30989_3
Voorschriften betreffendehet beheer van de archiefbewaarplaats en het
beheer van documenten van gemeentelijke organen
nl
regeling
Ferwerderadiel
2012-04-23T14:05:09Z
Ferwerderadiel
Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2012
algemeen
Archiefverordening, artikel 7.
2012-04-18
Geen.
Ferwerderadiel
college van burgemeester
en wethouders
2012-05-012021-01-01
nieuwe regeling
Geen.
Geen.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het
“Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2006”.
Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;
besluiten:
vast te stellen de navolgende:
VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE
ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET BEHEER VAN DE DOCUMENTEN VAN DE
GEMEENTELIJKE ORGANEN
Hoofdstuk I
Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op
documenten die op grond van de voor de gemeente geldende
selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit
in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk II
De archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de Wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
bewaarplaats, die zich bevindt in de kluisruimte van het
gemeentehuis van Ferwerderadiel, Hegebeintumerdyk 2 te Ferwert.
In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte
documenten, ook documenten met een afwijkend openbaarheidregime,
zoals aangegeven in de door de secretaris bijgehouden depotstaat
bevinden.
Artikel 3
De secretaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
Artikel 4
De secretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en
documentatie op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of
personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis
van belang kan worden geacht.
Artikel 5
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming
in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten,
verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde
documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming
in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is
de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de
in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij
verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt, afbeeldingen,
afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de
verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij
verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde
werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief
op de hoogte gesteld.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de
raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter
beschikking worden gesteld.
Artikel 7
De secretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het door hem
gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III
Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel 8
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen:
buro Ondersteuning van de sector Middelen en Ondersteuning.
Artikel 9
Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen
de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met
het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV
Archiefvorming en –ordening
Productie van documenten
Artikel 10
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van
documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun
houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Wet
gestelde eisen.
Artikel 11
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen,
verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of
krachtens de Wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden
toegepast.
Artikel 12
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander
exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 13
Het hoofd van de beheereenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg
voor de opstelling van de procedures voor documentenverkeer en de
behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend
met de bij en krachtens de Wet gestelde eisen.
Identificering van documenten
Artikel 14
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder
document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer
het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of
vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de
status en het ontwikkelingsstadium van het document is en wanneer en
aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden
vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen
worden teruggevonden.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet
benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de
verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk
voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen
verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 15
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van
procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen
worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 16
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer
staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden
gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een
doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de
Archiefregeling.
Artikel 17
Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat van
informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling
een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de
informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden
gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn
vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens
vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het
overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het
betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing
de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende
bestanden.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van
de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de
toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur
wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Het hoofd van de beheereenheid doet zodra nodig opgave van de
noodzaak tot conversie of migratie van documenten en
informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in
het vierde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de beheereenheid als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waar de
betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn
opgemaakt of ontvangen;
de beheereenheid als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waaraan
bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn
overgegaan, voor de daarbij aan haar overgedragen digitale
documenten of informatiebestanden;
de stafgroep automatisering, indien er volgens beide voorgaande
punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
De stafgroep automatisering verleent technische ondersteuning bij de
in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
Artikel 18
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde,
waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer
onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of
vervreemd.
Hoofdstuk V
Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Artikel 19
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer
staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden
bewaard.
Artikel 20
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het
beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de Wet
gestelde eisen.
Artikel 21
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of
ingebruikneming van archiefruimten, behoeven de goedkeuring van burgemeester
en wethouders.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 22
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige
informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische,
procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging,
verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor, gezien
hun aard en status, niet in aanmerking komen.
Artikel 23
Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder
zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen
op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts
toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn
belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere
functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de
beheereenheid.
Artikel 24
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij
ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 25
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van
daarvoor in aanmerking komende documenten.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere
vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming
van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die
functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de
betreffende aangelegenheid.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid
kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 26
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in
artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring
van burgemeester en wethouders.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 27
Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg
mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden
voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en
krachtens de wet gegeven voorschriften.
Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en
informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn
aangeeft.
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in
artikel 17 van dit besluit bedoelde inventaris.
Artikel 28
Het hoofd van de beheereenheid stelt, alvorens tot vernietiging van
documenten over te gaan, voor zijn beheereenheid een lijst op van
vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende
selectielijst.
Overbrenging van documenten
Artikel 29
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt,
in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en
informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar
voor raadpleging, overgebracht.
Hoofdstuk VI
Slotbepalingen
Artikel 30
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit, t.w. 1 mei
2012, vervalt het “Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2006”.
Artikel 31
Dit besluit kan worden aangehaald als het “Besluit Informatiebeheer
Ferwerderadiel 2012”.
Ferwert, 18 april 2012.
Burgemeester en Wethouders voornoemd,
mr. R.M. Kammer mr. W. van den Berg
secretaris. burgemeester.