Aanbestedingsprotocol gemeente Steenwijkerland 2014

In lijn met de doelstellingen van de Aanbestedingswet 2012 in het algemeen en voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit1 in het bijzonder houdt de gemeente Steenwijkerland rekening met de navolgende aspecten bij de keuze van een aanbestedingsprocedure:

• ·

  de omvang van de opdracht (volume en waarde);

• ·

  de transactiekosten voor de inschrijvers en de gemeente Steenwijkerland;

• ·

  het aantal potentiële inschrijvers;

• ·

  het gewenste eindresultaat;

• ·

  de complexiteit van de opdracht;

• ·

  het type van de opdracht en het karakter van de markt.

   

1De Gids Proportionaliteit is een onderdeel van de nationale aanbestedingswet.

Primair wordt bij de keuze van de aanbestedingsprocedure uitgegaan van de navolgende drempelbedragen (excl. BTW):

2Werken worden aanbesteed conform het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW2012)

In vergelijking met de indicatieve drempelbedragen die genoemd worden in paragraaf 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit, kiest de gemeente Steenwijkerland er uit het oogpunt van transparantie en ter voorkoming van favoritisme en protectionisme er voor minder opdrachten middels een enkelvoudige uitnodiging te plaatsen en eerder over te gaan tot een meervoudig onderhandse aanbesteding3.

Randvoorwaarde hierbij is dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor werken tot € 150.000 en voor leveringen en diensten tot € 50.000 voor een procedure gekozen wordt waarbij de transactiekosten voor inschrijvers minimaal zijn.

Bij het ramen van de opdrachtwaarde zal rekening gehouden worden met het bepaalde in paragraaf 5.3 van de beleidsnotitie.

3In de Gids Proportionaliteit wordt voor werken een bedrag genoemd van € 150.000 waaronder opdrachten middels een enkelvoudige uitnodiging geplaatst mogen worden. Voor leveringen en diensten staat in de Gids Proportionaliteit en drempelbedrag van € 40.000 à € 50.000 waaronder opdrachten middels een enkelvoudige uitnodiging geplaatst mogen worden.

Bij een enkelvoudige uitnodiging vraagt de gemeente een offerte aan bij één (bij voorkeur plaatselijk) bedrijf.

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding vraagt de gemeente tenminste drie en maximaal vijf bedrijven om een offerte. Deze bedrijven worden als volgt geselecteerd:

• ·

  op basis van objectieve criteria wordt een voorlopige shortlist opgesteld van maximaal drie bedrijven;

• ·

  bij het samenstellen van de voorlopige shortlist wordt rekening gehouden met de positie van het plaatselijke bedrijfsleven door een royale vertegenwoordiging van plaatselijke bedrijven op de voorlopige shortlist;

• ·

  het voornemen om te starten met de betreffende aanbesteding wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website waarbij bedrijven twee weken de tijd krijgen om hun interesse kenbaar te maken;

• ·

  uit de geschikte aanmeldingen worden twee bedrijven geloot die toegevoegd worden aan de shortlist;

• ·

  alle bedrijven op de shortlist ontvangen gelijktijdig de offerteaanvraag c.q. het bestek;

• ·

  bedrijven die zich hebben aangemeld via de website maar niet zijn ingeloot ontvangen hiervan bericht.

Een nationale aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt via TenderNed (het landelijke elektronische systeem voor aanbestedingen). Nationale aanbestedingen voor werken zullen uitgevoerd worden conform een van de in het Aanbestedingsreglement 2012 beschreven procedures. De meest voorkomende procedures zijn:

• ·

  de openbare procedure

• ·

  de niet-openbare procedure (= met voorselectie)

Boven het van toepassing zijnde Europese drempelbedrag zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden. Europese aanbestedingen moeten vooraf gepubliceerd worden via TenderNed. De gemeente zal bij opdrachten boven de Europese drempel bekijken of een van de uitzonderingsbepalingen in de Europese aanbestedingsregels van toepassing is waardoor Europees aanbesteden niet verplicht is. Voorbeelden van dergelijke uitzonderingsbepalingen zijn:

• 1.

  het aanbesteden van zogenaamde B-diensten zonder grensoverschrijdend belang. voorbeelden hiervan zijn het aanbesteden van huishoudelijk zorg en het onderhouden van gemeentelijke plantoenen door de NoordWestGroep

• 2.

  opdrachten die op basis van een door de gemeenteraad verleent uitsluitend recht. een voorbeeld hiervan is het inzamelen van huishoudelijk afval door de ROVA.

