| Organisatie | Lochem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lochem. |
| Citeertitel | Financiële verordening gemeente Lochem 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-01-2014 | 11-12-2013 | 24-03-2016 | nieuwe regeling | 09-12-2013 | onbekend |
In deze verordening wordt verstaan onder:
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft.
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Lochem en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Lochem, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Lochem.
de streefwaarde die aangeeft wat bereikt moet worden c.q. is binnen een bepaalde periode en voor een bepaald budget, voor de beoogde beleidsdoelen, maatschappelijke effecten en te leveren prestaties
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
i.bestuurlijke planning: een jaarlijks vóór 1 januari door de raad vast te stellen planning met betrekking tot het opstellen van de begroting, rapportages en jaarstukken.
Het college biedt jaarlijks aan de raad een nota ter vaststelling aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken als bedoeld in artikel 8.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal afdelingen of processen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Iedere afdeling van de gemeente wordt minimaal eens in de acht jaar op onderdelen getoetst.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
de jaarlijks door de raad vast te stellen bijzondere projecten.
7.Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen betreffende:
Waardering, activering en afschrijving vaste activa
Het college biedt periodiek een (bijgestelde) nota aan over de waardering activering en afschrijving van de vaste activa. De nota behandelt in ieder geval:
Artikel 12. Reserves en voorzieningen
Het college biedt periodiek een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. De nota behandelt in ieder geval:
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Lochem wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
Artikel 14. Financieringsfunctie
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die officieel onder Nederlands of anderszins EU-toezicht staan en minimaal een AA-rating hebben afgegeven door een erkend ratingbureau, of bij instellingen aan wiens waardepapier door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat een solvabiliteitsvrije status is toegekend;
Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels evenals de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het college zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.
Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de (crediteuren-)schulden, de registergoederen en bedrijfsmiddelen jaarlijks worden gecontroleerd.
De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst. De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden.
Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad, verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement
Het college biedt periodiek een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.
Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen
Het college biedt periodiek een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettaire beslag. De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering evenals de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettaire beslag. De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden.
Het college biedt periodiek een nota onderhoud gebouwen aan de raad ter vaststelling aan. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettaire beslag. De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 26. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:
Artikel 27. Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Lochem 2013”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 9 december 2013
W.H. Huijbregts-Schiedon J.P. Stegeman
Toelichting op de artikelen van de verordening ex artikel 212 gemeentewet
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren.
In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Zo kan een gemeente programma's indelen naar doelgroepen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling vast. In eerste aanleg wordt er van uitgegaan dat de raad voor een nieuwe raadsperiode de programma’s vaststelt. De basis hiervoor zal gevonden kunnen worden in de door de raad(sfracties) vóór de verkiezingen vast te stellen programmawensen. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen. Omwille van de continuïteit zal dit zoveel mogelijk vermeden moeten worden.
Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen te weten:
wat gaan we daar voor doen? en
Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Aan de hand van de indicatoren kan gemeten worden in welke mate de geformuleerde doelstellingen behaald worden. Zij dienen om de raad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel moet de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het college en/of de ambtelijke organisatie. Hiermee wordt de beleidsbepalende en controlerende taak expliciet bij de raad gelegd en zal het college de uitvoerende taak voor haar rekening nemen. Om deze uitvoerende taak adequaat uit te kunnen voeren zullen derhalve ook op beheersniveau indicatoren benoemd moeten worden die er toe moeten leiden dat de door de raad vastgestelde indicatoren behaald worden.
De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het college - zoals geregeld in het Besluit Begroting en Verantwoording - een productenraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. Het ligt hier echter voor de hand dat de productenraming een nadere detaillering geeft van de programmabegroting die nodig is voor het vaststellen van de bijbehorende budgetten voor college en organisatie. De productenraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht wil hebben van welke producten er bij de programma’s horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.
De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt.
Artikel 5. Uitvoering begroting
In artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma’s van de begroting.
In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het college.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen.
De verordening geeft in het eerste lid aan het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle. Het tweede lid van dit artikel legt het college de verplichting op om periodiek een nota op te stellen met betrekking tot oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Deze nota zal met name ook bepalingen inhouden hoe het integriteitbeginsel in de organisatie is verankerd. Voor een goede interne controle zijn jaarlijkse toetsingen nodig. In het derde lid van artikel 6 wordt dit nader uitgewerkt.
