Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Raalte

Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Raalte
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Privacyreglement e-mail- en internetgebruik
Citeertitel	Privacyreglement e-mail- en internetgebruik
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Wet elektronisch bestuurlijk verkeer
Wet elektronische handtekeningen
Algemene wet bestuursrecht

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
04-07-2013		25-04-2019	Nieuwe regeling	02-04-2013 Weekblad voor Salland, 03-07-2013	1643

Tekst van de regeling

Intitulé

Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

Burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,

Gelet op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet elektronische handtekeningen;

gelet op:

-
het feit dat de gemeente Raalte aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn email- en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen
-
de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik
-
het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens
-
de instemming met het privacyreglement door de Ondernemingsraad van Raalte

besluit het volgende

privacyreglement e-mail- en internetgebruik

vast te stellen:

Artikel 1. Definities

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

WBP: Wet bescherming persoonsgegevens

Gemeente: de gemeente Raalte

Cbp: College bescherming persoonsgegevens

Medewerker: Degene die aan te merken is als:

a.persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Raalte

b.persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband

E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten

Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde internetfaciliteiten

Elektronische communicatiemiddelen: E-mail- en/of internetfaciliteiten

Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de WBP

Verwerken van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Verantwoordelijke: Het college, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt

Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: Een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht

Artikel 2. Reikwijdte

1.
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
2.
Dit privacyreglement geldt voor werknemers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3. Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatie-middelen heeft de volgende doeleinden:

a.
het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;
b.
het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;
c.
het beveiligen van het systeem en het netwerk.

Artikel 4. Verantwoordelijkheden en beheer

1.
Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
2.
Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
3.
Door de verantwoordelijke worden een of meerdere beheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en).
4.
De beheerders zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 5. Gebruik elektronische communicatiemiddelen

1.
Medewerkers gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.
2.
Incidenteel prive-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door medewerkers is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.
3.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische, discriminerende of anderszins niet integere opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met afdeling ICT te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
4.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de werkplekbeheerder bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
5.
Indien medewerkers met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde en vijfde lid, van overeenkomstige toepassing.
6.
Medewerkers zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Artikel 6. Controle

1.
Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
- a.
  Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).
- b.
  Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
- c.
  Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma's vindt op geautomatiseerde wijze plaats.
2.
Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden.
3.
Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.
4.
Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt.
5.
Indien wordt geconstateerd dat een medewerker dit privacyreglement overtreedt, dan wordt de betrokken medewerker hierop aangesproken door zijn of haar leidinggevende.
6.
Het gebruik van de digitale communicatiemiddelen door OR-leden, commissieleden van de OR, GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel van een standaardcontrole uitgezonderd. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het digitale verkeer.

Artikel 7. Bewaring en verwijdering

1.
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
2.
De duur van bewaring van (onderzoeks)gegevens moet door de secretaris, in het belang van een specifiek onderzoek, verlengd kunnen worden.
3.
Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Artikel 8. Rechten van de medewerker

1.
Aan de medewerker die daarom aan verantwoordelijke verzoekt wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.
2.
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
3.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen twee weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.
4.
De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 9. Sancties

1.
Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in een van de disciplinaire straffen waartoe het ambtenarenrecht mogelijkheden biedt.
2.
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in: maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen. In geval van overtreding door een inhuurkracht kan het inhuurcontract eenzijdig aangepast of opgezegd worden door de gemeente.

Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden

1.
Dit reglement geldt ook voor de dagelijks bestuurders van de gemeente Raalte. Daar waar de secretaris wordt genoemd als bevoegd gezag, wordt in het geval van overtredingen door dagelijks bestuurders de burgemeester in de plaats gelezen. Daar waar beklag de burgemeester betreft, zijn de wethouders in gezamenlijkheid het aanspreekpunt dat kan beslissen over nader onderzoek en het aanspreken van de burgemeester.
2.
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist het college.

Artikel 11. Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie

1.
Dit privacyreglement wordt integraal bekend gemaakt aan alle medewerkers die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.
2.
Dit privacyreglement treedt in werking op de dag na algemene bekendmaking van de regeling aan de medewerkers.
3.
Dit privacyreglement wordt tweejaarlijks geëvalueerd door de verantwoordelijke en de ondernemingsraad.

Artikel 12. Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden WBP van toepassing zijn.

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte d.d. 2 april 2013

Burgemeester en Wethouders van Raalte,

de secretaris,de burgemeester,

Toelichting op Hoofdstuk 4 “Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens”van het “Privacyreglement e-mail en internetgebruik”, m.n. art. 8.

Internet en e-mail zijn steeds meer belangrijk hulpmiddel voor de bedrijfsvoering van (ook) de gemeente Raalte. Beperkt privé gebruik van dergelijke faciliteiten kan en wordt niet uitgesloten. Anderzijds moet misbruik van die voorzieningen wel worden voorkomen en bestreden. Vandaar dat er regels zijn voor controle en nader onderzoek, om gepaste maatregelen te kunnen treffen tegen misbruik situaties. Bij controle en nader onderzoek worden waar mogelijk en voor zover mogelijk de persoonsgegevens van betrokkenen beschermd.

Om die redenen is geregeld dat de reguliere controle op het gebruik van de faciliteiten in beginsel plaats vindt op het niveau van getotaliseerde en niet tot personen herleidbare informatie. Bij concrete verdenkingen kan er gerichte controle plaatsvinden.

Controle op inhoud kan alleen bij zwaarwegende redenen en daartoe moet speciaal opdracht worden gegeven door een van de directieleden. (In beginsel het directielid binnen wiens werkgebied de kwestie zich afspeelt.) In geval van personen met een vertrouwensfunctie (artikel 8, lid 6) beslist de gemeentesecretaris over een nader onderzoek.

In onderzoek wordt zoveel als mogelijk gewerkt met het “vier ogen beginsel”, zodat de onderzoeker een buddy heeft waarmee hij of zij de gegevens kan verwerken en interpreteren. De buddy kan ook externe hulp zijn.

Wie van de onderzoeksresultaten op de hoogte kunnen komen, zijn de ambtelijk opdrachtgever, de leidinggevenden die in lijn boven de personen staan die het onderzoek betreft, de uitvoerders van het onderzoek (inclusief evt. externe deskundigen), de HRM-adviseurs die de betreffende leidinggevende(n) in die casus adviseren en alle anderen die op formele gronden van de feiten op de hoogte gebracht dienen te worden. In die laatste categorie zitten in elk geval het college, dat als dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de organisatie, maar ook de politie waarbij in geval van ambtsmisdrijven verplicht aangifte moet worden gedaan.

Omdat controle en onderzoek behoorlijk kunnen ingrijpen op de privacy van de onderzochte personen, wordt van specifiek opgedragen onderzoek getalsmatig verslag gedaan in het sociaal jaarverslag van de gemeente. Zo kan de Ondernemingsraad zicht houden op de omvang van onderzoek in onze onderneming.