Organisatie | Amersfoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2013 |
Citeertitel | Financiële spelregels subsidiëring 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring
1. Algemene wet bestuursrecht 2. Algemene subsidieverordeing 2013
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-10-2013 | 12-02-2015 | Vervangt oude regeling | 24-09-2013 Stadsberichten 9 oktober 2013 | 4174404 |
Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2013
Burgemeester en wethouders van gemeente Amersfoort;
Overwegende dat het gewenst is aanvullend op de Algemene subsidieverordening 2013 financiële spelregels voor de subsidiëring vast te stellen;
Gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening 2013;
Indexering wordt bepaald aan de hand van de loon- en prijsontwikkelingen in de overheidssector. De prijsontwikkeling wordt vastgesteld op basis van de prijsstijging van de materiële overheidsconsumptie en niet meer aangepast. De looncomponent wordt vastgesteld op basis van de prognose voor het komend jaar van het Centraal Economisch Plan.
Een eventuele correctie vindt plaats op basis van de definitieve cijfers van het afgelopen jaar en de bijgestelde prognose over het lopend jaar en kan gevolgen hebben voor het indexeringspercentage voor volgend jaar.
Artikel 9 Bescheiden voor subsidieverantwoording
Structurele subsidierelaties kunnen gelijktijdig met de structurele verantwoording de verantwoording van de incidentele subsidie indienen. De incidentele subsidie moet dan een onderdeel zijn van het jaarverslag en de jaarrekening:
a.als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie kan worden volstaan met (een bijlage
in) het jaarverslag van de organisatie.
b.als financieel verslag kan voor de incidentele subsidie worden volstaan met (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie.
Een controleverklaring van de accountant is verplicht bij:
een incidentele (meerjarige) subsidie die groter is dan € 50.000 en apart wordt verantwoord, dat wil zeggen niet gespecificeerd in de jaarrekening en jaarverslag van de organisatie.
Overeenkomstig artikel 22 van de Algemene subsidieverordening 2013 wordt een controle
conform het controleprotocol geacht een deugdelijke verantwoording te zijn.
Bij deze controle worden alle onderliggende stukken van de inhoudelijke en financiële verantwoording bij de instelling opgevraagd en gecontroleerd.
De werkwijze voor de steekproefsgewijze controle is vastgelegd in het interne Protocol steekproefsgewijze controle subsidies van de gemeente Amersfoort.
Het college onderzoekt bij de afhandeling van de verantwoording de oorzaken en omvang van de reservevorming en betrekt de uitkomst bij de onderhandelingen over het volgende prestatievoorstel. Hierbij zal een eventuele noodzakelijke toename/afname van te leveren prestaties en nieuwe activiteiten in de toekomst worden betrokken.
Artikel 11 Anti-speculatiebeding
De organisatie mag de saldi van de reserves en voorzieningen rentedragend beleggen, onder voorwaarde dat beleggingen voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden.
De periode van uitzetting van gelden dienen in lijn te liggen met de verwachte periode van het overschot.
Artikel 12 Wachtgelden en vergelijkbare verplichtingen
De organisaties die subsidie ontvangen, dragen zelf het risico van wachtgeldverplichtingen, voor zover er geen nadere overeenkomsten zijn gesloten.
Toelichting bij beleidsregel financiële spelregels subsidiering
In het project Vereenvoudiging subsidieproces is naar voren gekomen dat de Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2001 moet worden geactualiseerd en verduidelijkt. Met deze nieuwe beleidsregel wordt voldaan aan de wens om de beleidsregels te actualiseren.
Inhoudelijk geeft deze beleidsregel weer:
Conform artikel 3 lid 3 van de Algemene subsidieverordening 2013, is het college bevoegd nadere regels vast te stellen.
Enerzijds is de beleidsregel bedoeld om kaders aan te geven, waarbinnen subsidierelaties vermogen kunnen vormen vanuit beschikbaar gestelde gemeentelijke subsidiemiddelen.
Anderzijds zijn deze beleidsregels bedoeld om duidelijkheid, helderheid en uniformiteit te verschaffen, niet alleen voor de subsidierelaties, maar ook voor de medewerkers van de gemeente Amersfoort.
We realiseren ons dat de situatie per instelling verschillend kan zijn en maatwerk nodig kan zijn, mits dit goed is beoordeeld in het licht van actuele risico’s bij de instelling.
Minimum voorwaarden financiële stukken
In de praktijk blijkt dat bij de subsidieaanvraag en de subsidieverantwoording stukken worden aangeleverd, die niet voldoen voor de beoordeling van de subsidie. Daarom is er behoefte aan het bepalen van minimum voorwaarden waaraan aan te leveren stukken moeten voldoen.
Deze minimum voorwaarden zijn opgenomen in de beleidsregel. Door duidelijk vast te leggen voor de subsidieaanvrager, waaraan de aan te leveren stukken moeten voldoen, hoeft minder contact te worden opgenomen met de organisatie in geval van onduidelijkheden.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering
De subsidieontvanger rapporteert over de bedrijfsvoering en de besteding van de subsidiegelden aan de gemeente Amersfoort. Dit kan zijn via de jaarrekening en het jaarverslag conform Burgerlijk Wetboek, of via een inhoudelijk en financieel verslag.