Het vierde en vijfde lid regelt dat het college op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft en dat de raad over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht. Tevens worden de resultaten van de maatregelen op grond van het zesde lid ter kennis van de raad gebracht.
De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 213a Gemeentewet.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 7 formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van de raad. De raad geeft namelijk aan de aard van de informatie die het college standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
Artikel 7 regelt wanneer de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor minimaal twee tussenrapportages, waarbij de data van behandeling integraal onderdeel uitmaken van de planning-en controlcyclus, die jaarlijks wordt vastgesteld. Uiteraard wordt in deze tussenrapportages verslag uitgebracht over de voorliggende periode. Het eerste rapportagemoment is zodanig gekozen dat de raad beschikt over de informatie bij de kaderstelling voor de volgende begroting. Het tweede moment geeft de raad de mogelijkheid tot bijsturing van het beleid.
In het derde en vierde lid van het artikel geeft de raad kaders voor de inrichting van de tussenrapportages. In het vijfde en zesde lid geeft de raad aan waarover hij in elk geval, naast de algemene financiële uitkomsten als bedoeld in het vierde lid, in de tussenrapportages wil worden geïnformeerd. Om de gemeentelijke organisatie niet te belasten met een te zware rapportagecyclus is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportages niet te uitgebreid doch wel overzichtelijk zijn.
De stand van zaken van - en prognose voor het lopende begrotingsjaar kan overigens naast de jaarstukken van het afgelopen jaar mede een belangrijke basis zijn voor het inzicht voor en het opstellen van de komende begroting. De data als bedoeld in het tweede lid sluiten daarom hierop aan.
Het zevende en lid gaat in op de informatieplicht van het college voor nieuwe, niet expliciet in de begroting opgenomen activiteiten.
De raad autoriseert het college met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen en het door het college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen van de raad inwinnen. De raad schrijft in dit artikel voor welke privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan de raad moeten worden gemeld. De raad perkt hiermee de beoordelingsvrijheid in van het college door zelf te bepalen wat belangrijk genoeg is om vooraf aan de raad mee te delen. De raad schept op deze wijze echter ook zekerheid voor het college. Het college weet welke informatie hij in elk geval vooraf aan de raad moet mededelen. Het haalt mogelijke misverstanden en politieke spanningen uit de lucht. Voor de goede orde moet worden opgemerkt dat het budgetrecht aan de raad toebehoort. Dit impliceert dat in de ramingen zoals die zijn opgenomen in de programmabegroting de bedragen waarover het college de raad afzonderlijk informeert reeds zijn opgenomen. Omdat het in de programmabegroting ramingen op hoofdlijnen betreft zijn de afzonderlijke bedragen daaruit niet afzonderlijk af te lezen. In de productenraming als onderlegger van de programmabegroting dienen deze ramingen als specificatie van het programma wel te zijn opgenomen. Omdat de productenraming geen onderdeel uitmaakt van de begrotingsbehandeling kan de raad dit in principe niet weten. Om die reden worden in dit artikel bedragen genoemd waarboven het college de raad afzonderlijk moet informeren. Voor alle duidelijkheid is om die reden een achtste lid toegevoegd waar bepaald wordt dat het gaat om wel geraamde maar niet expliciet uit de programmabegroting blijkende afzonderlijke ramingen. Voor verschillende privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn in de verordening limietbedragen opgenomen. Bij de rechtshandelingen boven deze limieten wordt het college verplicht vooraf het gevoelen van de raad in te winnen. Beneden deze bedragen blijft overigens de informatieplicht voor het college gelden, zoals neergelegd in artikel 169, vierde lid, Gemeentewet, dat wil zeggen dat het college gehouden is de raad te informeren over het gebruik van collegebevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen zijn te verwachten. Het is natuurlijk wel zaak dat de limietbedragen in de verordening voldoende hoog zijn vastgesteld, zodat het college niet bij elke kleine zaak eerst de raad moet raadplegen. Hierdoor zou kostbare tijd van de raad en het college verloren gaan en de handelingsvrijheid van het college worden gefrustreerd. Iets wat de dualiseringsoperatie juist probeert te voorkomen. Voor het vast stellen van de limieten moet vanzelfsprekend rekening worden gehouden met de specifieke kenmerken van de gemeente. Voor onze gemeente is vooralsnog gekozen voor de genoemde bedragen. De praktijk zal moeten uitwijzen of dit werkbare bedragen zijn. Om die reden zullen wij de bedragen na verloop van twee jaar evalueren en zonodig opnieuw door de raad laten vaststellen.
