Organisatie | UW Samenwerking |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein |
Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 212.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 31-10-2013 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder: - begroting:
de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;
betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur c.q. college ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur c.q. de gemeenteraad;
een door het dagelijks bestuur dan wel het college in de productenraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een product binnen een door het algemeen bestuur dan wel de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;
de door de algemeen directeur aangewezen programmaverantwoordelijke, die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;
het college van burgemeester en wethouders van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;
de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;
het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit (met product wordt hier ook kostenplaats of voorziening bedoeld of een combinatie van kostenplaats met een kostensoort);
betreft verschuiving van budgetten binnen een product of tussen producten binnen één programma;
overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan en/of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten en het openbaar lichaam, de aanneming van werken voor of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, of de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.
Hoofdstuk 2 Budgethoudersschap
Artikel 4 Hoofdbudgethouder (algemeen directeur) en budgethouder (programmaverantwoordelijke)
De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder, die de uitvoering kan opgedragen aan de budgethouder. Laatstgenoemde kan voor de uitvoering een deelbudgethouder aanwijzen. De hoofdbudgethouder rapporteert, conform de Planning & Control cyclus aan het dagelijks bestuur.
De uitvoering wordt door het college opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt die uitvoering op aan een budgethouder, die op zijn beurt de uitvoering kan opdragen aan een deelbudgethouder. De hoofdbudgethouder rapporteert conform de planning en control cyclus aan het dagelijks bestuur.
Mandatering wordt schriftelijk vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de programmaverantwoordelijken door de algemeen directeur als voor de budgetten die door het college dan wel het dagelijks bestuur, aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouders en voor de door de budgethouders aan de deelbudgethouders zijn gemandateerd.
Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer
Artikel 8 Aangaan van verplichtingen betalingen
De hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders gaan namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de binnen UW Samenwerking gehanteerde procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.
Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college / het algemeen bestuur terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / het dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.
10.De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders en deelbudgethouders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording en autorisatie van verplichtingen.
Artikel 9 Verschuiving van budgetten
Aan het schuiven met budgetten wordt een aantal voorwaarden gesteld. In dit verband is het van belang de verschuivingen te onderscheiden in drie niveaus:
ad. a. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen naar een programma is een besluit van het algemeen bestuur / gemeenteraad vereist middels vaststelling van een programma begrotingswijziging.
ad. b. Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op voorstel van de budgethouder, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen producten binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De budgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.
ad. c. Het is de deelbudgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een product met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen subcategorieën). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.
Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders en deelbudgethouders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.
De hoofdbudgethouders, budgethouders en deelbudgethouders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken/naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.
Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Montfoort, gehouden op 5 november 2013.
de secretaris, de burgemeester,
F.J. Henseler E.L. Jansen BA
Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van IJsselstein, gehouden op 5 november 2013.
de secretaris, de burgemeester,
J.van Delden drs. P.C. van den Brink
Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling UW-Samenwerking, gehouden op 31 oktober 2013.
de secretaris, de voorzitter,
J.van Delden E.L. Jansen BA
De budgethoudersregeling is gebaseerd op de wettelijke en interne grondslag(en) vastgelegd in:
Om een verantwoorde inzet van verkregen middelen te waarborgen is het van belang een goede budgetdiscipline in acht te nemen. Met de voorliggende regeling worden de hiervoor noodzakelijke kaders nader bepaald. Concreet gaan wij in op alle facetten van financieel beheer en de verantwoording die het budgethouderschap met zich meebrengt.
In deze budgethoudersregeling worden de spelregels bepaald voor:
Deze budgethoudersregeling geldt niet voor de griffie van beide gemeenten omdat de griffie geen onderdeel uitmaakt van UW Samenwerking en op het gebied van budgetverantwoording direct verantwoording aflegt aan de raad van de betreffende gemeente.
Het algemeen bestuur van UW Samenwerking stelt jaarlijks voor 15 juli de begroting vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering binnen de door het algemeen bestuur van UW Samenwerking vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de begroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.
De gemeenteraden van IJsselstein en Montfoort stellen de programmabegroting jaarlijks voor 15 november vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.
Het college van B&W draagt zorg voor de uitvoering binnen de door de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de programmabegroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.