| Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacy-protocol voor het Sociaal Platform Pijnacker-Nootdorp |
| Citeertitel | Privacy-protocol voor het Sociaal Platform Pijnacker-Nootdorp |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Geen
Wet bescherming persoonsgegevens
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-11-2013 | nieuwe regeling | 05-11-2013 Telstar, 14-11-2013 | 13INT03924 BBV13.0168 |
Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het advies van de afdeling BPZ (MZ) d.d. 14 oktober 2013;
gelet op de samenwerkingsovereenkomst Sociaal platform van 29 mei 2006;
gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;
overwegende, dat het noodzakelijk is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer regels te stellen met betrekking tot de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens van betrokkenen;
vast te stellen het navolgende privacy-protocol voor het Sociaal platform;
bijzondere persoonsgegevens: de persoonsgegevens als bedoeld in artikel 16 van de Wet;
verwerking van persoonsgegevens: de verwerking van gegevens als bedoeld in artikel 1 onder b. van de Wet;
de Wet: de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel 2 Doel verwerking persoonsgegevens
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is op basis van de samenwerkingsovereenkomst te zorgen voor een adequaat hulpaanbod aan die inwoners van de gemeente Pijnacker-Nootdorp die voor wat betreft wonen en leven in een potentiële (meervoudige) probleemsituatie verkeren.
Dit protocol is van toepassing op iedere vorm van verwerking als bedoeld in artikel 1 onder b. van de Wet.
Artikel 6 Bijzondere persoons gegevens
Tenzij aantoonbaar noodzakelijk voor het bieden of organiseren van een adequaat hulpaanbod worden geen gegevens verwerkt of uitgewisseld met betrekking tot:
Artikel 7 Wijze van verkrijging van gegevens
De noodzakelijke persoonsgegevens worden verkregen van of door:
Artikel 8 Verwijderen van gegevens
De geregistreerde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld.
Artikel 11 Veiligheid in het geding
De toestemming als bedoeld in artikel 9 lid 2 onder a. is evenmin noodzakelijk indien de veiligheid van de hulpbehoevende, de gerelateerden, een partner of een derde in het geding is of de hulpbehoevende na weigering naar redelijke verwachting de contacten met de partner(s) zal verbreken, terwijl deze contacten noodzakelijk zijn om hem of zijn gerelateerden te beschermen.
Artikel 12 Gegevensverstrekking aan derden
Gegevensverstrekking aan een derde vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in dit protocol en de Wet.
Artikel 13 Omgang met verstrekte en/of beschikbaar gestelde gegevens
De verstrekte of beschikbaar gestelde gegevens worden in overeenstemming met de Wet op zorgvuldige wijze verwerkt.
De partners in deze samenwerkingsovereenkomst treffen ieder voor zich de nodige technische- en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verkregen en opgeslagen gegevens.
Artikel 15 Rechten van betrokkene(n)
Betrokkene heeft overeenkomstig het in de Wet bepaalde recht op informatie over- inzage in- en correctie of aanvulling van zijn gegevens.
Indien betrokkene van mening is, dat zijn persoonsgegevens in strijd met de Wet of dit protocol zijn of worden verwerkt, dan kan hij daarover een klacht indienen bij de desbetreffende partner of de verantwoordelijke. De klacht wordt conform de klachtenregeling van de partner dan wel de verantwoordelijke behandeld.
Vastgesteld in de vergadering van 5 november 2013.
de secretaris, de burgemeester,
drs. J.P.R. Woudstra drs. F.H. Buddenberg
Artikelsgewijze toelichting Privacy-protocol Sociaal Platform
Bij samenwerkingsovereenkomst van 29 mei 2006 is een Sociaal Platform ingesteld. Daaronder wordt verstaan een samenwerkingsverband van organisaties met als werkgebied de kernen Nootdorp, Pijnacker en Delfgauw, die vanuit hun professie, taak en doelstelling direct contact hebben met bewoners en daarbij een hulpverlenende en/of probleemsignalerende functie hebben. Tot de doelgroep van het Sociaal Platform behoren de inwoners van Pijnacker-Nootdorp die in een potentiële (meervoudige) probleemsituatie in de woon- of leefsituatie verkeren.
Onder partner in de zin van deze regeling wordt verstaan iedere instelling of organisatie die op basis van de samenwerkingsovereenkomst in het Sociaal Platform is vertegenwoordigd. Dat zijn op dit moment in ieder geval:
Indien naar het oordeel van het Sociaal Platform nodig kunnen ook andere hulpverlenende organisaties incidenteel dan wel structureel worden toegevoegd.
Artikel 2 Doel verwerking persoonsgegevens
Verwerking van persoonsgegevens mag op grond van dit artikel uitsluitend plaatsvinden ter uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst. Hiermee wordt de vereiste doelbinding gegarandeerd.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden
In dit protocol is het College als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens aangewezen. Op de eerste plaats is het samenwerkingsverband ontstaan op initiatief van het College. De status en positie van het samenwerkingsverband is dan ook vergelijkbaar met dat van een adviescommissie. Het College vervult feitelijk een regierol. Vanuit die rol kan het College toezien op de naleving van dit protocol en de Wet. De deelnemende partners behouden echter hun eigen verantwoordelijkheid op het gebied van de privacybescherming. Dit protocol vervangt dan ook niet de eigen regelingen van de partners, maar regelt de verstrekking en uitwisseling van gegevens binnen het samenwerkingsverband.
