Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland.

BIJLAGE

Toezichtinformatie Archiefwet

De in artikel 2 bedoelde toezichtinformatie bestaat uit:

• • 1.1

    De Verordening als bedoeld in de artikelen 30.1, 32.2, 35.1, 37.2 en 40 van de Archiefwet;

  • 1.2

    Een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikelen 31, 36 en 40 van de Archiefwet;

  • 1.3

    Stukken waaruit blijkt dat aan de volgende eisen ingevolge de Archiefwet wordt voldaan:

  • a.

    Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) bij opheffing, samenvoeging, splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan, of oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan (Artikel 4 AW);

  • b.

    Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem (artikelen 3 AW, 11 en 12 AB, 16 Archiefregeling).

  • c.

    Een in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 AW, 13 AB, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling).

  • d.

    Een in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 AW, 13 AB, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling).

  • e.

    Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager (artikelen 31 en 36 AW).

  • f.

    De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de wet (artikelen 32, 37 en 40 AW).

  • g.

    De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving. Ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen, dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren (artikelen 1, 3 en 21 AW, 11 AB, hoofdstuk 2 Archiefregeling).

  • h.

    De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving (Artikelen 1, 3 en 21 AW, 12 AB, hoofdstuk 3 Archiefregeling).

  • i.

    De authenticiteit en/of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema conform de Archiefregeling (artikelen 17 t/ m 19, 23 en 24 Archiefregeling).

  • j.

    De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld en/of de overbrenging

is opgeschort met machtiging verleend door gedeputeerde staten (artikelen 12 t/m 17 AW, 9 en 10 AB).

k.De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in artikelen 15 t/m 17 van de wet. De openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt. Beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van gedeputeerde staten. Beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging. De overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar en reproduceerbaar.

Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en/of het algemeen belang:

• -

  Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en:

• -

  Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. (artikelen 12 t/m 18 en 19 AW).

• l.

  De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd. Er is een verklaring van vervanging opgesteld (artikelen 7 AW, 6 en 8 AB, hoofdstuk 3a en artikel 59a Archiefregeling)

• m.

  Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in Archiefwet – en regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de wet- en regelgeving (artikelen 3, 5 en 9 AW, 2 t/m 5 en 8 AB).

• n.

  Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld (artikelen 3, 8 en 10 AW, 7 en 8 AB).

• o.

  Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving (artikelen 3, 18 en 19 AW).

Toelichting

Algemeen

Het kabinetsbeleid met betrekking tot de herziening van het interbestuurlijk toezicht is er op gericht een verschuiving aan te brengen van specifiek naar generiek. Dit heeft gevolgen voor de informatiestromen die in verband met het houden van toezicht noodzakelijk zijn. Met de Wet revitalisering generiek toezicht (verder: Wet rgt) is in de Provinciewet (artikel 121f) en de Gemeentewet (artikel 124h) aan het provinciebestuur en het gemeentebestuur een wettelijke verplichting opgelegd om systematische informatie over de uitvoering van medebewindstaken te verstrekken.

De generieke bevoegdheid om toezicht te houden op de uitvoering van medebewindstaken door de gemeentebesturen ligt bij de provincies. Van dit uitgangspunt is slechts afgeweken indien de provincie op het betreffende beleidsterrein geen taak of expertise heeft. In dat geval berust het interbestuurlijk toezicht bij het Rijk.

Gedeputeerde staten verzamelen als interbestuurlijk toezichthouder informatie over de vraag of de uitvoering van een wettelijke taak door de gemeente voldoet aan de daaraan gestelde eisen. Het interbestuurlijk toezicht is alleen gericht op de uitvoering van wettelijke medebewindstaken. Het is niet bedoeld om de kwaliteit van de taakuitvoering te verbeteren. Ingrijpen gebeurt alleen als wettelijk vastgelegde medebewindstaken niet (juist) worden uitgevoerd. Of als besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of het recht. Gedeputeerde staten vormen zich hierover een oordeel en interveniëren zo nodig naar aanleiding daarvan.

