| Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Pijnacker-Nootdorp 2013 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Pijnacker-Nootdorp 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Met ingang van de datum inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer Pijnacker-Nootdorp 2006.
Archiefverordening van Pijnacker-Nootdorp 2013, art. 7
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-11-2013 | 04-12-2018 | nieuwe regeling | 12-11-2013 Telstar, 20-11-2013 | 13INT06185 BBV13.0209 |
Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
overwegende dat voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen voorschriften moeten worden vastgesteld;
gezien het advies van de afdeling Dienstverlening, Informatievoorziening en Automatisering d.d. 12 november 2013;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Pijnacker-Nootdorp 2013;
vast te stellen het Besluit Informatiebeheer Pijnacker-Nootdorp 2013.
HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN
de wet: Archiefwet 1995
het besluit: Archiefbesluit 1995
archiefregeling: Archiefregeling
archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 12 september 2013;
documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
gemeentearchivaris: de volgens artikel 32 van de wet benoemde functionaris
algemeen directeur: de volgens artikel 102 van de Gemeentewet aangestelde gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger.
selectielijst: de lijst als bedoeld in artikel 5 van de wet
Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van de gemeente Delft
De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
De gemeentearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentearchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De gemeentearchivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentearchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De gemeentearchivaris verstrekt daaruit aan een ieder die dat verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
HOOFDSTUK III VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen: de ambtelijke organisatie ter ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders.
De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de informatie betreffende werkprocessen van de beheereenheden die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Deze verantwoordelijkheid kan gemandateerd worden aan de proceseigenaar.
HOOFDSTUK IV GOEDE, GEOORDENDE EN TOEGANKELIJKE STAAT
Het informatie structuurplan bevat ten minste een overzicht van de bij de proceseigenaren in gebruik zijnde informatiesystemen en bevat de gegevens genoemd in artikel 19 van de Archiefregeling.
De directeuren dragen er zorg voor dat de informatie op dusdanige wijze en met dusdanige materialen tot stand komt dat de materiële houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De ordening van informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek die is vastgelegd in het informatie structuurplan.
Van informatie wordt vastgelegd wanneer deze is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welk werkproces het betrekking heeft, de samenhang met andere informatie, wat de status en het ontwikkelingsstadium van deze informatie is en wanneer en aan wie welk exemplaar is verzonden.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
De feitelijk beheerder draagt er zorg voor – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De feitelijk beheerder kan een voorstel doen om informatie te laten vervangen door reproducties als bedoeld in artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit.
Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem ontsloten informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor de raadpleging, overgebracht.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit informatiebeheer Pijnacker-Nootdorp 2006.
Vastgesteld in de vergadering van 12 november 2013.
de secretaris, de burgemeester,
drs. J.P.R. Woudstra drs. F.H. Buddenberg
Dit Besluit informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Pijnacker-Nootdorp 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten. Het besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en betreffende het beheer van documenten met inbegrip van e-mail en webformulieren. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. Het is aangepast aan de geactualiseerde Archiefregeling.
Onder e en g, documenten en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels over het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 17 van dit besluit.
De wet draagt de gemeentearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentearchivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentearchivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Ten minste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften betreffende selectie en vernietiging rekening te houden.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De opstelling van de procedures wordt aan de feitelijk beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Bij vervanging en ter beschikking stelling dient als gevolg van het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De gemeentearchivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.