CVDR315410_1Gemeenschappelijke regeling "Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking West-Friesland"nlregelingHoorn2012-01-01HoornWestfries WeekbladGemeenschappelijke regeling "Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking West-Friesland"Wet gemeenschappelijke regelingenGemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2011-10-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-01-012024-08-15nieuwe regeling11.19076001 bestuursorganenDit is een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenteraden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec;Gemeenschappelijke regeling "Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking West-Friesland"De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Hoorn, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;Gelet op de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de
Gemeentewet;Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 november 2004, nr. Overwegende dat
tot de taken van het Samenwerkingsorgaan Westfriesland (SOW) behoort
het organiseren, faciliteren en coördineren van periodiek
bestuurlijk overleg op een aantal werkterreinen in de vorm van
portefeuillehoudersoverleggen en een aantal daarvan afgeleide
taken;
de 13 Westfriese gemeenten hebben besloten de gemeenschappelijke
regeling SOW met ingang van 1 januari 2005 op te heffen;
bij de besluitvorming om te komen tot de opheffing van het SOW is
voorgesteld dat de gemeente Hoorn op zich neemt om voor alle
gemeenten van Westfriesland het bestuurlijk overleg te faciliteren,
coördineren en te regisseren in een gezamenlijk nieuw te ontwikkelen
formule van marktplaatsen;
de betrokken gemeentebesturen daarbij een voorkeur hebben
uitgesproken dat Hoorn als centrumgemeente hiervoor gaat
fungeren;
de raad van Hoorn op 11 mei 2004 zich bereid heeft verklaard deze
taken en daarvan afgeleide taken als dienstverlenende gemeente op
zich te nemen onder de voorwaarden dat:
alle regiogemeenten meebetalen aan de kosten van
organisatie, facilitering en coördinatie van het bestuurlijk
overleg in de vorm van marktplaatsen, zonder dat zij
verplicht zijn tot deelname;
voor andere op verzoek van de regiogemeenten door Hoorn te
verrichten taken de regiogemeenten zich bereid verklaren de
diensten die daarop betrekking hebben af te nemen en mee te
betalen en dat het eventueel afhaken van een gemeente, nu of
in de toekomst, niet leidt tot het eenzijdig afwentelen van
de gevolgen op de gemeente Hoorn;
in mei 2004 in het Algemeen bestuur SOW is geaccordeerd dat de
gemeente Hoorn bepaalt op welke wijze de onderbrenging van de op
zich te nemen taken binnen haar organisatie het beste kan
plaatsvinden, welk werk daaruit voortvloeit en hoeveel mankracht
daarvoor per 1 januari 2005 wordt ingezet en dat Hoorn komt met een
voorstel voor de te treffen regeling met de andere gemeenten;
de gemeente Hoorn voorstelt hiervoor een gemeenschappelijke regeling
vast te stellen die uitgaat van een centrumgemeenteconstructie als
bedoeld in artikel 8, derde lid, van de Wgr en wel in die vorm dat
er geen nieuw orgaan in het leven wordt geroepen maar wordt
aangesloten bij de bestuursorganen van Hoorn;
de gemeente Hoorn heeft toegezegd, in het belang van de 13
regiogemeenten, het principe van het door het Algemeen bestuur van
het SOW in zijn vergadering van 19 april 2004 vastgestelde Sociaal
Statuut “mens volgt werk” voorop te stellen;
op de overgang van personeel van het SOW naar de gemeente Hoorn van
toepassing is het hierboven aangehaalde Sociaal Statuut;
b e s l u i t e nvast te stellen de hierna volgendeGEMEENSCHAPPELIJKE REGELING "ONDERSTEUNING BESTUURLIJKE SAMENWERKING
WESTFRIESLAND"IBESTUURSVORM, BELANG EN TAKEN1.
De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de
gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Medemblik, Koggenland,
Opmeer en Stede Broec nemen deel aan een gemeenschappelijke
regeling als bedoeld in artikel 1 en artikel 8, derde lid, van
de Wet Gemeenschappelijke Regelingen 1984.