Met de Wet rgt is in artikel 124h van de Gemeentewet een (wettelijke) basis gecreëerd voor een algemene maatregel van bestuur: het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie. Op grond van dit Besluit kunnen gedeputeerde staten de verplichting tot het verstrekken van systematische informatie opleggen aan het gemeente- of waterschapsbestuur, ten behoeve van het uitoefenen van interbestuurlijk toezicht. Daarmee is het niet meer nodig om een aparte grondslag voor toezichtinformatie op te nemen in bijzondere wetten. In het Besluit worden algemene regels gesteld over het gebruik van toezichtinformatie, zodat enerzijds adequaat toezicht mogelijk is, maar anderzijds onder toezicht gestelde overheden niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen.

Gedeputeerde staten van Noord-Holland hebben in 2012 en 2013 de risicogebieden aangewezen waarop zij systematische informatie van de gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen willen ontvangen. Dat zijn die gebieden, die risico’s inhouden voor de volksgezondheid en het welzijn van burgers of die cruciaal zijn voor het functioneren van overheden. Het gaat concreet om: Omgevingsrecht, ruimtelijke ordening, externe veiligheid, financiën en archivering. Over deze gebieden gaat deze verordening, met uitzondering van financiële toezichtinformatie, waarover specifieke bepalingen zijn opgenomen in de Gemeentewet.

Indien gedeputeerde staten daarnaast in een incidenteel geval behoefte hebben aan informatie van een gemeente - zoals naar aanleiding van een signaal het geval kan zijn - dient het gemeentebestuur deze informatie desgevraagd te verstrekken (artikel 6 van het Besluit).

Archiefwet 1995

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken goed te kunnen uitoefenen. Wanneer dit niet in orde is, schaadt het de bedrijfsvoering van een overheid en staat het een deugdelijke verantwoording naar de samenleving in de weg. De uitvoering van de Archiefwet, en zeker de overgang van papier naar digitaal, is aanleiding geweest voor het IPO om, in samenspraak met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen (OC&W) een aanvullend beleidskader op te stellen voor het interbestuurlijk archieftoezicht. Als bijlage bij dit kader is ook een informatie-arrangement opgenomen, waarin de toezichtcriteria zijn benoemd, alsmede de informatie die de provincie op systematische basis nodig heeft. Deze benodigde toezichtinformatie is als bijlage bij deze verordening opgenomen. Opgemerkt wordt dat er alleen een bijlage met betrekking tot de Archiefwet bij deze verordening is opgenomen, omdat het toezenden van de specifieke informatie die voor de overige rechtsgebieden gevraagd wordt, in de desbetreffende wetten is geregeld.

Op haar beurt heeft de VNG toezichtindicatoren of kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) vastgesteld op het terrein van de Archiefwet- en regelgeving. Deze VNG-indicatoren zijn weer afgestemd met het IPO en de ministeries van BZK en OC&W en corresponderen met de toezichtcriteria van de provincies. Wanneer de indicatoren van de VNG op het terrein van de Archiefwet dus jaarlijks voldoende worden ingevuld en aan de gemeenteraden en provincies worden toegezonden, wordt tevens voldaan aan de informatiebehoefte van de provincies.

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

Om een doelmatige vergunningverlening, toezicht en handhaving te realiseren, moet het bevoegd gezag voldoen aan kwaliteitseisen, zodat een adequate vergunningverlening, toezicht en een handhavingsproces als gesteld in Hoofdstuk 7 van het Besluit Omgevingsrecht en hoofdstuk 10 van de Ministeriële regeling Omgevingsrecht tot stand worden gebracht. Het gaat erom, dat de verschillende analyses, strategieën, prioriteiten en doelstellingen transparant zijn, worden vastgesteld en dat de organisatie hier aantoonbaar naar handelt. Hiermee toont het bevoegd gezag aan, dat de organisatie zodanig is ingericht, dat zij haar taken adequaat kan uitvoeren.

De provincies hebben de voormalige VROM-inspectietaken overgenomen. De voormalige VROM-inspectie heeft de uitvoering van een aantal medebewindstaken door gemeenten aangemerkt als risicovol. Dit zijn: asbestregelgeving, brandveiligheid bij opslag van gevaarlijke stoffen, constructieve veiligheid en brandveiligheid, verontreinigde grond en risicovolle inrichtingen. Bij het risicogericht toezicht op de uitvoering van medebewindstaken door de gemeenten op het gebied van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht zullen wij ons daarom in het bijzonder richten op de risicothema’s asbestregelgeving, brandveiligheid bij opslag van gevaarlijke stoffen, constructieve veiligheid en brandveiligheid, verontreinigde grond en risicovolle inrichtingen.

