| Organisatie | Berkelland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening vertrouwenscommissie 2013 |
| Citeertitel | Verordening vertrouwenscommissie 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-11-2013 | 04-07-2014 | nieuwe regeling | 07-11-2013 Berkelbericht, 19-11-2013 | Onbekend. |
Raadsvergadering : 7 november 2013
De raad van de gemeente Berkelland;
gelezen het voorstel van de fractievoorzitters;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties met als ingangsdatum 15 juli 2012;
vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de
raadscommissies die functioneringsgesprekken met de burgemeester
houden en op de raadscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
1.De griffier is secretaris van de commissie.
2.De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken als adjuncti secretaris aan de commissie
3.De (adjunct) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning
1.De gemeenteraad kan een wethouder aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.
2.De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de
3.Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van
de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure
in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden,
die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede
lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot
de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het
beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de
bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding
waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding
waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie
8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(adjunct) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.
1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie
leden dit noodzakelijk achten.
2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.
De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een
adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het
gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van
4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem
heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de
volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of
staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden
geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende
meningen in het verslag opgenomen.
De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding
van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de
ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het
privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van
3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder
vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en
boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris
ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.
Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de
door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft.
Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten
uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft
voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de
sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het
tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
1. Een commissie houdt tenminste eens per jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens
daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
tevens een 100-dagengesprek plaats.
4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de
burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in
onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast.
De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het
gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van
het vorige functioneringsgesprek in te zien.
5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester
als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester
in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de
burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde
taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken
uit, het vorige functioneringsgesprek.
6.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan
zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de
burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar
aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de
2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit
met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt
dat niet openbaar wordt gemaakt.
3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in
het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de
commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de
gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de
1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning
door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en
vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook
de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling
c.aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
d.bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
e.bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
2.Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat
niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden
onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.
3.Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
Artikel 13 Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die
• bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
• bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek
• bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van Binnenlandse door
1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het
tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in
een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden
overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door
de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in
het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van
overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995
wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de
met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995
gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een
3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle
overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde
bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
4.De griffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier
De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie,
die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt,
van de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de
burgemeester houden en van de raadscommissie, die de aanbeveling tot
herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. De drie genoemde
onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze verordening tot
Artikel 2 Samenstelling commissie
De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of
elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling
van de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester
voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling
tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.
Dit, om bij functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden.
Het ‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook iets worden
gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De verordening geeft
daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak
tot taak - benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming - te laten
variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van
haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te
worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie
ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de
functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening
De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap
van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij
tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap
herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de
commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.
Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een
‘duiventil’ word en om continuïteit te waarborgen. Ook is enige cohesie in de commissie van belang. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.
Zie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Bij functioneringsgesprekken
ligt het niet voor de hand een of meer wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij artikel 9 onder Voorbereiding en informatiebronnen.
Artikel 5 Wettelijke geheimhoudingsplicht
Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een
verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering
uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit
geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat
de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.
Artikel 6 Termijn van aankondiging/uitnodiging
Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.
Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te
worden genomen. Sommige griffiers kiezen ervoor niets per post en
per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en,
in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.
Het belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding
waarin dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel
verdwenen. Elke nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de
minister van BZK dan ook de brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt.
Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een
politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur.
Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en
persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen.
Dit pleit voor het instigeren van een cultuur waarin regelmatige onderlinge
reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad culmineert
in formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren
blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar
wens functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en
kan de commissaris van de Koning tijdig worden ingeseind.
Een keer per jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren
is te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens ervaren –
te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet juist te zijn.
In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier
van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden
teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil
Voorbereiding en informatiebronnen
Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de griffier.
De griffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek
zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden
met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie
zijn vertegenwoordigd. Een goed functioneringsgesprek valt of staat met
een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm.
De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in en de resultaten
daaruit teruggekoppeld via het presidium.
In de verordening is voor terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele gemeenteraad.
In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het
college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretarisen de griffier. Van al deze gesprekken worden verslagen
opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient
aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier
Artikel 11 Voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen
Hier volgt een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het
verslag van bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het
verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu
de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de
aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de
circulaire onder De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie,
1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.
Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie
en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe
die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering
verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en
procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van
kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel
Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet
van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk
bevat dus uitsluitend procedurele informatie.
2.Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het
verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de
commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de
afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd
worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld
aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de
conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd.
Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies
over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling
zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en
aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel.
Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken,
wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.
3.Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van
Sommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het
moeilijker. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel
procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag
krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als
1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft
voorbereid en over de functioneringsgesprekken (frequentie,
gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester
2.Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden
van de commissie en over de inhoud van de met
informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard
en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris
3.Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van
alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie
verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de
burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria
uit de profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken.
Afgesloten wordt met een conclusie.
4.Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van
Verslag bij functioneringsgesprekken
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk
beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs.
Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en
de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de
commissie die het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris
van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom
is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.
Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid
naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale
bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en
bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid
bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden
gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de