De in het vorige lid genoemde bestuursorganen van de gemeente
Hoorn verlenen tegen betaling van de kosten diensten aan de
bestuursorganen van de overige aan deze regeling deelnemende
gemeenten.
De gemeenschappelijke regeling wordt in het belang van de regio
Westfriesland getroffen om voor de regio Westfriesland de
samenwerking op het gebied van bestuurlijk overleg te
ondersteunen. Bij de start van deze regeling vallen hieronder de
bestuurlijke overlegondersteuningstaken die door de deelnemende
gemeenten zijn teruggenomen van het Samenwerkingsorgaan
Westfriesland en nu worden ondergebracht bij de dienstverlenende
gemeente. Dit zijn de volgende drie bestuurlijke
overleggen:
Algemeen Bestuurlijke Zaken (ABZ);
Verkeer en vervoer, Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Economie (VVRE);
en Maatschappelijke Dienstverlening en Volksgezondheid
(Madivo).
Zonodig kan door een unaniem besluit van de aan deze regeling
deelnemende bestuursorganen aande werkingssfeer van deze
gemeenschappelijke regeling de uitvoering van andere taken
worden toegevoegd.
Aan deze regeling zijn de volgende taken toegevoegd:
op grond van de door de deelnemende gemeenten
vastgestelde Huisvestingsverordening het instellen, in
stand houden en ondersteunen van de Urgentiecommissie
Huisvesting West-Friesland en de Klachtencommissie
Woningtoewijzing West-Friesland;
regionale coördinatietaken op het gebied van
jeugdbeleid;
voeren van de leerlingadministratie van het
Leerlingenvervoer West-Friesland;
uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van
Volwasseneneducatie;
afwikkelingen verplichtingen voormalig SOW.
2BEGRIPSBEPALING2In deze regeling wordt verstaan onder:
deelnemende gemeente: de raad en het college van burgemeester en
wethouders als bestuursorganen van alle aan deze regeling
deelnemende gemeenten;
dienstverlenende gemeente: de raad en het college van
burgemeester en wethouders als bestuursorganen van de gemeente
Hoorn;
dienstafnemende gemeente:de raad en het college van burgemeester
en wethouders als bestuursorgaan van de naast Hoorn aan deze
regeling deelnemende gemeenten;
marktplaats: het bestuurlijke overleg tussen portefeuillehouders
van de deelnemende gemeenten;
marktplaats algemeen bestuurlijke zaken: het bestuurlijke
overleg waarin behalve over regionale zaken samenwerking in het
algemeen ook over specifieke aangelegenheden deze
gemeenschappelijke regeling betreffende kan worden
gesproken;
ambtelijke werkgroep: een werkgroep, samengesteld uit ambtelijke
vertegenwoordigers van deelnemende gemeenten;
de wet: de Wet Gemeenschappelijke Regelingen 1984;
3VERPLICHTINGEN3Verplichtingen van de dienstverlenende gemeente1.
De dienstverlenende gemeente waarborgt een goede uitvoering van
de werkzaamheden voor de in artikel 1, derde, vierde en vijfde
lid, genoemde taken door de inzet van voldoende vakbekwaam
personeel, het beschikbaar stellen van apparatuur, hulpmiddelen
en huisvesting, alsmede door het invoegen in de bestuurs- ,
financiële, planning & controlcyclus van de gemeente.
Tot de onder a. bedoelde werkzaamheden behoren ook die
betreffende de archivering van de bij deze werkzaamheden
behorende bescheiden, overeenkomstig de daaraan door de
Archiefwet 1995 gestelde eisen en de in de dienstverlenende
gemeente hiervoor geldende nadere regels.
2.De dienstverlenende gemeente levert de bestuurlijke voorzitters van de
te organiseren marktplaatsen.3.De dienstverlenende gemeente verzorgt het secretariaat van de
marktplaatsen en daaraan verbonden ambtelijke werkgroep(en).4.