De raad en het college zullen steeds de kosten die aan de informatievoorziening zijn verbonden versus het nut, moeten afwegen ofwel de toegevoegde waarde ervan moeten bepalen. Al snel namelijk wordt er in de praktijk een overvloed aan informatie gevraagd.
Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, c.q. de controle van de raad daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. Uiteraard wordt de productrealisatie vertaald naar de programmaverantwoording zodat de raad een jaarverslag/rekening krijgt naar dezelfde indeling als de programmabegroting. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.
Artikel 9. De financiële positie
De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.
Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door de gemeente gehanteerde lasten en batenstelsel niet impliciet plaatsvinden. Investeringen van de gemeente worden immers voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten.
Artikel 10. Waardering, activering en afschrijving vaste activa
De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 10 bepaalt, dat het college een nota over de waardering, activering en afschrijving van vaste activa aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De bepalingen die, wanneer de tekst van de gemeentewet letterlijk wordt genomen, zouden moeten worden opgenomen in deze verordening, worden nu opgenomen in een afzonderlijke nota die gelijktijdig met de verordening wordt vastgesteld. Omdat de raad de verordening vaststelt en daarmee ook het waarderings- en afschrijvingsbeleid aan zich moet houden is opgenomen dat de nota onderdeel uitmaakt van de verordening.
Artikel 11. Waardering oninbare vorderingen
Artikel 11 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en de overige facturen. Voor de bulkfacturen van gemeenten wordt een voorziening getroffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling ondoenlijk is. In de gemeente betreft het hier veelal vorderingen op aanslagen lokale heffingen en rechten.
Artikel 12. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering dekken door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad.
Artikel 12 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves . Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen.
Artikel 13. Kostprijsberekening
In artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, letter b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de vervaardiging van het product, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. De salariskosten van de burgemeester hoeven dus niet te worden meegenomen voor de kostprijsberekening van de rioolrechten. Het toe te rekenen deel van de overhead van de gemeentelijke afdeling waaronder het rioolbeheer valt moet dus wel worden meegenomen in de kostprijsberekening.
Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing mogen worden meegenomen. De gemeente hanteert daarnaast het mechanisme van rentetoerekening over de reserves aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen. Artikel 13, lid 2 van de verordening bepaalt, dat deze beide kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde kostprijs. Indien is gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde rente dan is het verplicht deze rente als lasten mee te nemen in de kostprijs.
Op grond van de voorschriften mogen ook de compensabele BTW voor rechten, heffingen en leges worden meegenomen. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de kostprijsberekening, omdat de gemeente deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.
Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. Indien men voor de bouw van een school een lening heeft afgesloten, kan men er voor kiezen de rentelasten op de kosten van het schoolgebouw te laten drukken. Dit wordt in de gemeentelijke boekhouding bereikt door de zogenaamde rente-omslagmethode. Het rentepercentage dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het rentepercentage valt zodoende onder het budgetrecht van de raad. Daarnaast is bij de rente-omslag van de kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over het eigen vermogen toegestaan. Artikel 13, lid 3 legt het te hanteren rentepercentage voor de omslagrente van de kapitaallasten vast. Om grote schommelingen in het rentepercentage en daarmee in de toegerekende rente te voorkomen wordt gewerkt met een normpercentage waarbij de eventuele batige renteresultaten worden toegevoegd aan een rente-egalisatiereserve en de nadelige effecten ten laste van deze reserve worden gebracht.
Artikel 14. Financieringsfunctie
In tegenstelling tot de verordeningen in de “oude” gemeenten Lochem en Gorssel zijn in dit artikel de hoofdlijnen van de financieringsfunctie opgenomen. Belangrijkste reden hiervoor is dat de bevoegdheid van de raad zich na de invoering van de dualisering beperken, op dit onderdeel, tot het vaststellen van de verordening als bedoeld in artikel 212 van de Gemeentewet. De bevoegdheid tot het vaststellen van een treasurystatuut behoort thans tot de bevoegdheden van het college. Wanneer de treasuryfunctie in de vorm van een afzonderlijke nota aan de raad ter vaststelling zou worden aangeboden wordt daarmee een oneigenlijk gebruik gemaakt van de bevoegdheden.
