CVDR312423_1Archiefverordening Hollands Kroon 2013nlregelingHollands Kroon2013-12-12Hollands KroonCTR Hollands Kroon 11 december 2013Archiefverordening Hollands Kroon 2013Archiefwet Artikel 5 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch centrum Alkmaar.gemeenteraadbestuur en recht2013-11-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-12-122019-05-08Nieuwe regelingagendapunt 14geenArchiefverordening Hollands Kroon 2013I.Algemene bepalingenIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke
regeling, die zich bevindt in Alkmaar;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet en
artikel 20, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden
vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.h.de gemeenschappelijke regeling: Regionaal Historisch Centrum
(RHC) Alkmaar
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheidenBurgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende
is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van
de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan
of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze
kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per jaar aan de raad
verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel
30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.IIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsDe archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingenDe “Archiefverordening Anna Paulowna 2004”, “Archiefverordening Niedorp
2005”, “Archiefverordening van de gemeente Wieringen 2005” en de
“Archiefverordening gemeente Wieringermeer 2004” worden
ingetrokken.Deze verordening treedt in werking op de dag na die van
bekendmaking.Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Hollands Kroon
2013.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hollands Kroon, 28
november 2013.Griffier, Voorzitter,Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995.Met deelname aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum
(RHC) Alkmaar blijft de gemeente Hollands Kroon verantwoordelijk voor de zorg
voor de eigen archiefbescheiden. Artikel 30, eerste lid van de wet verplicht de
gemeenteraad een archiefverordening vast te stellen waarin aan burgemeester en
wethouders de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente wordt
opgedragen.De overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats is de
door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen bewaarplaats van
het RHC te Alkmaar (Archiefverordening RHC, artikel 2).De secretaris-directeur van het RHC treedt op als archivaris van de gemeente
Hollands Kroon en is in die hoedanigheid belast met de taken en bevoegdheden
krachtens de wet (artikel 20, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling).
Hieronder vallen de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats
berustende archiefbescheiden van de deelnemers en het toezicht op het beheer van
de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht
(artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling en de artikelen 30 en 32 van de
wet). De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de
regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt
voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of
krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden,
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de
Archiefregeling (Stb. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november
2010).Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede
lid van de wet.Artikelsgewijze toelichting1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures
rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit
artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken.
Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van
conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist.
Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de
genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger
van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal
wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht
daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het
vernieuwde interbestuurlijke toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt
gelegd op de horizontale verantwoording.10Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier
vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden
kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger
tot gevolg zouden hebben. 11De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van
burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.