Bevoegdhedenbesluit gemeente Landgraaf 2014

Nota-toelichting

Algemene toelichting

 In verband met de invoering van een directiestructuur alsook een nieuwe organisatie-indeling heeft het college een nieuw Organisatiebesluit vastgesteld, het Besluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris en algemeen directeur, 2014. In dit organisatiebesluit ligt het sturingsconcept van de nieuwe organisatie feitelijk besloten.

In verband daarmee is het aangewezen het geldende bevoegdhedenbesluit (het Bevoegdhedenbesluit gemeente Landgraaf 2009) geheel te herzien en een nieuw Bevoegdhedenbesluit 2014 vast te stellen. Als basis voor dit bevoegdhedenbesluit geldt naast het genoemde en reeds vastgestelde organisatiebesluit tevens de visie op integraal management.

De visie op integraal management en meer in het bijzonder de allocatie van bevoegdheden die daar uit voort vloeit is gebaseerd op enerzijds de wijze van integraal management zoals dat al besloten lag in het oude sectorenmodel alleen toen op het niveau van sectorhoofden en anderzijds op de conclusies en aanbevelingen die getrokken zijn uit de evaluatie van de concept nota leidinggeven is een vak.

Van belang is te realiseren dat in werkelijkheid bij het integraal management binnen de gemeente Landgraaf voor wat betreft de integraliteit van de bevoegdheden, sprake is van vrijheid in gebondenheid. Integraal managers dienen in hun besluitvorming het bredere organisatiebelang (concern) te laten prevaleren boven het soms suboptimale afdelingsbelang. Die gebondenheid komt in de praktijk ook tot uiting in het feit dat niet alle bevoegdheden die zouden kunnen worden gemandateerd (of machtiging/volmacht) aan het niveau afdelingshoofd ook daadwerkelijk daar komen te liggen.

Leidende gedachte bij de allocatie van de (management)bevoegdheden zoals opgenomen in dit bevoegdhedenbesluit is echter nog steeds die bevoegdheden zo diep mogelijk in de organisatie neer te leggen mits verantwoord. Om de taak van integraal management naar behoren te kunnen uitvoeren dient de integraal manager te beschikken over een actueel personeelsinstrumentarium bestaande uit o.a. heldere beoordelings en functioneringsinstrumenten, duidelijke werkplannen die inzicht geven in de te verwachten prestaties van mensen en duidelijkheid over de gevraagde competenties per functie.

De integraal managers op het niveau van een afdeling zijn voor wat betreft de aan hen toebedeelde managementbevoegdheden niet onderscheidend van elkaar. Een onderscheid zit wel besloten in het soort en aantal verschillende aan de afdeling toebedeelde taakvelden en type medewerkers waaraan leiding moet worden gegeven varierend van beleidsmatig, specialistisch of uitvoerend en de span of control van de afdeling. Dat onderscheid heeft gevolgen voor de mate en diepgang waarin een inhoudelijke rol van een leidinggevende kan worden gevraagd. Van een leidinggevende met een divers takenpakket en grote span of control kan niet op ieder taakveld dezelfde inhoudelijk rol worden gevraagd en kan niet dezelfde inhoudelijke rol worden gevraagd als van een leidinggevende met een smal taakveld en kleinere span of control. De balans tussen de inhoudelijke rol en de rol als leidinggevende zal per afdeling (maatwerk) verschillen.

In het directiemodel heeft het college er voor gekozen om aan de secretaris en algemeen directeur, samen de directie vormend, een aantal eigen verantwoordelijkheden toe te bedelen.

De secretaris blijft de eerste beleidsadviseur van het college waarbij hij het college terzijde staat tijdens de collegevergaderingen. De hierarchische leiding over de functionarissen binnen de ambtelijke organisatie is belegd bij de algemeen directeur. In die hoedanigheid is de algemeen directeur gemachtigd om alle zaken die met de dagelijkse bedrijfsvoering van doen hebben, af te wikkelen. Het gaat hierbij om bevoegdheden die niet tot de categorie mandaat dan wel volmacht moeten worden gerekend maar die de algemeen directeur in staat moeten stellen de dagelijkse werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie voortgang te laten vinden. Specifieke bevoegdheden zijn opgenomen in de Bijlage bij het besluit.

De secretaris en de algemeen directeur zijn bevoegd elkaar bij afwezigheid te vervangen.

Als directielid en als eerste vervanger van de algemeen directeur zal de secretaris bij afwezigheid van de algemeen directeur in de praktijkj toch hierarchische taken uitvoeren, zij het dat hij daarbij optreedt als plaatsvervangend algemeen directeur en niet als secretaris.

De algemeen directeur vervangt de secretaris bij diens afwezigheid en treedt dan op als loco-secretaris.

Een aantal bevoegdheden hebben de bestuursorganen, evenals in het Bevoegdhedenbesluit 2009, aan zich gehouden, bijvoorbeeld de privaatrechtelijke handelingen (koop/verkoop e.d.) ter zake van onroerende zaken alsook ten aanzien van privaatrechtelijke handelingen boven een bepaald geldelijk belang.

Ingevolge artikel 4, derde lid, van het besluit dient de Bijlage zo te worden gelezen dat elke bevoegdheid die bij een bepaalde functie staat genoemd, ook per definitie aan diens leidinggevende(n) toekomt (t.w. algemeen directeur, afdelingshoofd, bureauhoofd). Ten behoeve van de leesbaarheid is er van afgezien steeds eveneens alle leidinggevenden te noemen, behalve daar waar het de duidelijkheid ten goede komt.