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit Begroting en Verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stelt de raad doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het college gelden. Het vierde lid van het artikel draagt het college op een treasurystatuut op te stellen. De gemeente Lochem zal een nieuw treasurystatuut opstellen dat van kracht wordt na 1 januari 2005. De uitvoeringsprotocollen in deze verordening zijn in overeenstemming gebracht met het treasurystatuut.
In het tweede lid onder a wordt gesproken van een vereiste rating die een financiële instelling moet hebben. De regelgeving schrijft voor dat het minimaal om een A-rating moet gaan. Verder is het bepaalde in het treasurystatuut overgenomen.
De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn wettelijk geregeld (Wet financiering decentrale overheden, artikel 3 en 4, respectievelijk 5 en 6). Overschrijding is niet toegestaan. Gedeputeerde staten van de provincie moeten in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren. Bij overschrijding kan de gemeente worden geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm) leningen. De raad dient daarom wanneer overschrijding dreigt zo spoedig mogelijk geïnformeerd te worden.
Artikel 15. Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de verordening 212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer. In deze verordening is er voor gekozen om als uitgangspunt van het financiële beleid de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren. Zo zijn ook opgenomen regels voor de bepaling van de lokale belastingen.
Het eerste lid van artikel 16 regelt, dat het college een nota lokale heffingen aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling van de lokale lasten. Op grond van de vastgestelde nota moeten vervolgens de bijbehorende belastingverordeningen worden aangepast en door de raad worden vastgesteld. De nota bevat eveneens een overzicht van de overige verordeningen, waarin heffingen, tarieven en prijzen zijn vastgelegd. Zo kan de raad op grond van de nota ook de actualisatie van deze verordeningen agenderen. Het beleid ten aanzien van de gemeentelijke belastingen wordt eveneens in deze nota opgenomen.
Artikel 229b Gemeentewet en artikel 15.33 Wet milieubeheer stellen echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. Behalve tarieven voor het geven van vermakelijkheden en belastingen mogen de tarieven en heffingen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en heffingen heeft de raad dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing nodig.
In afwijking van de voorgaande alinea is bij meer producten en diensten opgenomen in één verordening het mogelijk dat een bepaald product hoger wordt geprijsd dan de geraamde kostprijs zolang het totaal van de geraamde opbrengst de totale kosten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit is het geval bij de leges, welke in de regel bijeen worden gebracht in één legesverordening.
Voor inzicht in de hoogte van de baten in begrotingstechnische zin heeft de raad ook informatie nodig over de geraamde afzet in hoeveelheid. Het derde lid regelt, dat het college de geraamde kostprijs per verordening en de geraamde hoeveelheden per product/dienst aan de raad verstrekt voor vaststelling van de heffingen, tarieven en prijzen.
Het vierde lid regelt over welke feiten aangaande de lokale lasten de raad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten schrijft de minimumeisen voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:
In de verordening hebben wij de bepalingen van a t/m e alsmede de niet verplichte bepalingen onder f t/m h opgenomen.
De waardeontwikkeling van onroerende zaken komt automatisch aan de orde bij het vaststellen van de tarieven voor de onroerende-zaakbelasting na hertaxatie voor een volgend taxatietijdvak.
Artikel 17. Weerstandsvermogen
Een gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, of er moeten voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval. Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren.
De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een gemeente, dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is echter niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde risico’s die zich voordoen, moet de gemeente opgevangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Het eerste lid van artikel 17 eist dat het college periodiek een nota aan de raad aanbiedt, waarin het college uiteenzet hoe hij omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van de gemeente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Een ander voorbeeld van een regel voor de beheersing van risico’s is, dat er jaarlijks een rentevisie wordt gemaakt, waarmee de gemeente het renterisico op haar leningportefeuille op een aanvaardbaar niveau houdt. Ieder college kan zelf invulling geven hoever hij met deze regels wil gaan. Ten tweede moet het college in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand ervan de gewenste weerstandscapaciteit bepalen.