• 3.

  Opdrachten die geplaatst worden via een aankoopcentrale zoals bedoeld in artikel 2.11 van de Aanbestedingswet 2012. een voorbeeld hiervan is GovUnited.

Uitgangspunt in de Aanbestedingswet 2012 is dat er in beginsel geen omzeteis wordt gesteld. Als er toch voor gekozen wordt om een omzeteis te stellen, dan moet dit met zwaarwegende argumenten in de aanbestedingsstukken onderbouwt te worden.

Het stellen van een omzeteis kan aan de orde zijn wanneer er daadwerkelijke risico’s zijn voor wat betreft de beschikbare capaciteit aan personeel en materieel ten behoeve van een tijdige en correcte oplevering van de opdracht door de uiteindelijke contractant. Er kan in dat geval voor een omzeteis van 1, 2 of 3 jaar gekozen worden.

Omdat een eventuele omzeteis een capaciteitseis is en geen eis om specifieke competenties van een inschrijver te toetsen, zal een omzeteis betrekking hebben over de totale omzet van een bedrijf (en niet over de omzet in een specifieke sector).

Het risico op voldoende continuïteit van een onderneming kan het beste door de accountant beoordeeld worden. Bij het afgeven van de accountantsverklaring bij de jaarrekening moet de accountant zich tevens een oordeel vormen over de continuïteit van de onderneming. Als de accountant twijfelt over de continuïteit van de onderneming moet hierover verplicht een paragraaf opgenomen worden in de jaarrekening. Bij een openbare aanbesteding mag als eis gesteld worden dat de laatste jaarrekening geen continuïteitsparagraaf mag bevatten. Hierbij wordt aangesloten bij een al bestaande praktijk, alle midden- en grootbedrijven zijn verplicht hun jaarrekening door de accountant te laten controleren. Dit betekent dat de meeste ondernemers weinig administratieve lasten hebben om aan te tonen dat ze voldoen aan dit criterium.

Het is niet toegestaan om van alle inschrijvers te eisen dat ze een accountantsverklaring bij de inschrijving voegen. Een eventuele accountantsverklaring mag alleen bij de beoogde opdrachtnemer opgevraagd worden.

Een andere manier voor het afdekken van risico’s is het vragen om een bankgarantie. De hoogte van een dergelijke bankgarantie mag maximaal 5% van de opdrachtwaarde bedragen.

Sinds de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 zijn de volgende voorschriften van kracht voor wat betreft het toetsen van technische en beroepsbekwaamheid:

Voorschrift 3.5 F:

De aanbestedende dienst stelt voor het toetsen van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid kerncompetenties vast die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht

Voorschrift 3.5 G:

• 1.

  De aanbestedende dienst vraagt maximaal één referentie per benoemde kerncompetentie.

• 2.

  De aanbestedende dienst vraagt niet dat referentieprojecten een waarde hebben van meer de 60% van de raming van de onderhavige opdracht.

   

In de Gids Proportionaliteit wordt dit toegelicht aan de hand van het volgende voorbeeld:

Een gemeente wil een zogenaamde ‘brede school’ laten ontwerpen en zet daartoe een aanbesteding in de markt. In plaats van een referentie-eis te stellen dat een inschrijver eerder drie keer een brede school moet hebben ontworpen, vraagt de gemeente om door de inschrijver te selecteren referenties die inzicht geven in de gevraagde competenties, zoals bijvoorbeeld een eerder ontworpen school, kinderopvang of multifunctioneel gebouw.

Aan combinaties van inschrijvers zullen geen hogere eisen gesteld worden dan aan een enkele inschrijver. Dit zou discriminatoir zijn en in strijd met Europese regelgeving. Daarnaast zou het stellen van hogere eisen aan combinaties de mogelijkheden voor het (plaatselijke) MKB om mee te dingen naar opdrachten van de gemeente Steenwijkerland verkleinen.

De gemeente Steenwijkerland zal in principe social return toepassen bij de volgende groepen aanbestedingen:

• 1.

  aanbestedingen van diensten met een geraamde opdrachtwaarde boven het actuele Europese drempelbedrag;

• 2.

  aanbestedingen van werken met een geraamde opdrachtwaarde van € 250.000 of meer.

   

In overleg met de inkoopcoördinator en de IGSD zal per aanbesteding bekeken worden of en zo ja op welke wijze social return toegepast zal worden bij de betreffende aanbesteding.

