| Organisatie | Wijk bij Duurstede |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement gemeentelijke bevolkingsadministratie van de gemeente Wijk bij Duurstede |
| Citeertitel | Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie Wijk bij Duurstede |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | GBA |
Geen
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-10-2004 | 06-01-2014 | Onbekend | 19-10-2004 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
d.verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
e.beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;
f.ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de bevolkingsadministratie van de gemeente is opgenomen;
g.persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de wet GBA, over één ingeschrevene;
h.algemene gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid onder a, van de wet GBA, over één ingeschrevene;
i.verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid, van de wet GBA, over één ingeschrevene;
j.aangehaakte gegevens: de in de gemeentelijke bevolkingsadministratie opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst;
k.afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
l.binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te
verstaan de door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen welke door het gemeente
bestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;
m.derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; n. autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de gemeentelijke bevolkingsgegevens.
Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke bevolkingsadministratie
Beheerder van de gemeentelijke bevolkingsadministratie is het hoofd van de afdeling Publiekszaken.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie
Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in bijlage 1 vermelde afdeling, de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens verstrekt, ten behoeve van het actualiseren van de door hen beheerde administraties.
Artikel 4 Rechtstreeks toegang tot de bevolkingsadministratie
Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de bevolkingsadministratie en de gegevens die worden verstrekt
De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken. In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd: - het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn; - de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen; - een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.
Artikel 6 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, aan in bijlage 4 vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 100 lid 2 van de Wet GBA, op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voorzover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 7 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonische verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
a.buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en
ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:
b.de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 8 Doel van de aangehaakte gegevens
De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
a.informatie te leveren aan de afdeling Publiekszaken en de backoffice Burgerzaken van de afdeling Welzijn,
Onderwijs en Burgerzaken, ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze
Artikel 9 Aangehaakte gegevens
Artikel 10 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Publiekszaken en de backoffice Burgerzaken van de afdeling Welzijn, Onderwijs en Burgerzaken, in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 11 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 3), toegang (artikel 4) en verstrekkingen (artikel 5), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 12 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 13 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 10, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 5, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Artikel 14 Rechten van de burger
Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet GBA, van toepassing.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens welke in de bevolkingsadministratie als zodanig zijn opgenomen.
De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de bevolkingsadministratie zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de bevolkingsadministratie opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder.
Gegevens van personen die in de bevolkingsadministratie met de indicatie “geheim” zijn opgenomen, mogen slechts met de toevoeging “geheim” worden gebruikt.
Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede op 19 oktober 2004
Bijlage 1 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie
Verbanden met andere gemeentelijke registraties.
Ad 1. De Afdeling Financiën voor het heffen en innen van gemeentelijke belastingen.
·De volgende mutatiesoorten: vestiging
ad 2. Afdeling Welzijn Onderwijs en Burgerzaken voor het voeren van de leerlingenadministratie:
vestiging binnenverhuizing vertrek
huwelijk/partnerschap + ontbinding overlijden
geslachtswijziging naamswijziging naamgebruik vernoeming/vernummering ongedaan maken overlijden actualiseren persoon
actualiseren huwelijk/partnerschap actualiseren overlijden wijziging nationaliteit ouderwijziging.
© Versie oktober 2004 - 4 van 13 -
Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie Gemeente Wijk bij Duurstede
Bijlage 2 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie
Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie
Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de bevolkingsadministratie kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de bevolkingsadministratie te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke bevolkingsgegevens wél geraadpleegd kunnen worden.
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu;
Welzijn, Onderwijs en Burgerzaken;
Stafafdeling Bestuursondersteuning,
zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie.
Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie Gemeente Wijk bij Duurstede
Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie Gemeente Wijk bij Duurstede
© Versie oktober 2004 - 7 van 13 -
Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie Gemeente Wijk bij Duurstede
Bijlage 3 Verordening Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens
Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Afdeling Financiën tbv het heffen en innen van gemeentelijke belastingen: een mutatierapportage van Vestiging, Verhuizing, Vertrek en Overlijden;
Afdeling Openbare Werken tbv het verstrekken van invalidenparkeerkaarten, een mutatierapportage van Vestiging, Verhuizing en Vertrek;
Afdeling Sociale Zaken voor het uitvoeren van de Wet inburgering nieuwkomers:
een rapportage van vestiging van niet-Nederlandse personen en vestiging van Nederlanders geboren in het buitenland;
Afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu tbv de woonruimteverdeling: een mutatierapportage van Vestiging, Verhuizing en Vertrek;
Stafafdeling Bestuursondersteuning ten behoeve van kabinetswerkzaamheden voor de burgemeester: de leeftijdsjubilea, huwelijksjubilea en jubilea in het kader van het geregistreerd partnerschap;
Het Regionaal Indicatie Orgaan Heuvelrug, voor de uitvoering van de Wet Voorziening Gehandicapten, een rapportage van Verhuizing, Vertrek en Overlijden aan de hand van de interne afnemersindicatie.
kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de bevolkingsadministratie plaatsvinden.
Bijlage 4 Verordening Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens
Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens zoals deze zijn vermeld in artikel 100 lid 2 van de wet GBA.
Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.
Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties:
Bijlage 5 Verordening Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens
Overzicht van aangehaakte gegevens
Toelichting concept Verordening GBA
Artikel 1. - Begripsbepalingen
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken/Publiekszaken belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo’n reglement moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA.
Het tweede lid is alleen van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de bewerkerconstructie die op grond van de Wet GBA is toegestaan. Hiervoor is nog steeds een machtiging nodig van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 3. - Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
In artikel 4 tot en met 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 4. - Rechtstreekse toegang tot de GBA
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/publiekszaken tot de GBA. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.
Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze verordening. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in deze modelverordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.
De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken tot het toepassingssysteem 2.
Artikel 5. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA 3. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA 4. Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.
4) Artikel 88, eerste lid, Wet GBA.
Overeenkomstig artikel 96 van de Wet GBA dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.
Artikel 6. - Overige verstrekkingen
In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:
– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.
– In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.
– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.
– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.
– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.
– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau
voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij
– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:
– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen; – vakbonden;
– stichtingen met een maatschappelijk doel.
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’5.
Artikel 7. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
In artikel 8 tot en met 14 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven. De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.
Artikel 11. - Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 13. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden. Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke reglement en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
5) Artikel 100, tweede lid, Wet GBA.
Artikel 15 en 16 bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.
Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt6.
Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;
– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;
– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:
– - dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA.
Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 staat:
– - het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling burgerzaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan burgerzaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen.
Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de terinzagelegging geregeld.