CVDR315039_1Verordening voor de controle van het financieel beheer en op de inrichting van de financieële functie van de gemeente SluisnlregelingSluis2013-12-27SluisZeeuwsch Vlaams AdvertentiebladControleverordening Sluis 2012Gemeentewet, art. 123Besluit accountantscontrole decentrale overhedengemeenteraadfinanciën en economie2012-11-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-12-012023-06-15OnbekendOnbekendRegeling vervangt de Controleverordening gemeente Sluis vastgesteld d.d. 23-10-2003Verordening voor de controle van het financieel beheer en op de inrichting van de financieële functie van de gemeente SluisDE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
decentrale overheden;B E S L U I Tvast te stellen de verordening voor de controle van het financieel
beheer en op de inrichting van de financiële functie van de gemeente
Sluis.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a.Accountant: een door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in
het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-administratieconsulenten
of ·organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde
accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel
186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde
lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden
genomen.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het
overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet-
en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.
Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de
verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatiewelke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Goedkeuringstolerantie: is het bedrag dat de som van fouten aangeeft
in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in
een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de
bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de
gebruikers wordt beïnvloed.
Rapporteringtolerantie: is een bedrag gelijk aan of lager dan de
bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij
overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het
verslag van bevindingen.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
van drie jaar, met de mogelijkheid van verlenging van tweemaal één
jaar.2.Het college bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van
de accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe
te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden;
de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden.
4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in
het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan
de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en legt deze aan de accountant voor ter controle.2.Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
controleverklaring en het verslag van bevindingen volgens de datum van
de vastgestelde planning- en controlcyclus aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en
de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Er is een auditcommissie ter bevordering van een efficiënte en
doeltreffende accountantscontrole. Instelling van de auditcommissie
wordt door de gemeenteraad bij afzonderlijke verordening geregeld.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn
gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de
accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de
rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, C.B.S. e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, verleent het
college de opdracht daartoe aan de door de raad aangewezen accountant,
tenzij het in het belang van de gemeente is de opdracht aan een andere
accountant te verlenen.7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit, over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang, aan
de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de
afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de controller en het hoofd van
de afdeling Bedrijfsvoering dan wel andere daarvoor in aanmerking
komende ambtenaren.3.De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.8.Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking per 1 december 2012, met dien
verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de
jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2012 en
later.2.Deze verordening treedt in de plaats van de controleverordening gemeente
Sluis, vastgesteld door de raad op 23 oktober 2003 en de verordening tot
1e wijziging van de controleverordening gemeente Sluis, vastgesteld door
de raad op 29 juni 2006.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Controleverordening
Sluis 2012’.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad d.d. 29 november 2012.Oostburg, 29 november 2012De griffier, mr. P.T.G. ClaeijsDe voorzitter, J.Suurmond