Social return is het maken van afspraken tijdens aanbestedingstrajecten zodat opdrachtgevers van de gemeente een bijdrage leveren aan het bieden van werkgelegenheid en werkervaringsplaatsen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

De gemeente heeft geen volledige beleidsvrijheid bij de toepassing van social return bij gemeentelijk opdrachten. Belangrijkste aandachtspunten zijn:

• 1.

  bij Europese aanbestedingen moet gewerkt worden binnen de kaders van de Europese aanbestedingsrichtlijn7;

• 2.

  bij nationale en meervoudig onderhandse aanbesteding moet rekening gehouden met paragraaf 3.5.6 (Duurzaamheid / sociale voorwaarden) van de Gids Proportionaliteit;

• 3.

  een bijzondere uitvoerings-/contractvoorwaarde op het gebied van social return mag niet te omvangrijk worden in verhouding tot de hoofdopdracht.

   

7Dit betekent o.a. dat de mate waarin inschrijvers mogelijkheden zien tot het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt geen gunningscriterium mag zijn en geen ‘regioclausule’ mag bevatten.

Binnen geldende aanbestedingswetgeving zijn er meerdere manieren waarop social return ingevuld kan worden. Veel toegepaste methodes bij social return zijn8:

8Dit betreft een niet-limitatieve opsomming. Social return bij aanbestedingen is volop in ontwikkeling. De gemeente Steenwijkerland sluit andere manieren om invulling te geven aan social return niet uit en zal per aanbesteding welke oplossing de best passende is.

In paragraaf 7.5 van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is de bijzondere positie van de NoordWestGroep uitgewerkt. Opdrachten - voor zover het beschut werk betreft - zullen onder de volgende voorwaarden zoveel mogelijk bij de NoordWestGroep geplaatst worden:

• a.

  de NWG moet in staat zijn de door de gemeente gevraagde kwaliteit te leveren tegen marktconforme tarieven;

• b.

  de wettelijke regelgeving zoals beschreven in paragraaf 7.5.1 van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De gemeente Steenwijkerland doet bijvoorkeur zaken met ondernemingen die in hun beleid en dagelijkse bedrijfsvoering aandacht hebben voor ‘sociaal ondernemen’. Op die manier wordt social return losgekoppeld van individuele opdrachten. De vraag is hoe bedrijven aan kunnen tonen dat zij ‘sociaal ondernemen’ en op welke manier dit op rechtmatige wijze in het aanbestedingsproces verwerkt kan worden. Een van de mogelijkheden om dit te doen is door de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) te gebruiken. Dit is een relatieve nieuwe manier om social return toe te passen bij aanbestedingen.

In tegenstelling tot de hierna beschreven oplossingen, wordt bij de PSO niet gekeken naar de invulling van social return bij de aan te besteden opdracht, maar wordt gekeken naar wat een bedrijf doet om werkgelegenheid te creëren voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Omdat het een relatief nieuwe oplossing betreft zal eerst nader ingegaan worden op wat de PSO is en hoe deze tot stand is gekomen.

Bij deze vorm vermeldt de gemeente bij de start van de aanbesteding in de aanbestedingsdocumenten een minimaal percentage van de aanneemsom12 dat de aannemer/leverancier verplicht moet besteden aan het inzetten van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Inschrijvers moeten in het inschrijving aangeven dat zij akkoord gaan met deze contracteis om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen. De feitelijke invulling wordt na gunning door de opdrachtnemer, al dan niet in overleg met de gemeente en/of de IGSD, uitgewerkt.

12Landelijk veel toegepaste percentages zijn 5% van de aanneemsom (excl. BTW) bij opdrachten waarbij de loonkosten minimaal 30% van de aanneemsom zijn of 7% van de loonkosten bij opdrachten waarbij de loonkosten minder zijn dan 30% van de aanneemsom.

Bij deze vormt vermeldt de gemeente bij de start van de aanbesteding in de aanbestedingsdocumenten een minimaal percentage van de aanneemsom13 dat de aannemer/leverancier verplicht moet besteden aan het inzetten van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Inschrijvers moeten in het inschrijving aangeven dat zij akkoord gaan met deze contracteis om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen. Daarnaast moeten inschrijvers een plan van aanpak indienen over de manier waarop hij dit denkt te gaan realiseren. De ingediende plannen van aanpak worden inhoudelijk beoordeeld en gewaardeerd.

