CVDR318432_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheernlregelingHeiloo2017-10-10HeilooOnbekend.Financiële verordening gemeente Heiloo 2011Gemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2011-12-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-01-012013-06-01nieuwe regeling11-15241Financiële verordeningGeen.Deze verordening treedt in plaats van de "Financiële verordening gemeente Heiloo" vastgesteld door de raad op 3 november 2003.Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer11Definities1In deze verordening wordt verstaan onder:
sector:ledere organisatorische eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie die als zodanig is ingesteld.
administratie:Het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen
van) de organisatie van de gemeente Heiloo en ten behoeve
van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd.
financiële administratie:Het onderdeel van de administratie
dat omvat het systematisch maken en verwerken van
aantekeningen betreffende de financiele gegevens van
(onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heiloo,
teneinde te komen tot een goed inzicht in:1. de
financieel-economische positie;2. het financiële beheer:3.
de uitvoering van de begroting;4. het afwikkelen van
vorderingen en schulden;5. alsmede tot het afleggen van
rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie:Het stelsel van organisatorische
maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand
houden van de goede werking van de bestuurlijke en
ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de
verantwoordelijke leiding.
financieel beheer:Het uitoefenen van bestuur over en
toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen
rechten van de gemeente Heiloo.
rechtmatigheid:Het in overeenstemming zijn met geldende wet-
en regelgeving. Het in overeenstemming zijn met de geldende
interne regelgeving wordt in overleg met de accountant
bepaald.
doelmatigheid:Het realiseren van bepaalde prestaties met een
zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheid:De mate waarin de beoogde maatschappelijke
effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden
behaald.
1Begroting en verantwoording1Kaderstellen2Programmabegroting1De raad stelt een programma-indeling vast.2De raad stelt per programma vast:
de belangrijkste actiepunten en prioriteiten;
de te leveren inzet of goederen en diensten;
de uitgaven en inkomsten.
3Het college stelt, daar waar mogelijk, per programma indicatoren
voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en
de te leveren goederen en diensten.4De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid,
vast.5Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.3Producten1Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven
van de toedeling van de producten uit de productraming aan de
programma's.2De onderverdeling van de programma's in de producten staat vast
en kan slechts bij raadsbesluit gewijzigd worden.4Kaders begroting1Het college biedt medio juni een brief aan over de kaders voor
het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze
brief worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de
begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken
bedoeld in artikel 8. Het college biedt met de
programmabegroting een meejarenperspectief aan.2De raad stelt de programmabegroting en het meerjarenperspectief
vóór 15 november vast.1Uitvoering5Uitvoering begroting1Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg
voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals
geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting
van de financiele positie;
de lasten van de producten niet dusdanig worden
overschreden dat de realisatie van andere producten
binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.1Beheersing en interne controle6Interne controle1Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college
maatregelen tot herstel.2Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast binnen
drie maanden nadat deze is aangeboden.3Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De meest
relevante bedrijfsonderdelen enlof bedrijfsprocessen worden
minimaal eens per 2 jaargetoetst.4Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets
bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van
verbetering. Het college neemt op basis van het plan van
verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.5De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden
ter kennisgeving aan de raad aangeboden.1Rapportage en verantwoording7Tussentijdse rapportage en informatie1He! college informeert de raad door middel van tussentijdse
bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de
gemeente.2De bestuursrapportages worden aan de raad aangeboden op de
volgende tijdstippen:
de eerste bestuursrapportage v66r 15 juni van het
lopende begrotingsjaar;
de lweede bestuursrapportage v60r 15 november van he!
lopende begmtingsjaar;
voor specifiek door de raad aan te wijzen programma's en
projecten of paragrafen, wordt minimaal eenmaal per vier
maanden een rapportage aangeboden.
3De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de
lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar
aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de
rapportages wordt indien hier aanleiding toe is aandacht besteed
aan afwijkingen van:
inkomsten uit de algemene uitkering gemeentefonds;
de renteonlwikkeling op de kapitaalmarkt;
resultaten uit grondexploitaties;
realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
5He! college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt
pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn
wensen en bedenkingen ter kennis van he! college te brengen voor
zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke
verplichtingen, inzake:
investeringen groter dan € 250.000;
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan €
100.000;
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties
groter dan € 100.000. Dit geldt niet voor
grondtransacties waarvoor een specifiek kader is
vastgesteld.