De dienstverlenende gemeente stelt voor de onder deze regeling
vallende taken jaarlijks voor 1 juli een begroting met
werkprogramma op voor het volgende jaar waarin de voor de
samenwerking op grond van deze regeling beschikbare
formatieplaatsen worden weergegeven en de daarbij behorende
direct productieve uren per formatieplaats worden uitgezet ten
opzichte van de voorgenomen werkzaamheden voor dat jaar.
De dienstverlenende gemeente berekent in de onder lid 4 onder a.
bedoelde begroting de door de dienstafnemende gemeenten te
betalen financiële bijdrage op grond van de in artikel 4
afgesproken verdeelsleutel.
De dienstverlenende gemeente zendt deze begroting met
werkprogramma voor 1 juli aan de dienstafnemende gemeenten en
agendeert deze in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken om
het gevoelen van de deelnemende gemeenten te peilen.
Het gevoelen van de deelnemende gemeenten ten aanzien van deze
begroting en ten aanzien van het werkprogramma wordt expliciet
ter kennisgebracht aan de raad van de dienstverlenende gemeente
alvorens deze begroting als onderdeel van de begroting van de
dienstverlenende gemeente vaststelt.
De dienstverlenende gemeente zendt de concept-begroting voor
deze taken als voornemen vòòr 15 juli aan gedeputeerde staten en
zendt de definitieve begroting als onderdeel van de totale
gemeentelijke begroting aan gedeputeerde staten overeenkomstig
de voor gemeentebegrotingen geldende voorschriften en
termijnen.
5.De dienstverlenende gemeente zendt gelijktijdig met de jaarrekening een
inhoudelijk jaarverslag aan de dienstafnemende gemeenten.6.
De dienstverlenende gemeente stelt van de kosten die voor de
uitvoering van deze regeling zijn gemaakt een jaarrekening vast
in het jaar volgend waarop deze betrekking heeft als onderdeel
van de gemeentelijke jaarrekening.
De dienstverlenende gemeente zendt de gemeentelijke jaarrekening
binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval voor 15
juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening
betrekking heeft aan de deelnemende gemeenten en aan
gedeputeerde staten.
7.
De dienstverlenende gemeente verstrekt binnen 30 dagen na
ontvangst van een verzoek van het college of van een of meer
leden van de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten
schriftelijk inlichtingen aangaande de belangen waarvan de
behartiging bij of krachtens deze gemeenschappelijke regeling
aan de dienstverlenende gemeente is opgedragen.
Indien beantwoording van een verzoek om inlichtingen niet binnen
deze termijn kan plaatsvinden geeft de dienstverlenende gemeente
de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht.
De vragen met de antwoorden worden door de dienstverlenende
gemeente onverwijld aan de colleges, resp. raden van de aan deze
regeling deelnemende gemeenten en aan de vragensteller
meegedeeld.
4Verplichtingen van de dienstafnemende gemeente1.De dienstafnemende gemeenten verplichten zich ieder kalenderjaar aan
de dienstverlenende gemeente een financiële vergoeding te betalen.
Voor een deel van de werkzaamheden is dit naar rato van het
inwonertal van de gemeente per 1 januari van het voorafgaande jaar.