Deze vorm wordt vaak toegepast in branches waarin inschrijvers al veel ervaring hebben met social return (bijv. de schoonmaakbranche)

13Landelijk veel toegepaste percentages zijn 5% van de aanneemsom (excl. BTW) bij opdrachten waarbij de loonkosten minimaal 30% van de aanneemsom zijn of 7% van de loonkosten bij opdrachten waarbij de loonkosten minder zijn dan 30% van de aanneemsom.

Bij deze variant vraagt de gemeente inschrijvers om met concrete ideeën te komen over de invulling van social return. De ingediende plannen van aanpak worden inhoudelijk beoordeeld en gewaardeerd.

Een van de mogelijkheden die in paragraaf 7.4 van de beleidsnotitie expliciet wordt genoemd is het creëren van leerlingbouwplaatsen. Hieraan is in 2009 een nadere invulling gegeven door het ondertekenen van een convenant leerlingbouwplaatsen.

Welke opdrachten geschikt zijn voor het creëren van leerlingbouwplaatsen

Fundeon14 heeft richtlijn opgesteld met criteria waar een leerlingbouwplaats bijvoorkeur aan moet voldoen.

Voor projecten in de burgerlijke en utiliteitsbouw gaat het om de volgende criteria:

• -

  het project heeft bij voorkeur een doorlooptijd van minimaal 26 weken;

• -

  het project bevat minimaal vijf vakonderdelen voor een vakrichting waarvoor wordt opgeleid;

• -

  het streven is dat er gemiddeld minimaal vijf leerlingen op de bouwplaats aanwezig zijn;

• -

  voor ieder beroep waarvoor leerlingen worden opgeleid is een opgeleide leermeester op het werk aanwezig.

   

Voor projecten in de gespecialiseerde aanneming en infra gaat het om de volgende criteria:

• -

  het project heeft bij voorkeur een doorlooptijd van minimaal 13 weken;

• -

  het project bevat minimaal vijf vakonderdelen voor een vakrichting waarvoor wordt opgeleid;

• -

  het streven is dat er gemiddeld minimaal drie leerlingen op de bouwplaats aanwezig zijn;

• -

  voor ieder beroep waarvoor leerlingen worden opgeleid is een opgeleide leermeester op het werk aanwezig.

   

Let wel; het gaat hier niet om ‘harde’ minimumeisen, maar om een indicatieve richtlijn.

Welke bepaling opgenomen moet worden in het bestek

Bij aanbesteding van werken die geschikt zijn voor het realiseren van leerlingbouwplaatsen moet het volgende artikel opgenomen worden in het bestek, hoofdstuk ‘Algemene voorwaarden’:

Leerlingbouwplaatsen

Dit bouwproject, wordt uitgevoerd als leerlingbouwplaats, er worden leerlingen geplaatst die worden opgeleid volgens het principe van de beroepsbegeleidende leerweg (werken en leren).Leerlingen worden in staat gesteld, binnen de realisering van dit project alle voorkomende bouwkundige en/of infra werkzaamheden (mee) uit te voeren.

Er kan sprake zijn van nieuwbouw, verbouw, restauratie of renovatie. Dit betreft zowel timmer- , metsel- of infrawerkzaamheden / maar ook de andere specialistische beroepen vallend binnen de kwalificatiestructuur Bouw en Infra.Opgeleide leermeesters in dienst van de uitvoerende bedrijven zijn verantwoordelijk voor de voortgang en kwaliteit van het werk en de begeleiding van leerlingen in de praktijk. De bedrijfsadviseur van Fundeon adviseert over de opzet en uitvoering van de leerlingbouwplaats.

De voorwaarden en de aanvraag tot erkenning staan vermeld in de brochures Leerlingbouwplaatsen en Erkenningsregeling opgesteld door

Fundeon, Kenniscentrum Beroepsonderwijs Bouw en Infra.

14Fundeon is het kennis- en adviescentrum voor het opleiden en ontwikkelen van personeel in de bouw en infra. Fundeon vormt de schakel tussen het onderwijs en het bedrijfsleven.

Aanbestedingsregels staan het opnemen van een zogenaamde ‘ regio clausule’ waarin geëist wordt dat de in te zetten mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt uit een bepaalde regio (bijv. uit de gemeente Steenwijkerland) moeten komen niet toe. Wat wel is toegestaan is dat de IGSD direct nadat de gunningsbeslissing bekend is gemaakt contact opneemt met de geselecteerde inschrijver. DE IGSD kan dan aanbieden om de (lokale) ondernemer te helpen bij de nadere invulling van social return en op die manier stimuleren dat er in de praktijk wel mensen uit de kaartenbak van de IGSD ingezet worden.

