Organisatie | Brunssum |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening) |
Citeertitel | Archiefverordening Gemeente Brunssum 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de Archiefverordening gemeente Brunssum 2017.
De Archiefverordening 2007 vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 12 december 2006 wordt hierbij ingetrokken.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 10-12-2013 www.brunssum.nl, 18-12-2013 | 445605 |
De gemeenteraad van de Gemeente Brunssum
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 oktober 2013
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
De Archiefverordening 2007 vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 12 december 2006 in te trekken.
De archiefverordening 2014 vast te stellen.
de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke nietzijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 december 2013
De Raad voornoemd,
voorzitter.
griffier.
Archiefverordening gemeenten met een archivaris
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 , en dient
door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van
burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht
op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren
archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt
gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het
Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling .
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is
aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de
per die datum gewijzigde Archiefwet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer
specifieke betekenis moest worden toegekend.
De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een RHC
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke
bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften:
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels
omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en
ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in
het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te
voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het
archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het
vernieuwde interbestuurlijk toezicht.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot
een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele
betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze
vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele
bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben
gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht
op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de
ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de
artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering
achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud
dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en