Veiligheid

De provincie kiest voor risicogericht toezicht op de uitvoering van medebewindstaken van gemeenten op het gebied van externe veiligheid, vanwege de aard van de risico’s die daarbij aan de orde zijn. Ten aanzien van de meest risicovolle inrichtingen, vallend onder het Besluit risico’s zware ongevallen (Brzo), wordt gevraagd om aan de provincie te rapporteren over gevallen waar sprake is van een cumulatie van risico’s (domino-aanwijzingen, Brzo artikel 7), hoeveel Veiligheidsrapporten de gemeente jaarlijks heeft ontvangen en beoordeeld (Brzo artikel 15 en 16) en of er een actueel Bestuurlijk inspectieprogramma is vastgesteld (Brzo artikel 24). Ten aanzien van de inrichtingen vallend onder het Besluit externe veiligheid inrichtingen (Bevi) wordt gevraagd te rapporteren over gevallen waarin niet aan de wettelijke grenswaarden wordt voldaan (Bevi-sanering), of er een saneringsprogramma is vastgesteld en per welke datum de Bevi-sanering is opgelost. Het staat de gemeente vrij om de betreffende informatie te verschaffen via de informatie die in het kader van de Wabo (artikel 3) wordt aangeleverd.

Wet ruimtelijke ordening

Op het gebied van de ruimtelijke ordening heeft de provincie medebewindstaken aangewezen op grond van onze prioriteiten uitvoeringsniveau en (externe) risico’s. Het gaat om de aanwezigheid van gemeentelijke structuurvisies die dienen als basis voor een samenhangend en consequent ruimtelijk beleid. Daarnaast gaat het om de aanwezigheid van gebiedsdekkende en actuele (dat wil zeggen niet ouder dan 10 jaar) bestemmingsplannen of eventuele beheerverordeningen. Ook is meegenomen de handhaving van het ruimtelijk beleid zoals dit is vastgelegd in bestemmingsplannen. Deze informatie wordt opgevraagd via de informatieverordening, waarbij het laatste onderdeel (handhaving bestemmingsplannen) is opgenomen onder artikel 3 Wabo.

Informatie overige medebewindstaken

Daarnaast is er een aantal medebewindstaken waar de provincie toezicht op houdt en waarvoor er geen informatie-uitvraag is opgenomen in de informatieverordening. Ten aanzien van de bestemmingsplannen wil de provincie de verwerking hierin van rijksregelgeving beoordelen. De informatievoorziening over deze onderwerpen verloopt niet via deze informatieverordening. Ingevolge de Wet ruimtelijke ordening (Wro) dienen bestemmingsplannen en omgevingsvergunningen te worden gepubliceerd op ruimtelijkeplannen.nl. Ook is geen aanvullende informatie nodig over het verzorgen van het verplichte overleg en de toezending van (voor)ontwerpplannen, als sprake is van provinciale belangen. Dit is al vastgelegd in de Wro en de provincie kan gebruik maken van de informatie op ruimtelijkeplannen.nl om hier toezicht op te houden.

Informatie ten behoeve van het financiële toezicht

In de verordening zijn geen bepalingen opgenomen met betrekking tot het financiële toezicht van provincies op gemeenten. Het financiële toezicht is in de gehele herziening van het interbestuurlijk toezichtstelsel expliciet buiten beschouwing gelaten. De bepalingen omtrent financiële toezichtinformatie zijn – onveranderd- opgenomen in de Gemeentewet.

Jaarplan

De provinciale verordening regelt het periodieke verstrekken van systematische informatie. Daarnaast biedt het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie ook de mogelijkheid om de verplichting op te leggen eenmalig systematische toezichtinformatie te verstrekken. Hiertoe is het opstellen van een jaarplan verplicht. In het jaarplan kan echter niet worden voorzien om twee jaar achtereen hetzelfde onderzoek te doen. In dat geval dient de verplichting te worden opgenomen in de provinciale verordening.

Sancties

De verordening bevat geen sancties. Indien een gemeente niet voldoet aan de informatieplicht, zal de provincie dit (kunnen) zien als een signaal van een mogelijke misstand. Dan treedt de bestuurlijke interventieladder in werking, zoals beschreven in het Beleidskader voor indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing.

.