Daar komt bij dat toepassing van social return bij aanbestedingen om maatwerkoplossingen vraagt. De IGSD kan in de voorbereidende fase de gemeente adviseren over en helpen bij de invulling van social return bij een aanbesteding.

Waarom een standaard voor klachtafhandeling bij aanbestedingen?

In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen aanbestedendediensten en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. Wanneer het een

ondernemer betreft die een klacht heeft over een aanbestedende dienst, dan mag van deaanbestedende dienst worden verwacht dat hij zich inspant om de klacht te behandelen. Vooraanbestedende diensten die tevens een bestuursorgaan zijn, geldt dat zij op grond van titel 9.1van de Algemene wet bestuursrecht (Awb – zie kader in paragraaf 8.1.2.2) een klacht behoorlijk en

zorgvuldig moeten behandelen. Wanneer het een aanbestedende dienst betreft die een klacht heeftover de wijze waarop een ondernemer zich opstelt in een aanbestedingsprocedure, dan mag ookvan die ondernemer verwacht worden dat deze er voor open staat om het eigen gedrag teonderzoeken en tot een oplossing te komen.

In de memorie van toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 is aangekondigd dat het initiatiefwordt genomen om in samenwerking met aanbestedende diensten en ondernemers te komen toteen uniforme klachtenregeling die kan bijdragen aan een snelle en zorgvuldige afhandeling vanklachten. De standaard voor de klachtafhandeling door aanbestedende diensten en ondernemers ishiervan de uitwerking. Aanbestedende diensten wordt aangeraden deze standaard voorklachtafhandeling onderdeel te laten zijn van hun aanbestedingsbeleid.

Toepassing van deze standaard voor klachtafhandeling kan tot gevolg hebben dat klachten die inonderling overleg opgelost kunnen worden niet nodeloos aan de rechter worden voorgelegd.

Misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding kunnenworden hersteld zonder dat zaken escaleren. Ondernemers voelen zich door een goedeklachtafhandeling gehoord en hun klacht wordt geadresseerd zonder dat ze naar rechtsmiddelenhoeven te grijpen. Dat is in het belang van alle betrokken partijen. Ook als een klacht niet leidt totcorrectie kan een snelle en laagdrempelige klachtafhandeling nuttig zijn. Zowel aanbestedendediensten als ondernemers kunnen daarvan leren en deze kennis bij toekomstige aanbestedingen inde praktijk brengen. Zo kan het toepassen van de standaard voor klachtafhandeling bijdragen aanverdere professionalisering van aanbestedende diensten en ondernemers.

Verwacht wordt dat zowel de gemeente als de ondernemer zich professioneel opstelt. Zij gaan daarom met elkaar om op basis van wederzijds respect en met begrip voor elkaars posities enverantwoordelijkheden. Ook mag van beide partijen verwacht worden dat zij kennis van het aanbestedingsproces hebben en dat de rechten en plichten die daaruit voortvloeien bij henbekend zijn.

De toepassing van deze standaard voor klachtafhandeling betekent dat de gemeente ingediende klachten in ontvangst neemt en die met spoed behandelt. Als de gemeente de klacht afwijst danmotiveert de gemeente dit behoorlijk. De ondernemer spant zich in om zijn klacht tijdig kenbaar te maken en zal de standaard voor klachtafhandeling niet misbruiken. De ondernemer dient zich te realiseren dat de gemeente niet alleen met de klager te maken heeft, maar ook met alle andereondernemers die bij de aanbesteding betrokken zijn of potentieel bij soortgelijke aanbestedingenbetrokken kunnen worden.

Het indienen van een klacht zet een aanbestedingsprocedure niet stil. De gemeente isvrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de procedure.

Een ondernemer die een klacht heeft ingediend kan te allen tijde alsnog naar de rechter stappenom de kwestie in kort geding te beslechten. De afhandeling van een al ingediende klacht zal in deregel opgeschort worden door de gemeente tot na de uitspraak van de rechter.

Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding van de gemeente, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Ook brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra kunnen ten behoeve van bij hen aangesloten ondernemers klachten indienen.

Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van de gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden van de gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

Een ondernemer formuleert een klacht in directe bewoordingen. De klacht dient als zodanigherkenbaar te zijn. Daarna dient de ondernemer zijn klacht in bij het klachtenmeldpunt van de gemeente.

Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van deAanbestedingswet 2012 vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn. Onder

nationale aanbestedingen worden ook meervoudige onderhandse aanbestedingen begrepen.

Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de gemeente.

De ondernemer doet er goed aan zijn klacht in een zo vroeg mogelijk stadium in te dienen. De

wijze waarop dit gebeurt is beschreven in paragraaf 8.1.3.4. Van de gemeente wordt verwacht dat deze de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling neemt en het onderzoek naar het al dan niet gegrond zijn van de klacht voortvarend voortzet. Hij moet bij het nemen van de beslissing op de klacht en de eventuele maatregelen naar aanleiding van die beslissing spoed betrachten, rekening houdend met de belangen van de klager en de andere bij de aanbesteding betrokken partijen.

Alleen ondernemers die belang hebben bij de verwerving van een specifieke opdrachtkunnen een klacht indienen. Daaronder vallen alleen:

• geïnteresseerde ondernemers,

• (potentiële) inschrijvers en gegadigden,

• onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden,

• brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra van ondernemers.

Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatiehoofdaannemer - onderaannemer.

Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking

tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht

indienen.

Om te komen tot een uniforme klachtenregeling die kan bijdragen aan een snelle en zorgvuldige

afhandeling van klachten heeft de gemeente ervoor gekozen om de standaard voor klachtafhandeling toe te passen.

De ondernemer dient zijn klacht in bij het klachtenmeldpunt. Dit is een aanspreekpunt binnen degemeente dat onafhankelijk en met een frisse blik de klacht bekijkt en daarover een advies uitbrengt aan de gemeente.

Onafhankelijk betekent dat de persoon die de klacht behandelt niet direct betrokken is(geweest) bij (het opstellen van) de aanbesteding. Onafhankelijk betekent bijvoorbeeld niet dat deklacht moet worden behandeld door iemand van buiten de inkoopafdeling.

Het klachtenmeldpunt hoeft ook niet altijd door dezelfde persoon te worden uitgevoerd, maar kanper aanbesteding wisselen. Aanbestedingsklachten zullen worden afgehandeld binnen het cluster Beleid en Juridisch Advies. Binnen dit cluster is al ervaring aanwezig met het afhandelen van in het kader van de Awb klachtenprocedure.

Op de pagina over aanbesteden op de gemeentelijke website vermeldt de gemeente waar ondernemers een klacht kunnen indienen en hoe de klachtprocedure na het indienen van de klacht bij het klachtenmeldpunt verder verloopt.

Het is aan de gemeente om uiteindelijk te bepalen op welke wijze hij inhoudelijk op deklacht reageert. Het is wenselijk dat de gemeente, zodra de klacht is beoordeeld, zosnel mogelijk en op passende wijze aan de klager laat weten wat hij beslist heeft (de klacht isterecht, de klacht is niet terecht of de klacht is slechts gedeeltelijk terecht) en wat hij met de

klacht gaat doen.

Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leverenen niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van de standaard voor klachtafhandeling te leiden.Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van deaanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de gemeente inbrengen, zodat deze daarop in de Nota van Inlichtingen kan ingaan. Dit geldt ook voor een verzoek tot hetdoorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten.

Wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie in de nota van inlichtingen (of indien van

toepassing in individuele inlichtingen) kan hij bij de gemeente een klacht indienen. Dat

geldt ook als een reactie uitblijft. Ook kan een ondernemer gelijk een klacht indienen. Als een

ondernemer een bericht aan het klachtenmeldpunt stuurt, mag er vanuit worden gegaan dat het

een klacht betreft.

• • a.

    De ondernemer dient zijn klacht met behulp van een standaard webformulier in. In de klacht maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.

  • b.

    Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht.

  • c.

    Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en gemeente aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

  • d.

    Wanneer de gemeente na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de gemeente corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de gemeente dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de gemeente aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.

  • e.

    Wanneer de gemeente na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.

  • f.

    Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de gemeente voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de gemeente wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

  • g.

    Als de gemeente aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht heeft beoordeeld, of als de gemeente nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

In het geval de gemeente met betrekking tot een aanbesteding een klacht over het gedrag van een ondernemer in een aanbesteding heeft, dan kan de gemeente die aan de orde stellen bij die ondernemer.

De ondernemer bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht. De ondernemer bestudeert deklacht met spoed en laat de gemeente gemotiveerd weten wat zijn reactie is op deklacht.