerd.
De aan de ingeschreven burger verzonden brieven worden samen met een
uittreksel uit de basisadministratie persoonsgegevens gearchiveerd
overeenkomstig het vastgelegde in bijlage 6 van deze beheerregeling. Het
onderzoek wordt beëindigd en het verslag van bevindingen en/of het
onderzoeksverslag worden na verloop van tijd gearchiveerd in het archief
van de gemeente Berkelland.
Bij het ontvangen van terugmeldingen dient als volgt te worden gehandeld:Indien de gemeente Berkelland een melding ingevolge artikel 62, lid 1 van de wet
van een aangewezen afnemer ontvangt, dan wordt er een onderzoek gestart. De
procedure van het onderzoek staat hierboven beschreven. De betreffende afnemer
wordt binnen acht weken op de hoogte gesteld van de uitkomsten van het onderzoek
en of gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd.
Indien het onmogelijk is om een kennisgeving binnen 8 weken te realiseren dan
worden de afnemers daarvan op de hoogte gesteld.De kennisgeving bevat de volgende gegevens:
de datum van het terugmeldingsbericht;
A-nummer, geslachtsnaam en geboortedatum;
het in de GBA opgenomen gegeven;
het geconstateerde afwijkende gegeven;
het resultaat van het onderzoek;
de contactpersoon van de afnemer;
de GBA contactpersoon;
datum kennisgeving.
De kennisgeving wordt middels een vrij bericht (Vb01-bericht) of een
schriftelijke kennisgeving naar betreffende afnemer gestuurd. De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de onderzoeken en het
berichtenverkeer zijn verantwoordelijk voor deze procedure.Controleschema voor inzage Beheerregeling GBA
medewerkersgemeentewinkelJaar2007200820092010Dhr. A.J. Klein Haneveld, tevens gegevensbeheerderMevr. J.J. Rietmeijer, tevens plv. gegevensbeheerder.Mevr. M.B.P. Blekkink-te KaatMevr. A. Markerink-SaaltinkMevr. J.M. den Duijn- te MorscheMevr. R. BorghuisMevr. I. Maalderink-StoverinkMevr. M. GarretsenMevr. I. Snuverink-SiersemaMevr. A. Reinderink-van RijnMevr. B. Scholten-PardijsMevr. M. Arentsen-PietersMevr. M. Simmelink-AntvelinkMevr. W. Siemes-LamesMevr. C. Geverink-JansenMevr. M. JansenMevr. S. Roedema-RotsMevr. J.G. te SligteMevr. M. Konings-NijhoffDhr. L. KoertseDhr. J.W. Jansen SchoonhovenMevr. Y. LuimesMevr. J. Ernst-SchepersMevr. D.E. SietsmaMevr. M. Baaij-van DreumelMevr. B. Fukkink-WillemsenMevr. E. van HeesHoofd afdeling Gemeentewinkel (beheerder GBA)Plv. Hoofd afdeling Intern Advies (plv. beheerder GBA)De informatie-beheerderDe plv. informatiebeheerderDe plv. informatiebeheerderDe applicatie-beheerderDe plv. applicatiebeheerderDe plv. applicatiebeheerderDe privacy-beheerderDe plv. systeembeheerderDe systeem-beheerderDe plv. systeembeheerderDe beveiligings-adviseurDe plv. beveiligingsadviseur