| Organisatie | Schouwen-Duiveland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2003 |
| Citeertitel | Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2003 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 103, lid 2
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-10-2003 | nieuwe regeling | 14-10-2003 geen | 14-10-2003/ |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland;
overwegende dat het gewenst is nadere regels te stellen over de taak en de bevoegdheden van de secretaris;
gelet op artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet;
vast te stellen de volgende “Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2003”.
De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.
De secretaris ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de voorzitter van het college bij het vaststellen van de agenda van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.
Vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders
De secretaris is in de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders aanwezig. Hij draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
De stukken die van het college uitgaan, worden door de secretaris medeondertekend, met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Schouwen-Duiveland.
De secretaris draagt er zorg voor, op verzoek van – en zonodig in samenwerking met de griffier, dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig het bepaalde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
De secretaris is algemeen directeur van de ambtelijke organisatie en als zodanig voorzitter van het managementteam van de gemeente Schouwen-Duiveland. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen met betrekking tot de taak en de werkwijze van het managementteam.
Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door daartoe bij besluit van het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren in de in dat besluit aangegeven volgorde.
Vastgesteld door burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland in hun vergadering van 14 oktober 2003.
de secretaris, de burgemeester,
TOELICHTING OP DE INSTRUCTIE VOOR DE SECRETARIS VAN DE GEMEENTE SCHOUWEN-DUIVELAND 2003
Artikel 100 van de Gemeentewet bepaalt dat in iedere gemeente een secretaris en een griffier is. Een secretaris is niet tevens griffier en andersom. Met andere woorden: de functies van griffier en secretaris zijn niet in één persoon verenigbaar.
Verboden handelingen als bedoeld in artikel 15, leden 1 en 2 (verboden handelingen voor een lid van de gemeenteraad), zijn van overeenkomstige toepassing verklaard op zowel de secretaris als de griffier.
Paragraaf 2 van Hoofdstuk VII van de Gemeentewet handelt over de secretaris en paragraaf 3 van dit hoofdstuk over de griffier. Ter uitvoering van artikel 107a, lid 2 stelt de raad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. De raad heeft deze instructie vastgesteld in zijn vergadering van 28 november 2002.
Aan het college van burgemeester en wethouders komt krachtens artikel 103, lid 2 de bevoegdheid toe in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris te stellen. In de “instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2003” wordt aan deze bepaling toepassing gegeven.
De secretaris is eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders en van de burgemeester. Daarnaast staat hij aan het hoofd van de ambtelijke organisatie, is hij voorzitter van het managementteam en draagt hij de eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van het ambtelijk apparaat. Al deze veelomvattende taken liggen in dit artikel besloten.
Volgens dit artikel moet de secretaris ook de door het college en de burgemeester ingestelde commissies terzijde staan. Gelet op het aantal ingestelde commissies (niet-zijnde raadscommissies) en de daaraan opgedragen taken, is de bemoeienis van de secretaris met deze commissies overigens beperkt.
De secretaris, bijgestaan door het ambtelijk apparaat in al zijn geledingen, moet in overleg met het college en/of de voorzitter van dat college, de agenda voor de wekelijkse vergaderingen van burgemeester en wethouders ambtelijk voorbereiden. Hij is eindverantwoordelijk voor een goede en tijdige aanbieding van ambtelijke stukken, die aan de besluitvorming ten grondslag (kunnen) worden gelegd.
Het college van burgemeester en wethouders wordt in zijn vergaderingen bijgestaan door de secretaris. De secretaris staat ook de burgemeester bij: zowel in diens functie van voorzitter van het college als van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente. De aanwezigheid van de secretaris in de college-vergaderingen is dan ook absoluut noodzakelijk. Ook een goede en tijdige verslaglegging van deze vergaderingen is aan de zorg van de secretaris toevertrouwd. Een en ander is neergelegd in dit artikel.
Er is van afgezien in de vergaderingen van het college nog expliciete bevoegdheden toe te kennen aan de secretaris. Volledig aanvaarde en gewaardeerde activiteiten van de secretaris in de b. en w.-vergaderingen, zoals het hebben van een adviserende stem, het verstrekken van inlichtingen of het voeren van het woord behoeven niet uitdrukkelijk te worden vermeld.
Dit artikel strekt tot uitvoering van artikel 105 van de Gemeentewet. Hierin komt tot uitdrukking dat hij wat betreft de stukken die van het college uitgaan, de eerste ambtenaar is, die tot mede-ondertekening bevoegd is.
Het zal duidelijk zijn dat krachtens het mandaatbesluit ook anderen, met name de afdelingshoofden, tot ondertekening bevoegd zijn in de in dat besluit genoemde gevallen.
Dit artikel moet worden bezien in relatie tot artikel 1. De hoofdtaken van de secretaris worden hier nader gepreciseerd:
In dit artikel wordt aansluiting gezocht bij artikel 7 van de “instructie voor de griffier”. Voorschriften over vragen en verkrijgen van ambtelijke bijstand zijn neergelegd in de “verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.” Ter bekorting zij daarnaar verwezen.
Als primus inter pares van de directie van de ambtelijke organisatie en als ambtelijk eindverantwoordelijke voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid en beheer is hij voor het college en voor de burgemeester eerste aanspreekpunt.
In de door het college nog vast te stellen regels over de ambtelijke organisatie, zulks op basis van artikel 160, lid 1, sub c van de Gemeentewet zullen tevens bepalingen worden opgenomen over taak en werkwijze van het MT en de bijzondere positie die de secretaris in dat gremium inneemt.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Bij besluit van burgemeester en wethouders zijn ambtenaren aangewezen, die volgordelijk als loco-secretaris optreden bij afwezigheid van de gemeentesecretaris.
Dit artikel spreekt voor zich.
Ook dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Volgens het eerste lid kan de secretaris voorzover nodig overleg plegen met de voorzitter van het college, bijv. over de uitleg of toepassing van deze instructie of in die gevallen waarin deze instructie niet voorziet.
In het tweede lid is neergelegd dat deze instructie, die louter interne toepassing vindt, op de dag na de vaststelling door het college in werking treedt. Vanwege de puur interne werking behoeft geen uitvoering te worden gegeven aan afd. 3.6 van de Algemene wet bestuursrecht.
De gemeenteraad wordt overigens van de inhoud van deze instructie in kennis gesteld en –uiteraard- ook de ambtelijke organisatie.