8Jaarstukken1Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en
naar de programma verantwoording.2Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma's. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
wat was daarvoor nodig;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
3De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's
of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.2Financiële positie1Kaderstellen9Financiële positie1Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de
raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiele
positie en de meejarenramingen is opgenomen.2Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden
bij de programmarekening vermeld.3De raad autoriseert met het vaststellen van de
programmabegroting de investeringskredieten.10Waardering en afschrijving vaste activa1In de balans worden onder de immateriele vaste activa
afzonderlijk opgenomen:
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het
saldo van agio en disagio. Deze kosten worden lineair
afgeschreven, met een maximale afschrijvingstermijn die
gelijk is aan de looptijd van de lening. lndien
boeterente in rekening wordt gebracht en tegelijkertijd
een nieuwe lening wordt afgesloten is het toegestaan de
boeterente eveneens te activeren.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
actief. Deze kosten worden lineair maximaal in 5 jaar
afgeschreven. In de regel zijn dit investeringen, waar
geen fysieke bezittingen tegenover staan.
2De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven.Moment van activeren:Activa dienen op het moment van
ingebruikname te zijn geactiveerd.Aanvang afschrijven:In de periode van verkrijging- of
vervaardiging wordt geen afschrijving berekend. De afschrijving
vangt aan in de eerste periode na ingebruikname.De twee verschillende doorlooptijden voor investeringen
zijn:
lnvesteringen met een doorlooptijd < 1
boekingsperiodeMet afschrijven wordt begonnen in de
periode na ingebruikname van de investering (n+l)
ongeacht de datum van ingebruikname.(n = de periode
waarin de investering (het object) in gebruik is
genomen)
lnvesteringen met een doorlooptijd > 1
boekingsperiodeAan het eind van betreffende periode
wordt de investering op de balans geboekt als
onderhanden werk. Met afschrijven wordt gestart in de
periode nadat het activurn in gebruik is genomen. leder
investeringsproject dient binnen maximaal 2 jaren te
zijn afgesloten en naar status AIB te zijn gebracht.
Uitzondering hierop vormen de meerjarig durende
projecten waarvoor bij de investeringsaanvraag is
vastgesteld, op welke wijze activering gaat plaatsvinden
(bijvoorbeeld deelactivering).
De belangrijkste termijnen zijn:
40 jaar: nieuwbouw woonruirnten en
bedrijfsgebouwen;
45 jaar: rioleringen;
25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten
en bedrijfsgebouwen;
30 jaar: aanleg en reconstructie van wegen;
15 jaar: technische installaties in
bedrijfsgebouwen;
3 tot 10 jaar: softare en
automatiseringsapparatuur;
niet: gronden en terreinen;
5 jaar: immateriële vaste activa.
Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden
niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst
genoemden worden altijd geactiveerd.3Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals
bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan
investeringen in infrastructuur te weten waterwegen,
waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen,
straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels,
verkeerslichtinstallaties,openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare
ruimten, parken en overig groen.4Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden onder aflrek van bijdragen van derden
en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht.
Hiervan kan bij afzonderlijk raadsbesluit of bij de vaststelling
van het meerjarenbeleidplan (voor- of najaarsnota) en of de
programmabegroting waarin de (voorgenomen) investeringen zijn
opgenomen worden afgeweken. In geval van activering bij
raadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de
verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad
aan te geven tijdsduur.5De twee verschillende grondslagen voor renteberekening voor
activa zijn:
a. Activa in aanbouw (AIA):Onder activa in aanbouw (AIA)
wordt verstaan de fase van ontwikkeling en vervaardiging
van de investering (onderhanden werk). Gedurende de
ontwikkeling en vervaardiging dienen de directe en
indirecte kosten te worden geregistreerd op het project.
Jaarlijks wordt bepaald wat de stand is van deze kosten
per 31-12. Deze boekwaarde wordt vervolgens meegenomen
naar de beginbalans van het jaar daaropvolgend en gaat
dan dienen als grondslag voor de rentetoerekening in dat
betreffende jaar. Over het jaar waarin de kosten zijn
ontstaan en geboekt wordt geen rente toerekening
toegepast. De rentekosten worden in het jaar n+1 ten
laste van de exploitatie genomen.
