Reglement voor aanbestedingen van de gemeente Ferwerderadiel

Artikel 1. Begripsbepaling

Onder aanbesteden wordt verstaan: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert *.

* Hoewel de enkelvoudige uitnodiging strikt gezien niet onder deze definitie van aanbesteden valt, wordt deze vorm van marktbenadering ten behoeve van dit reglement wel als aanbestedingsvorm beschouwd.

Artikel 2. Openbaarheidbeginsel

De gemeente Ferwerderadiel hanteert bij het aanbestedingsbeleid een zo groot mogelijk transparantie teneinde de controleerbaarheid van de gevoerde procedure en de economische verantwoording zo controleerbaar mogelijk te maken.

Artikel 3. Aanbestedingsvormen

De gemeente Ferwerderadiel onderscheidt de volgende vier aanbestedingsvormen:

• 1.

  Enkelvoudige uitnodiging: de gemeente Ferwerderadiel kiest een leverancier uit. Deze vorm wordt toegepast bij aantoonbare specialisatie waardoor 1 op 1 is toegestaan, alsmede bij opdrachten waarbij de aanbestedingsprocedure, naar verhouding, te veel kosten met zich meebrengt. Een motivatie hierover is verplicht.

• 2.

  Onderhands aanbesteden: aanbesteding waarbij een beperkt aantal mededingers kan inschrijven (3 tot 5)

• 3.

  Openbaar aanbesteden: een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedereen onder bepaalde inschrijvingsvoorwaarden kan inschrijven

• 4.

  Europees aanbesteden: de gemeente Ferwerderadiel plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers.

   

  De toe te passen methode wordt gekozen op basis van de onderstaand vastgestelde drempelbedragen

   

Artikel 4. Vrijstellingen en afwijkingen

Het is mogelijk om af te wijken van het bovenstaande principe. Daartoe dienen de expliciete afwijkingsvoorstellen aantoonbaar en gemotiveerd aan het college te worden voorgelegd. De afwijkingsvoorstellen kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:

• 1.

  een (zeer) kritische opleverdatum, waarbij schade optreedt bij de overschrijding daarvan;

• 2.

  de doorslag die kwaliteitsaspecten geven voor de verlening van een opdracht;

• 3.

  het feit dat het uitvoeringsproces bijzonder complex en kritisch is;

• 4.

  de kritische verwevenheid met parallelle processen;

• 5.

  de simpelheid van een eenmalig project of uitvoeringsactiviteit;

• 6.

  het feit dat er sprake is van vervolgopdrachten;

• 7.

  de kostenafweging, namelijk de kosten van openbare aanbestedingen staan niet in verhouding tot het mogelijk te behalen financiële voordeel;

   

  Daarnaast zijn de volgende zaken vrijgesteld van aanbestedingen:

Artikel 5. Europese aanbestedingen

De gemeente Ferwerderadiel hanteert de Europese richtlijnen voor aanbestedingen. Deze hebben betrekking op de aan te besteden dienst, de waarde van de opdracht en het soort opdracht.

De opdracht wordt Europees aanbesteed als de financiële omvang van deze opdracht boven de volgende drempelwaardes uitkomt.

Sinds 1 december 2005 geldt in Nederland de nieuwe aanbestedingsrichtlijn voor leveringen, diensten en werken Richtlijn 2004/18/EEG, die de Europese richtlijnen uit 1992 en 1993 vervangt. Deze nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn is uitgewerkt in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). De derde paragraaf van het BAO gaat over drempelbedragen. Deze worden iedere twee jaar herzien. De Europese Commissie heeft de nieuwe drempelbedragen voor de periode 2006/2007 gepubliceerd. Deze drempelbedragen zijn vanaf 1 januari 2006 als volgt:

Artikel 6. Aantal offertes

• 1.

  Voor werkzaamheden welke vallen binnen het regime van onderhandse aanbestedingen dienen minimaal drie offertes met elkaar te worden vergeleken. Van deze regel kan worden afgeweken indien na aantoonbare inspanningen het niet mogelijk is gebleken drie offertes met elkaar te vergelijken. In deze situatie kan volstaan worden met twee offertes.

• 2.

