CVDR314580_1Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselsteinnlregelingUW Samenwerking2013-12-23MontfoortIJsselsteinOnbekendBudgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselsteinGemeentewet, art. 212.dagelijks bestuurfinanciën en economie2013-10-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012019-01-01nieuwe regelingOnbekendGeenBudgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente
Montfoort en gemeente IJsselsteinI.Algemene bepalingen1BegripsbepalingIn deze regeling wordt verstaan onder: - begroting:
de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om
een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een
kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s
en autoriseert de besteding van die middelen;-begrotingswijziging: betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en
dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur c.q. college
ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur c.q. de
gemeenteraad;-budget: een door het dagelijks bestuur dan wel het college in de productenraming
van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van
een product binnen een door het algemeen bestuur dan wel de gemeenteraad
vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of
activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als
investeringen;-budgethouder: de door de algemeen directeur aangewezen programmaverantwoordelijke, die
verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden
aan de hem toegewezen budgetten;-college: het college van burgemeester en wethouders van de aan de
gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;-deelbudgethouder: de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast
is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem
toegewezen budgetten;
hoofdbudgethouder: de algemeen directeur van UW Samenwerking;
product:
het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld
en kwaliteit (met product wordt hier ook kostenplaats of voorziening
bedoeld of een combinatie van kostenplaats met een kostensoort);
productenraming: een gedetailleerde uitwerking van de programmabegroting;
technische begrotingswijziging:
betreft verschuiving van budgetten binnen een product of tussen
producten binnen één programma;-verplichtingen:overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten
aan en/of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende
gemeenten en het openbaar lichaam, de aanneming van werken voor of door
de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, of de
besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of
anderszins beschikbaar gestelde bedragen.2Vaststelling budgetten gemeenten1.Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, leveren
de hoofdbudgethouder en de budgethouders aan het college de gegevens
ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen
gemeentebegroting aan. 2.Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of
het college vastgestelde begrotingsrichtlijnen.3.Indien in de begroting de prestaties, zowel kwantitatief als
kwalitatief, niet of onvoldoende zijn te beschrijven zullen tussen
het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden
gemaakt.3Vaststelling budgetten openbaar lichaam UW Samenwerking1.Jaarlijks, voor een door het dagelijks bestuur vast te stellen
datum, leveren de hoofdbudgethouder en de budgethouders aan het
dagelijks bestuur de gegevens ten behoeve van de voor het volgende
kalenderjaar op te stellen begroting aan. 2.Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door het algemeen
bestuur en/of dagelijks bestuur vastgestelde
begrotingsrichtlijnen.2Budgethoudersschap4Hoofdbudgethouder (algemeen directeur) en budgethouder
(programmaverantwoordelijke)1.De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het
openbaar lichaam UW Samenwerking ligt in handen van het dagelijks
bestuur. 2.De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de
hoofdbudgethouder, die de uitvoering kan opgedragen aan de
budgethouder. Laatstgenoemde kan voor de uitvoering een
deelbudgethouder aanwijzen. De hoofdbudgethouder rapporteert,
conform de Planning & Control cyclus aan het dagelijks
bestuur.3.De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemeentebegroting
van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten ligt
in handen van het college. 4.De uitvoering wordt door het college opgedragen aan de
hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt die uitvoering op aan
een budgethouder, die op zijn beurt de uitvoering kan opdragen aan
een deelbudgethouder. De hoofdbudgethouder rapporteert conform de
planning en control cyclus aan het dagelijks bestuur.5Deelbudgethouder (medewerker)1.De deelbudgethouder is de medewerker die belast is met de uitvoering
en besteding van de aan het product toegewezen taak en budget.
Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan dit
product toegewezen middelen (= budget).2.De budgethouder en de deelbudgethouder informeren respectievelijk de
hoofdbudgethouder en de budgethouder tijdig over dreigende over- en
onderschrijdingen. 3.De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk. 6FunctiescheidingDe functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met:
de registrerende functie;
de betalingsfiatterende functie;
de functie van kassier.
7Mandateren1.Mandatering wordt schriftelijk vastgelegd. Dit geldt zowel voor de
aanwijzing van de programmaverantwoordelijken door de algemeen
directeur als voor de budgetten die door het college dan wel het
dagelijks bestuur, aan de hoofdbudgethouder, door de
hoofdbudgethouder aan de budgethouders en voor de door de
budgethouders aan de deelbudgethouders zijn gemandateerd.2.Doormandateren van budgetbevoegdheid en het intrekken daarvan kan
slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de
budgethouders. 3.Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan
wordt verstrekt door services (financiële administratie).4.De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle
gemandateerde budgethouders en deelbudgethouders.3Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer8Aangaan van verplichtingen betalingen
De hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders gaan
namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de
gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen
aan. Daarbij nemen zij de binnen UW Samenwerking gehanteerde
procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de
volgende leden in acht.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is
geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is
en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget
beschikbaar is gesteld.
Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het
college / het dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte te
worden aangevraagd.
Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien
mogelijk na overleg met het college / het dagelijks bestuur
verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd
dan wel toereikend budget aanwezig is.
Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen
overleg mogelijk was, wordt het college / het algemeen bestuur
terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en
de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / het
dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar
stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de
betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.
Alleen de desbetreffende budgethouder/deelbudgethouder codeert,
dateert en accordeert facturen. Dit geldt zowel voor uitgaven
als voor inkomsten.
De deelbudgethouder laat gecodeerde facturen groter dan €
5.000,- mede accorderen door de budgethouder.
Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, budgethouder en
deelbudgethouder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv
declaraties).
De hoofdbudgethouder, de budgethouders en deelbudgethouders
mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:
FunctieBevoegd tot maximaaldagelijks bestuur / collegeBedragen hoger dan € 400.000,-hoofdbudgethouder€ 400.000,- budgethouder€ 200.000,-deelbudgethouder€ 25.000,-
10.De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies
geven aan de budgethouders en deelbudgethouders en nadere regels stellen
voor de administratieve vastlegging, verantwoording en autorisatie van
verplichtingen.9Verschuiving van budgettenAan het schuiven met budgetten wordt een aantal voorwaarden gesteld. In
dit verband is het van belang de verschuivingen te onderscheiden in drie
niveaus:
verschuiving van budgetten tussen programma en algemene
dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant
omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur
respectievelijk van de betrokken gemeenteraad;
verschuivingen van budgetten tussen producten binnen het
programma (productniveau);
verschuiving van middelen binnen een product.
ad. a. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s en / of van
de algemene dekkingsmiddelen naar een programma is een besluit van het
algemeen bestuur / gemeenteraad vereist middels vaststelling van een
programma begrotingswijziging.ad. b. Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op
voorstel van de budgethouder, een technische begrotingswijziging vast,
waarbij wordt geschoven met budgetten tussen producten binnen een
programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden
taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De budgethouder is bevoegd
binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven
indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.ad. c. Het is de deelbudgethouder toegestaan om te schuiven met middelen
binnen een product met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen
subcategorieën). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen
verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.4Slotbepalingen10ToezichtOnverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders
en deelbudgethouders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het
toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een
aanwijzingsbevoegdheid.11Informatievoorziening / registratie1.Iedere budgethouder en deelbudgethouder heeft toegang tot financiële
informatie over de toegewezen budgetten. 2.Services (financiële administratie) houdt een register bij waarin
budgethouders en deelbudgethouders en hun plaatsvervangers per
budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij
verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten
en investeringskredieten.12Overige bepalingen
De hoofdbudgethouders, budgethouders en deelbudgethouders zijn
verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de
functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid
van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten
van wat normaal gesproken/naar redelijkheid tot de taak wordt
geacht te behoren.
De hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders
handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het
budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens
de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:
deze budgethoudersregeling;
de mandaatbesluiten en mandatenlijsten;
het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het
dagelijks bestuur.
Artikel 13 CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als budgethoudersregeling
gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en
gemeente IJsselstein.Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van
Montfoort, gehouden op 5 november 2013.de secretaris, de burgemeester,F.J. Henseler E.L. Jansen BAAldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van
IJsselstein, gehouden op 5 november 2013.de secretaris, de burgemeester,J.van Delden drs. P.C. van den BrinkAldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van de
gemeenschappelijke regeling UW-Samenwerking, gehouden op 31 oktober
2013. de secretaris, de voorzitter, J.van Delden E.L. Jansen BAToelichtingDe budgethoudersregeling is gebaseerd op de wettelijke en interne
grondslag(en) vastgelegd in:
de Gemeentewet, art. 212 lid 1
de financiële verordening 212 UW Samenwerking
de financiële verordening 212 IJsselstein
de financiële verordening 212 Montfoort
DoelstellingOm een verantwoorde inzet van verkregen middelen te waarborgen is het van belang
een goede budgetdiscipline in acht te nemen. Met de voorliggende regeling worden
de hiervoor noodzakelijke kaders nader bepaald. Concreet gaan wij in op alle
facetten van financieel beheer en de verantwoording die het budgethouderschap
met zich meebrengt. ReikwijdteIn deze budgethoudersregeling worden de spelregels bepaald voor:
het openbaar lichaam UW Samenwerking;
de gemeente IJsselstein;
de gemeente Montfoort;
Deze budgethoudersregeling geldt niet voor de griffie van beide gemeenten omdat
de griffie geen onderdeel uitmaakt van UW Samenwerking en op het gebied van
budgetverantwoording direct verantwoording aflegt aan de raad van de betreffende
gemeente.Begroting openbaar lichaamHet algemeen bestuur van UW Samenwerking stelt jaarlijks voor 15 juli de
begroting vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn
de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering binnen de door het algemeen
bestuur van UW Samenwerking vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de
begroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel
aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor
beschikbaar zijn gesteld.Programmabegroting gemeentenDe gemeenteraden van IJsselstein en Montfoort stellen de programmabegroting
jaarlijks voor 15 november vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar
uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau
toegewezen. Het college van B&W draagt zorg voor de uitvoering binnen de door de
gemeenteraad vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de programmabegroting
vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke
producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn
gesteld.