Activa in bedrijf (AIB):Onder activa in bedrijf wordt
verstaan de fase van gereed product. Oftewel het in
bedrijf hebben van de investering. Voor de
renteberekening is de boekwaarde van belang. Periodiek
(huidige situatie: jaarlijks per 01-01) zal op basis van
de boekwaarde een renteberekening worden gemaakt en de
kosten worden doorberekend. Deze actie vindt plaats in
het jaar nadat voor het eerst een boekwaarde op 01-01 op
de balans is vastgesteld.
11Voorziening voor oninbare vorderingen1Voor openstaande vorderingen betreffende:
onroerende zaakbelasting gebruikers;
onroerende zaakbelasting eigenaren;
hondenbelasting;
rioolrechten;
en afvalstoffen- en reinigingsheffingen;
leges en rechten;
wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte
van het historische percentage van oninbaarheid.2Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens
oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid
van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.12Reserves en voorzieningen1Het college biedt jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 2
genoemde programmabegroting een overzicht of paragraaf aan van
de reserves en voorzieningen.2Daarin worden mutaties in reserves en voorzieningen
weergegeven.13Nieuw Artikel1Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en
diensten van de gemeente Heiloo wordt een systeem van
kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden
naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken,
die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende
diensten.2Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan
reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken
activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en
voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW.3De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten
wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en
de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen
vermogen inclusief de voorzieningen.14Financieringsfunctie1Het college draagt bij de uitoefening van de
financieringsfunctie zorg voor
het aantrekken van voldoende financiele middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma's
binnen de door de raad vastgestelde kaders van de
begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico's verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's
en kredietrisico's;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de
leningen en het bereiken van een voldoende rendement op
de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstrornen en financiele
posities.
2Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie
de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldrniddelen gebeurt
uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een
AA rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende
rating agency, of bij instellingen voor wiens
waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet
tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij
de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd
intact is;
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van
financiële risico's;
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1
jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende
financiele instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het
uitzetten van middelen of het verlenen van garanties
luiden in euro;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de
wettelijke waarden. Het college infomeert de raad indien
de kasgeldlimiet of de renterisiconorm wordt
overschreden.
3Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van
financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid
worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bii
het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het
aangaan van financiïle participaties uit hoofde van de publieke
taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college
motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke
uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en
financiële participaties.4Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde
onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels
alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende infomatievoorziening
vast in een treasurystatuut. Het college zendt het besluit
financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.15Registratie bezittingen, activa en vermogen1Het college draagt zorg voor een actuele registratie van
bezittingen.2Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren. de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren-)vorderingen, deliquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren)schulden
jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en
bedriifsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.3Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De
resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering
worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.3Subsidies16Verstrekking subsidies1Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota
bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en
een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies. In het
jaarlijks op te stellen subsidieboek worden de uitgangspunten van de
nota vertaald.4Financiële organisatie en administratie17Administratie1De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor
het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle
op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen.
18Financiële administratie1Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten en andere relevante weten
regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere
instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen
opleggen aan gemeenten.
19Financiële organisatie1Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en
een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
diensten;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleid- en beheersorganen is
gewaarborgd;
de verlening van rnandaten en volmachten voor het aangaan
van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van
leveringen tussen de diensten van de gemeente;
de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren
prestaties, de daarwoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de
activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde
beheer van de sectoren.
20Aanbesteding en inkoop1Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de
interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken,
leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in
overeenstemming met nationale en Europese wet- en regelgeving.21Subsidievertrekking en steunverlening1Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de
interne regels (protocol) voor de tekenning van steunverlening aan
ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld
in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de
subsidieverordening van de gemeente Heiloo.5Slotbepalingen22Inwerkingtreding1Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012, met dien
verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtlngen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2012 voldoen aan de bepalingen van deze
verordening.2Deze verordening treedt in plaats van de "Financiële verordening
gemeente Heiloo" vastgesteld door de raad op 3 november 2003.23Citeertitel1Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële
verordening gemeente Heiloo 2011 ".Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare
raadsvergadering van 12 december 2011.1Toelichting op de artikelen van de verordening artikel212
Gemeentewet