Het tweede lid regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties de raad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd. Het “Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten” verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk:
Voor de speciale aandacht is in de verordening niet gekozen voor een opsomming van de risico’s. De onderwerpen die in de paragraaf aan de orde kunnen komen hebben betrekking op de het volgende:
In de verordening is er voor gekozen om de beleidslijnen uit te zetten in een nota. De desbetreffende, volgens het Besluit begroting en verantwoording voorgeschreven, paragraaf informeert dan vooral over de uitvoering en toepassing van de nota. Alhoewel niet voor de hand liggend, is het ook mogelijk om niet met een nota te werken, maar om de beleidsmatige contouren en de uitvoering beide in de paragraaf op te nemen. Deze opmerking geldt ook voor de artikelen 16, 18 tot en met 23.
Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen
In artikel 18 stelt de raad regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan de raad over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste tot en met het derde lid regelen, dat er nota’s aan de raad worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierin wordt op de stand van zaken ingegaan en kan de raad de kaders voor het toekomstige beleid uitzetten.
In de verordening is bepaald dat de verschillende nota’s periodiek aan de raad worden aangeboden. Uit de nota’s volgt ondermeer het gewenste kwaliteitsniveau van onderhoud voor de verschillende kapitaalgoederen. Dit is dan ook de reden dat deze nota’s eenmaal per zittingsperiode van de raad aan de orde worden gesteld. Wanneer het kwaliteitsniveau van het onderhoud is bepaald kunnen de budgetten die in latere jaren nodig zijn voor het onderhoud en instandhouding aan de hand van de uitgangspunten van de nota worden geraamd.
Artikel 18, vierde lid, regelt over welke feiten aangaande het onderhoud van kapitaalgoederen de raad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier geeft de raad invulling aan de eigen informatiebehoefte over het onderhoud van kapitaalgoederen. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf moeten worden vermeld. Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud riolering, het onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen.
De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 14. Artikel 19 regelt over welke feiten betreffende het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. De raad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden zoals de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en van de uitzettingen en de liquiditeitspositie.
De zorg voor de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Om die reden bepaalt artikel 20 eerste lid dat het college periodiek een nota bedrijfsvoering vaststelt. Deze nota wordt ter kennisname aan de raad aangeboden. Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande de bedrijfsvoering de raad geïnformeerd wordt. In dit artikel kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte met betrekking tot de bedrijfsvoering. In de verordening is niet gekozen voor een imperatieve opsomming van onderwerpen die aan de orde moeten komen. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn:
In de paragraaf bedrijfsvoering rapporteert het college tevens over de bevindingen naar aanleiding van de onderzoeken als bedoeld in de verordening als bedoeld in artikel 213a. Uiteraard zal daar ook ingegaan worden op de financiële aspecten.
Artikel 21. Verbonden partijen
Artikel 21 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. Het eerste lid regelt dat er een nota verbonden partijen wordt gepresenteerd, waarin een overzicht van de verbonden partijen wordt weergegeven en dieper wordt ingegaan op wijzigingen terzake. In deze nota wordt bovendien het beleid ten aanzien van verbonden partijen aangegeven.
Artikel 21, lid 2 regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen de raad in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de verbonden partijen. Wel schrijft het Besluit Begroting en Verantwoording enige feiten verplicht voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de gemeente aantast. Deze gegevens worden vanzelfsprekend niet herkenbaar opgenomen in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.
Ingevolge het Besluit Begroting en Verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.
Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de raad thuis. Artikel 22, eerste lid, regelt, dat het college periodiek een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.
Het tweede lid van artikel 22 schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid waarover de raad in elk geval in de verplichte paragraaf grondbeleid bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het grondbeleid.
In het derde lid van dit artikel is bepaald dat de raad het beleid vaststelt met betrekking tot de vaststelling van de grondprijzen die in het begrotingsjaar zullen worden gehanteerd. Deze vaststelling vindt gelijktijdig plaats met het vaststellen van de betreffende paragraaf bij de begroting.
Dit naast de verplichtingen die het Besluit Begroting en Verantwoording voorschrijft. Het besluit schrijft voor:
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.
Artikel 23. Verstrekking subsidies
Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Gemeenteraden hebben in de regel op grond van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening vastgesteld.
Artikel 23 regelt, dat de raad periodiek een nota ter vaststelling ontvangt waarin het college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies. De nota wordt eens per raadsperiode aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.
In artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 25, 26 en 27.
Artikel 25. Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan Gedeputeerde Staten, in hun rol als toezichthouder, het Rijk, de Europese Unie etc.
Artikel 26. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden.
In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.
Artikel 27. Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 27 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.