  Indien er bij onderhandse, openbare of Europese aanbestedingen slechts één offerte wordt ontvangen wordt in principe een nieuwe aanbestedingsronde gehouden, eventueel met aangepaste doelformulering.

• 3.

  Het college kan afwijken van hetgeen bepaald is in het tweede lid mits hiertoe dringende redenen bestaan. Een dergelijk besluit moet met redenen omkleed genomen worden.

Artikel 7. Informatieverstrekking

• 1.

  De gemeente Ferwerderadiel is gehouden om alle partijen die zijn benaderd, zich hebben aangemeld of op een andere wijze beschikbaar zijn voor het offerte traject gelijktijdig en gelijkwaardig van informatie te voorzien.

• 2.

  Afhankelijk van de taak die wordt uitbesteed of het eindproduct dat wordt verwacht kan het college partijen de mogelijkheid bieden tot het aanvragen van nadere informatie in schriftelijke of mondelinge vorm. Het bieden van deze mogelijkheid moet schriftelijk in de aanbestedingsbrief worden vermeld, inclusief de daarvoor aangewezen contactpersoon.

Artikel 8. De informatievoorziening

De informatieoverdracht van de gemeente Ferwerderadiel aan partijen die betrokken zijn bij het offerte traject dient voorzien te zijn van de volgende onderdelen en fasering:

Fase 2: start van het keuze traject

Artikel 9. Reactietermijn

De initiërende partij (de gemeente) is gehouden om binnen de gestelde termijnen te reageren en/of de beschreven acties te ondernemen welke zijn verordonneerd. De gemeente verstuurt drie dagen na ontvangst van de offerte en de bijbehorende stukken een ontvangstbevestiging aan de offrerende partij.

Artikel 10. Beoordeling geschiktheid aanbieder en beoordeling offerte

De gemeente Ferwerderadiel hanteert een aantal objectieve selectiecriteria (om de geschiktheid van de aanbieder vast te stellen) en gunningscriteria met betrekking tot de beoordeling van de offerte. Deze criteria worden voorafgaande aan het offerte traject aan de inschrijvers bekendgemaakt.

In elk geval worden de volgende aspecten beoordeeld:

Daarnaast formuleert de gemeente indien relevant een aantal variabele criteria die passen bij de aan te besteden werkzaamheden.

Artikel 11. Keuzebepaling college of gemandateerde

• 1.

  De gemeente bepaalt op basis van de door haar zelf geformuleerde criteria de keuze voor de uitvoeringspartij welke de activiteiten voorvloeiende uit de aanbestedingsprocedure en de opdrachtaanvaarding gaat uitvoeren.

• 2.

  De bevoegdheid tot het beoordelen en gunnen van de opdracht kan door het college gemandateerd worden aan een of meerdere van haar leden of aan het sectorhoofd. Een dergelijk gemandateerde bevoegdheid moet conform de voorschriften van dit reglement uitgeoefend worden. Aan de uitoefening van een dergelijke bevoegdheid kunnen door het college extra voorwaarden worden verbonden.

Artikel 12. Keuzebepaling door externe

• 1.

  Met het besluit om permanent of voor langere tijd een bevoegdheid van de gemeente aan een externe partij te mandateren kan worden besloten eveneens de bevoegdheid te mandateren om namens de gemeente opdrachten aan andere externe partijen aan te besteden.

• 2.

  De overdracht van deze bevoegdheid moet met redenen omkleed genomen worden.

• 3.

  Dit reglement blijft onverminderd van kracht.

Artikel 13. Controle

De gemeente Ferwerderadiel controleert regelmatig de voortgang van de inspanningen gedurende het traject en de wijze waarop deze zijn uitgevoerd. Het onderhavige aanbestedingsprotocol is hierbij de leidraad.

Artikel 14. Rapportage

De uitkomsten van de controles dienen kort en bondig gerapporteerd te worden aan de daartoe aangewezen partijen en functionarissen.

Artikel 15. Geheimhouding

Alle regels welke voorvloeien uit de geheimhoudingsplicht van de gemeente en welke van toepassing zijn op handelingen van de gemeente als zodanig zijn van toepassing op dit reglement.