30989_1 Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats nl regeling Ferwerderadiel 2010-06-30 Ferwerderadiel Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2006 algemeen Archiefverordening, artikel 7. 2006-03-14 Geen. Ferwerderadiel college van burgemeester en wethouders 2006-05-01 2012-05-01 nieuwe regeling Geen. Geen. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit, t.w. 1 mei 2006, vervalt het “Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2002”. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS, HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS, HET BEHEER VAN DE DOCUMENTEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, VOORZOVER DEZE DOCUMENTEN NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald. Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats Artikel 2 De in artikel 31 van de Wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de kluisruimte van het gemeentehuis van Ferwerderadiel, Hege-beintumerdyk 2 te Ferwert. Artikel 3 De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel 4 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 5

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel 6 Wij kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel 7 De secretaris brengt eenmaal per (twee) jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening Artikel 8 Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatie-onderdeel aangemerkt:

buro Ondersteuning van de sector Middelen en Ondersteuning. Artikel 9 Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 10 Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening Productie van documenten Artikel 11 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Wet gestelde eisen. Artikel 12 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel 13 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel 14 Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voorzover van toepassing – zorg voor de opstelling van de procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de Wet gestelde eisen. Identificering van documenten Artikel 15

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig Wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel 16 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel 17 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling. Artikel 18

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 8 van dit besluit stellen het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste éénmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

De sectie documentaire informatievoorziening doet, zodra nodig, opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatie-bestanden, bedoeld in het eerste lid.

Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

de stafgroep automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

De stafgroep automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie. Artikel 19 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Hoofdstuk V Beheer van documenten Bewaring van documenten Artikel 20 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel 21 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de Wet gestelde eisen. Artikel 22 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders. Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel 23 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor, gezien hun aard en status, niet in aanmerking komen. Artikel 24 Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Artikel 25 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de Wet gegeven regels. Artikel 26

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en Wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid, kunnen burgemeester en Wethouders voorwaarden verbinden. Vervreemding en overdracht van documenten Artikel 27 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 30 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders. Selectie en vernietiging van documenten Artikel 28

Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de Wet gegeven voorschriften.

Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 18 van dit besluit bedoelde inventaris. Artikel 29 Het hoofd van de beheerseenheid stelt, alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan, voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. Overbrenging van documenten Artikel 30 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel 31 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit, t.w. 1 mei 2006, vervalt het “Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2002”. Artikel 32 Dit besluit kan worden aangehaald als het “Besluit Informatiebeheer Ferwerderadiel 2006”. Ferwert, 14 maart 2006. Burgemeester en Wethouders voornoemd, mr. R.M. Kammer mr. W. van den Berg secretaris. burgemeester.