De kosten voor de afwikkeling van het voormalige SOW worden apart
inzichtelijk gemaakt.2.Voor de berekening van het in lid 1 bedoelde inwonertal wordt
uitgegaan van de door het Centraal Bureau voor de Statistiek
openbaar gemaakte bevolkingsgegevens.4VERDERE WERKAFSPRAKEN5.1.Adviezen, welke als onderdeel van de dienstverlening door de
dienstverlenende gemeente worden uitgebracht, worden ondertekend
door diens gemeentesecretaris of door een schriftelijk aangewezen
mandataris.2.De dienstverlenende gemeente is niet aansprakelijk voor de publiek-
of privaatrechtelijke gevolgen van besluiten van de bestuursorganen
van de dienstafnemende gemeenten, welke genomen zijn naar aanleiding
van op grond van deze regeling gedane dienstverlening, behoudens
indien er sprake is van verwijtbare schuld of nalatigheid.6.1.In voorkomende gevallen kan na onderling overleg voor de uitvoering
van deze regeling onder dezelfde condities ook deskundigheid van een
van de andere deelnemende gemeenten worden ingezet. Hiermee wordt
niet bedoeld het deelnemen door ambtelijke vertegenwoordigers van
deelnemende gemeenten aan ambtelijke werkgroepen.2.In overleg tussen de dienstverlenende en dienst afnemende gemeenten
kan leiden tot:
tijdelijke inzet van extra mensuren;
bijstelling van het werkprogramma;
de uitvoering van eventueel andere nader over een te komen
taken, worden besloten zulkvoor zover dat overeenkomstig de
doelstelling van deze regeling is en er zich geen
organisatorische belemmeringen bij de betrokken gemeenten
voordoen.
5AANVULLENDE FINANCIELE BEPALINGEN7.1.De dienstverlenende gemeente richt ten behoeve van de samenwerking
op grond van deze regeling een kostenplaats binnen haar begroting
in.2.De kosten worden bepaald op grond van:a.de kosten welke jaarlijks worden vastgesteld aan de hand van de
personele en rechtspositionele kosten van de directe personeelsinzet
in het kader van de dienstverlening binnen dit
samenwerkingsverband;b.een bij dit samenwerkingsverband passende opslag voor indirecte
kosten (zoals huisvesting, personeel en organisatie, automatisering,
huisdrukkerij, planning&control, bestuur, archivering).c.eventuele bijzondere kosten verbonden aan de werkzaamheden verricht
in het kader van deze regeling.8.1.De verrekening van kosten vindt plaats op basis van per kwartaal
door de dienstverlenende gemeente bij de dienst afnemende gemeenten
in te dienen voorschotnota’s.2.Na afloop van het kalenderjaar, doch uiterlijk voor 1 maart, wordt
door de dienstverlenende gemeente een rekening opgesteld en
afrekeningen aan de dienst afnemende gemeenten toegezonden, waarop
de betaalde voorschotten in mindering zijn gebracht.9.1.Met betrekking tot de regels op het gebied van administratie en het
beheer van vermogenswaarden is de betreffende verordening van de
dienstverlenende gemeente van toepassing. Deze regels dienen te
waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt
voldaan.2.Met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer
van vermogenswaarden is de betreffende verordening van de
dienstverlenende gemeente van toepassing. Deze regels dienen onder
meer te waarborgen dat de rechtmatigheid en doelmatigheid van de
administratie en het beheer worden getoetst.6WIJZIGING, TOE- EN UITTREDING EN OPHEFFING101.Een wijziging van de regeling kan worden voorgesteld door elke
deelnemende gemeente.2.a.Een besluit tot wijziging van de regeling, daaronder mede verstaan
aanvulling met of schrapping van woorden of bepalingen, komt slechts
tot stand na instemming van minimaal tweederde van het aantal
deelnemende gemeenten.b.Als een besluit tot wijziging aanzienlijke gevolgen heeft voor de
verplichtingen van de dienstverlenende gemeente of voor de
toerekening van de kosten dient de dienstverlenende gemeente te
behoren tot de gemeenten die met dit besluit instemmen om te
voorkomen dat de dienstverlenende gemeente met ongewenste gevolgen
wordt geconfronteerd in haar organisatie.3.Een besluit tot opheffing van de regeling komt slechts tot stand na
instemming van minimaal twee derde van het aantal deelnemende
gemeenten.111.Tot deze regeling kan worden uitgetreden, dan wel toegetreden door
middel van besluiten van de daartoe bevoegde bestuursorganen van een
deelnemende gemeente, respectievelijk een toetredende gemeente.