In het kader van integraal management is aan de afdelingshoofden de bevoegdheid gemandateerd om binnen hun afdeling, de medewerkers aan te stellen of op eigen verzoek te ontslaan, met uitzondering van de bureauhoofden. De algemeen directeur is bevoegd tot aanstelling en ontslag op eigen verzoek van de afdelingshoofden.

Aan de afdelingshoofden en functionarissen is voorts een algemene machtiging verleend om het hen mogelijk te maken de aan hen binnen hun afdeling resp. functie vallende taken ook daadwerkelijk uit te (laten) voeren.

Aan elke functionaris is vervolgens in artikel 4, eerste lid, van het Bevoegdhedenbesluit een algemene machtiging (handelingen, niet zijnde mandaat of volmacht) verstrekt tot het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden voor zover die aan hem of haar zijn opgedragen. Te denken valt aan: ondertekening en verzending van ontvangstbevestiging, de daadwerkelijke uitvoering van besluiten die door het bestuursorgaan of mandans zijn genomen en correspondentie hierover, correspondentie inzake bepaalde voorgenomen transacties, verzorgen van informatie en voorlichting over rampen, verstrekking van statistische informatie, uitbetaling van verleende gratificaties,uitvoering wachtgeldregeling, franchiseregeling ziektekosten, inconveniëntenregeling, spaarloonregelingen, etc. etc.

In verband met de nieuwe organisatiestructuur zijn voor een deel nieuwe namen voor de afdelingen resp. ook nieuwe functies genoemd en zijn taken en bevoegdheden aan de nieuwe inrichting van de organisatie aangepast. Inhoudelijk komt het onderhavige Bevoegdhedenbesluit 2014 echter in grote lijnen overeen met het Bevoegdhedenbesluit 2009. Nog steeds is gekozen voor het principe de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Slechts daar waar de nieuwe functies op 1 januari 2014 nog onvoldoende in beeld zijn is er voor gekozen om de bevoegdheid te leggen bij het betreffende afdelingshoofd.

In de Bijlage zijn expliciet de (onder)mandaten en volmachten opgenomen. Daar waar wellicht onduidelijkheid zou kunnen ontstaan omtrent de overige bevoegdheden is in de Bijlage de specifieke machtiging nog eens expliciet vermeld.

Toelichting op bijlage

In de Bijlage zijn in het eerste onderdeel de rechtspositionele bevoegdheden tot en met het niveau van afdelingshoofd, opgenomen. Vervolgens is de bevoegdheidstoedeling per afdeling weergegeven. Per afdeling wordt duidelijk aan welke functies/ functionarissen welke bevoegdheid in mandaat of machtiging/volmacht is gegeven.

Nu het tevens ondermandaat etc. betreft, is de leidinggevende van de functionaris bevoegd, althans indien daartoe zwaarwegende redenen bestaan, de functionaris de in ondermandaat / volmacht of machtiging toebedeelde bevoegdheid te ontnemen. Hij dient daarvan vanzelfsprekend de betrokkene alsook de algemeen directeur onverwijld in kennis te stellen. De intrekking krijgt ingevolge het besluit formeel geen rechtskracht zolang hieraan geen algemene bekendheid is gegeven. Dat neemt niet weg dat de betrokken functionaris, gezien de hiërarchische verhoudingen, geen gebruik meer zal mogen maken van de bevoegdheid indien diens leidinggevende heeft meegedeeld dat hij de bevoegdheid intrekt. Het is duidelijk dat intrekking, nu het moet gaan om zwaarwegende redenen, niet gauw zal voorkomen.

Van belang voor de werking van het Bevoegdhedenbesluit 2014, is een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (uitspraken 26 juni 2002, JB 2002/230 en 25 februari 2004, AB 2004/216) waaruit blijkt dat het in strijd moet worden geacht met de rechtszekerheid, indien het aan de gemandateerde zelf wordt overgelaten om de precieze omvang van het mandaat te bepalen. Het Bevoegdhedenbesluit 2014, mag dan ook geen interpretatievrijheid inhouden over de exacte omvang van de bevoegdheid. Een functionaris dient bij de uitoefening van zijn bevoegdheid overigens toch steeds de afweging te maken of de politieke ambtsdrager(s) zelf te pas moet(en) komen aan de besluitvorming: dit is inherent aan de ondergeschiktheid van de ambtenaar aan het politieke gezag. Hiervan kan sprake zijn indien het gaat om een onderwerp met bestuurlijk-politieke consequenties, indien er wordt afgeweken van beleid, indien er bezwaar of beroep te verwachten valt of wanneer er ingrijpende financiële consequenties te verwachten zijn.

In de Bijlage is aan verscheidene functies/functionarissen een volmacht toegekend om opdrachten te verlenen aan derden en om diensten en materieel in te huren. Van belang is hierbij dat de bevoegdheid dient te worden uitgeoefend overeenkomstig het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Los van dit Bevoegdhedenbesluit 2014, kan op ad hoc basis door het bestuursorgaan rechtstreeks aan bij naam genoemde functionarissen (onder)mandaat/volmacht of machtiging worden verleend, bijv. bij koop/verkoop van onroerende zaken tot ondertekening van de notariële akte, (ondertekeningsmandaat) of de bevoegdheid tot vertegenwoordiging voor een rechterlijke instantie e.d. Bestaande mandaten/volmachten die op ad hoc basis zijn verleend, hebben naar hun aard slechts tijdelijk rechtskracht dan wel behouden hun geldigheid tot het moment dat zij worden ingetrokken.

Het Bevoegdhedenbesluit 2014, zal periodiek worden geactualiseerd, ten minste een maal per jaar. Het Bevoegdhedenbesluit 2014 treedt in werking op dezelfde datum als het Organisatiebesluit 2014, in werking treedt.  

De Burgemeester de Secretaris,

De Burgemeester