Als Amersfoort meerdere subsidies verstrekt aan één subsidieontvanger, hebben wij het overzicht en de controle. Het wordt een probleem als er meerdere bronnen van subsidie zijn, die wij niet kennen. Daarom is in lid 2 opgenomen dat de subsidieontvanger ervoor verantwoordelijk is om aan de regels van staatssteun te voldoen.
Artikel 5 Bescheiden voor subsidieaanvraag structurele en meerjarige subsidie
Subsidies worden via beschikking verleend of vastgesteld. Bij structurele subsidies werd de beschikking voorheen voorzien van een prestatievoorstel en een vastlegging van de prestatieafspraken in een prestatieverklaring.
De prestatieverklaring is komen te vervallen: vastlegging van de afspraken via beschikking en prestatievoorstel is voldoende.
De exploitatiebegroting die meerdere boekjaar beschrijft, heeft een maximum van 4 jaren: subsidiejaar + drie jaar.
Voor het opstellen van het prestatievoorstel wordt een standaard formulier beschikbaar gesteld.
De subsidieaanvrager wordt verplicht hiervan gebruik te maken.
Opsomming van de benodigde personele en materiële middelen per werksoort of soort product: dit betreft een verzameling activiteiten, die zijn te clusteren per type werk of product. In overleg kan voor dit onderdeel maatwerk worden afgesproken met de gemeente Amersfoort.
In geval van een meerjarige subsidieaanvraag, kan het prestatievoorstel meerdere jaren bevatten. Ook hiervoor geldt een maximum van 4 jaren.
Artikel 6 Verlenen en vaststellen van een subsidie
Bij de introductie van de budgetsubsidie is ervoor gekozen structurele subsidies gelijk vast te stellen om de efficiënte inzet te stimuleren. Budgetsubsidiëring houdt in:
Onderdeel van de Amersfoortse budgetsubsidiëring is dat niet wordt afgerekend over het jaar waarvoor subsidie is verstrekt. Op grond van deze financiële spelregel is het mogelijk bij de onderhandelingen het resultaat in het lopende jaar te betrekken bij de prestaties in het volgende jaar.
Structurele subsidies worden jaarlijks geïndexeerd. De subsidieontvanger wordt via de indexeringsbrief op de hoogte gesteld van de indexering.
Voor incidentele of meerjarige subsidies die jaaroverschrijdend zijn, wordt dit per geval bepaald.
Bij vaststelling van de begroting door de raad, kan de indexering teniet worden gedaan door een bezuinigingsmaatregel. De gemeente Amersfoort spant zich in om in een zo vroeg mogelijk stadium de subsidieontvanger te berichten, met in acht neming van de redelijke termijn (artikel 4:50 van de Algemene wet bestuursrecht). In het algemeen wordt een termijn van 6 maanden tot 1 jaar (tussen de aankondiging van de wijziging en de datum waarop deze in zal gaan) als ‘redelijke termijn’ aangeduid: de subsidieontvanger moet tijd worden gegund om verplichtingen jegens derden op zorgvuldige wijze af te handelen.
Een eventuele correctie vindt plaats op basis van de definitieve cijfers van het afgelopen jaar en de bijgestelde prognose over het lopend jaar. De correctie van het indexeringspercentage wordt betrokken bij de bepaling van het indexeringspercentage van het volgende subsidiejaar.
Artikel 9 Bescheiden voor subsidieverantwoording
Hierin is opgenomen dat de subsidieontvanger de verantwoording apart kan aanleveren óf opnemen in de jaarrekening en het jaarverslag van de organisatie.
De structurele subsidierelatie die tevens een incidentele subsidie ontvangt, kan met de Algemene subsidieverordening de incidentele subsidie verantwoorden met de structurele subsidie, mits de incidentele subsidie duidelijk zichtbaar is en wordt verantwoord in het jaarverslag en de jaarrekening van de subsidieontvanger.
Rechtspersonen zijn verplicht de administratie te bewaren, conform Burgerlijk wetboek boek 2, artikel 10.
Subsidieontvangers die geen rechtspersoon zijn, moeten de administratie 2 jaar bewaren.
Dit artikel heeft als doel te voorkomen dat instellingen de gelegenheid krijgen om gemeenschapsmiddelen te gebruiken voor overmatige reservevorming. Reservevorming is tot op zekere hoogte wenselijk, doch niet onbeperkt.
Met betrekking tot de financiële kaders is de afweging gemaakt om geen maximum percentages te koppelen aan vermogensvorming. Aangezien de gemeente Amersfoort een ruime scope van instellingen subsidieert, is het niet wenselijk om één percentage af te spreken voor vermogensvorming. Per instellingen kunnen de risico’s zeer verschillend zijn. De beoordeling van de hoogte van vermogensvorming vindt derhalve per instelling plaats.
Artikel 11 Anti-speculatiebeding
Gelet op de huidige situatie in de financiële markten moeten eventuele overschotten onder strikte voorwaarden belegd worden.