Artikel 5 Soorten van gegevens
Met “gegevens van de gerelateerden” als bedoeld in het 2e lid onder a. van dit artikel worden niet alleen de gegevens van de bloed- en aanverwanten bedoeld, maar ook de gegevens van direct betrokkenen zoals de partner met wie wordt samengewoond, betrokken buren, eventuele getuigen, etc. kortom de gegevens van iedereen met wie de hulpbehoevende een relatie heeft die van belang is.
Onder “gegevens van niet-natuurlijke personen” worden de gegevens van (mogelijk ingeschakelde- of in te schakelen) organisaties, instanties en bedrijven worden verstaan.
Artikelen 6 t/m 8 Soorten gegevens, gevoelige gegevens en verwijdering van gegevens
Artikel 9 Verstrekking en uitwisseling van gegevens
Basis voor het verstrekken en uitwisselen van gegevens tussen de partners en/of een derde is de toestemming van de hulpbehoevende. Vanzelfsprekend worden alleen die gegevens verstrekt of uitgewisseld die voor het bieden van de noodzakelijke hulp noodzakelijk zijn. In principe geldt dat er zonder toestemming geen gegevens kunnen worden verstrekt of uitgewisseld, tenzij. Het verstrekken of uitwisselen van gegevens zonder toestemming is geregeld in de artikelen 10 en 11. De vereiste toestemming is in voorkomend geval ook nodig van de betrokken meerderjarige gerelateerden, voor zover het hun gegevens betreft.
In artikel 9 lid 3 van het protocol is bepaald dat geen telefonisch informatie wordt verstrekt, tenzij het spoedeisende karakter van de situatie dat vereist. Reden hiervoor is tweeledig. Op de eerste plaats is de identiteit van de ontvanger aan de andere kant van de telefoon niet altijd eenduidig vast te stellen, bovendien is niet te controleren wie er op zo’n moment bewust of onbewust meeluistert. Voorts is het bepaalde in artikel 35 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens van belang. Op grond van dit artikel heeft betrokkene het recht om op gezette tijden op te vragen wat, waarom en wanneer er gegevens over hem verstrekt zijn en aan wie. Die gegevens kunnen niet geleverd worden als de gegevensverstrekking niet wordt vastgelegd. Snelle gegevensuitwisseling door en vanuit het Sociaal Platform kan vanwege het spoedeisende karakter echter van belang zijn. De gegevensverstrekking kan in een dergelijk geval echter achteraf, bijvoorbeeld via mail of rapportage alsnog worden vastgelegd.
Artikelen 10 en 11 Ontbreken van toestemming in een crisissituatie
In uitzonderlijke levensontwrichtigtende situaties kan in het belang van de hulpbehoevende zonder de vereiste toestemming tot verstrekking of uitwisseling van gegevens worden overgegaan. Van een dergelijke situatie is sprake als de hulpbehoevende bijvoorbeeld niet in staat (meer) is om de toestemming te verlenen of wanneer er sprake van bedreiging of andere situaties waarbij de veiligheid van zowel hulpbehoevende- diens kinderen, de partner of anderen in het geding is. Omdat er sprake moet zijn van een duidelijke uitzonderlijke situatie dient een gemotiveerde rapportage in het dossier van de hulpbehoevende te worden opgenomen.
Artikel 12 Omgang met verstrekte en/of beschikbaar gestelde gegevens
Op hetgeen partners bij het vergaren van de benodigde gegevens horen, zien of verwerken rust een strikte geheimhoudingsplicht. Sommige partners kunnen tevens te maken hebben met een beroepsgeheim. Dat betekent niet automatisch dat er geen gegevens kunnen worden verstrekt of uitgewisseld. Als een partner tot de conclusie komt, dat hijzelf onvoldoende hulp kan bieden en het doorbreken van de geheimhoudingsplicht of het beroepsgeheim de enige manier is de hulpbehoevende te helpen, kan verstrekking of uitwisseling plaatsvinden. Of in een dergelijk geval gegevens worden verstrekt of uitgewisseld is ter beoordeling en verantwoording van de partner zelf.
Het spreekt voor zich, dat digitaal opgeslagen gegevens uitsluitend door de partner zelf en via een systeem van gebruikersnamen en wachtwoorden bereikbaar zijn. Iedere partner is verantwoordelijk voor het eigen informatiebeveiligingsbeleid. Voorts geldt voor analoog opgeslagen info een strikte clean-desk-policy, geen informatie op onbeheerde bureaus en bij afwezigheid berging in niet voor het publiek toegankelijke afsluitbare kastruimten.
Artikelen 14 en 15 Rechten van betrokkene(n) en Slotbepalingen