CVDR313541_1Instructie voor de griffier van de gemeente BlaricumnlregelingBlaricum2019-01-29BlaricumHei en wei 20-12-2013Instructie voor de griffier van de gemeente BlaricumGemeentewet, art. 107a, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2013-04-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-12-282013-05-01nieuwe regelingRaadsbesluit 2013/15-VBestuur en rechtGeen.Deze Instructie treedt in werking op 1 mei 2013. Op dat moment vervalt de Instructie griffier vastgesteld d.d 26 mei 2009.Instructie voor de griffier van de gemeente BlaricumRAADSBESLUIT nr. 2013-15-VDe raad van de gemeente Blaricum;gelezen voorstel 2013-15 d.d. 25 maart 2013 van het presidium;gelet op artikel 107a, lid 2, Gemeentewet; B E S L U I T : vast te stellen de Instructie voor de griffier.1Begripsbepalingen1:1 In deze instructie wordt verstaan onder: griffier: de op
grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;
griffie : de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de
raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid
functionerende ambtenaren; werkgeverscommissie: een door de raad op
grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de
werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd; presidium: gremium
zoals gedefinieerd in artikel 5 van het Reglement van orde voor de
vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Blaricum;
termijnagenda: plannings- en sturingsinstrument voor de (strategische)
agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en –voorstellen van de
raad.2Instructie voor de griffierTAAK EN BEVOEGDHEDENArtikel 2:1De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn
leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige
organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige
voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan; De griffier is
verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van
procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.
LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENTArtikel 2:2De griffier is
eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan
medewerkers van de griffie. De griffier geeft functioneel leiding aan
medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor
ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke
bijstand. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of
inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. De
griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van)
activiteiten van de griffie. De griffier beheert de budgetten van de
raad en griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad
over de wijze van omgaan hiermee. BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEGArtikel 2:3 1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over
de invulling van de werkgeversrol door de raad;2. De griffier heeft
periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris; 3. De
griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en
uitvoering van de termijnagenda (‘bestuurlijke planning’), de kwaliteit
van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken
om ambtelijke bijstand en het maken en het nakomen van afspraken tussen
raad en college. 4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle
op de jaarrekening.5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe
overlegsituaties.AGENDERINGArtikel 2:41. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de
voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en zijn commissies en/of
rondetafelgesprekken.2. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de
termijnagenda (‘bestuurlijke planning’) van de raad.3. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is
voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de
raad.BESTUURLIJKE BESLUITVORMINGArtikel 2:51. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen
voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van
nieuwe of aangepaste werkprocessen.2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van
raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden
van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt
betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde
positiebepaling van de raad.4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door
het college en de burgemeester.5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening
van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van
afspraken en toezeggingen door het college.ONDERZOEKArtikel 2:6De griffier draagt desgevraagd zorg voor
ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op
grond van artikel 81oa van de Gemeentewet. De griffier draagt zorg voor
de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen
op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. De griffier draagt zorg
voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken,
anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet. COMMUNICATIE EN VOORLICHTINGArtikel 2:7 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van
het communicatiebeleid van de raad.2. De griffier is verantwoordelijk
voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de
agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad,
raadscommissies en/of rondetafelgesprekken. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het
(in)spreekrecht.4. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie
van een Informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals
bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.VERHINDERING EN VERVANGINGArtikel 2:8 1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te
vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de
werkgeverscommissie. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de
griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen
plaatsvervanger. 3Slotbepalingen3:1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier
voor zover nodig overlg met de voorzitter van de
werkgeverscommissie.3:2Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier
van de gemeente Blaricum’.3:3Deze Instructie treedt in werking op 1 mei 2013. Op dat moment vervalt
de Instructie griffier vastgesteld d.d 26 mei 2009.Vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 16 april
2013.P.C.M. de Groot mw. J.N. de Zwart-Blochgriffier voorzitter