2.Het voornemen tot toe- dan wel uittreding wordt zo spoedig mogelijk
aan de dienstverlenende gemeente gemeld, die dit weer zo snel
mogelijk meldt aan de deelnemende gemeenten en onderwerp van
bespreking maakt in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken.3.In geval van toe- of uittreding van een gemeente of opheffing van de
regeling worden de financiële gevolgen door de dienstverlenende
gemeente in een rapportage neergelegd.4.Een rapportage, als bedoeld in het derde lid, wordt in ieder geval
ter behandeling ingebracht in de marktplaats Algemeen bestuurlijke
zaken en vervolgens ter behandeling toegezonden aan de
dienstafnemende gemeenten.5.Indien bij een besluit tot uittreding niet tot overeenstemming kan
worden gekomen, geeft de dienstverlenende gemeente aan een in
overleg met de uittredende gemeente(n) aan te wijzen deskundige
opdracht een liquidatieplan op te stellen, als ware tot opheffing
van de regeling besloten. Daarbij wordt tevens een afkoopsom
berekend als bijdrage in alle relevante kosten die verband houden
met de liquidatie.6.Indien bij een besluit tot opheffing niet tot overeenstemming kan
worden gekomen, geeft de dienstverlenende gemeente aan een in
overleg met de deelnemende gemeenten aan te wijzen deskundige
opdracht een liquidatieplan op te stellen. Daarbij wordt tevens een
afkoopsom berekend als bijdrage in alle relevante kosten die verband
houden met de liquidatie.7.Indien in het geval van uittreding als bedoeld onder lid 5, of
opheffing als bedoeld onder lid 6 niet tot overeenstemming kan
worden gekomen ten aanzien van de bepaling van de deskundige aan wie
de opdracht zal worden verleend, beslist de dienstverlenende
gemeente aan welke deskundige deze opdracht wordt verleend.8.Alvorens tot de in het volgende lid bedoelde besluitvorming over te
gaan, worden de dienstafnemende gemeenten minimaal drie maanden
tevoren gehoord met betrekking tot een
ontwerp-liquidatiebesluit.9.Het liquidatiebesluit wordt vastgesteld door de raad van de
dienstverlenende gemeente en ter goedkeuring toegezonden aan
Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.10.Een besluit tot wijziging, toe- en uittreding, op opheffing gaat in
op de eerste dag van het jaar volgende op die waarop de laatste
inschrijving in de registers als bedoeld in artikel 27 van de wet
heeft plaatsgevonden.11.De deelnemende gemeenten zijn verplicht de nadelige consequenties
van het opheffen van de regeling, dan wel van een henzelf aangaand
besluit tot uittreden, voor hun rekening te nemen en binnen een
termijn van zes maanden na de goedkeuring van het liquidatieplan de
daarin voor hen omschreven financiële verplichtingen aan de
dienstverlenende gemeente te voldoen. Eerst na de voldoening hiervan
is de uittredende gemeente van haar financiële verplichtingen jegens
de overige gemeenten en de dienstverlenende gemeente ontslagen.SLOTBEPALINGEN121.Voordat over een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de
beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, leggen de
betrokken gemeenten het geschil voor aan een daartoe door de
marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken in te stellen en nader te
regelen geschillencommissie.2.De geschillencommissie hoort de bij het geschil betrokken partijen
en brengt advies uit over de mogelijkheden om partijen tot elkaar te
brengen.13De deelnemende gemeenten dragen zorg voor de opname in de registers als
bedoeld in artikel 27, eerste lid van de wet.14
Deze gemeenschappelijke regeling kan worden aangehaald als
“Ondersteuning bestuurlijke samenwerking Westfriesland
2005”.
Deze regeling treedt in werking op de dag na inschrijving ervan
in het register als bedoeld in artikel 27, lid 2, van de Wet
gemeenschappelijke regeling.
De regeling wordt geacht te zijn getroffen voor onbepaalde
tijd.
Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Hoorn op
28 juni 2011 , De secretaris, De burgemeester,Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Hoorn
op 4 oktober 2011,……………De voorzitter, De griffier,