| Organisatie | Den Helder |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Den Helder 2013 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Den Helder 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening Den Helder 2009.
Besluit Informatiebeheer gemeente Den Helder 2013
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-12-2013 | nieuwe regeling | 16-12-2013 Stadsnieuws 2013, 52 | RB13.0149 |
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. De genoemde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Den Helder 2013.
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus besloten in de raadsvergadering van 16 december 2013.
Koen Schuiling, burgemeester
Mr. drs. M. Huisman, griffier
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Met deelname aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum (RHC) Alkmaar blijft de gemeente Den Helder verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. Artikel 30, eerste lid van de wet verplicht de gemeenteraad een archiefverordening vast te stellen waarin aan burgemeester en wethouders de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente wordt opgedragen.
De overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats is de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen bewaarplaats van het RHC te Alkmaar (Archiefverordening RHC, artikel 2).
De secretaris-directeur van het RHC treedt op als archivaris van de gemeente Den Helder en is in die hoedanigheid belast met de taken en bevoegdheden krachtens de wet (artikel 20, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling). Hieronder vallen de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling en de artikelen 30 en 32 van de wet).
De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stb. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijke toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.