Organisatie | Overijssel |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 15-10-2013
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Provinciaal Blad nr 2013/0354202
Onbekend.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2020 | art. 1 | 19-11-2019 | |||
08-11-2013 | 15-10-2013 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 15-10-2013 Provinciaal Blad nr 2013/0354202 | 2013/0375400 |
Dit Besluit Informatiebeheer is onder andere gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Overijssel 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten (bijv. e-mail en officiële uitingen via sociale media) als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Op landelijk niveau wordt in 2013 gewerkt aan een nieuwe omschrijving van het begrip archiefbescheiden. Zolang het begrip archiefbescheiden wordt gehanteerd in de Archiefwet zullen wij deze term blijven gebruiken.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor de archiefvorming, archief-ordening en archiefbeheer en inzake het beheer van documenten. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatie¬voorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document' is daarvan een voorbeeld.
Dit besluit is aangepast aan de Archiefregeling.
De provincie houdt bij de inrichting van haar informatiehuishouding rekening met de uitgangspunten die zijn vastgelegd in de Provinciale enterprise referentiearchitectuur (PETRA). In de PETRA is ook de Baseline Informatie op Orde opgenomen waarin met name uitspraken over de kwaliteit
van de informatiearchitectuur zijn vastgelegd. Dit besluit informatiebeheer sluit aan bij die uitgangspunten met als doel het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
documentair structuurplan: het documentair structuurplan (DSP) is het overzicht waarin is beschreven hoe archiefwaardige informatie in de provincie wordt vastgelegd. In het DSP wordt vastgelegd hoe de toegankelijkheid van de archieven is georganiseerd en hoe de archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van provinciale organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen die berusten in de archiefbewaarplaats. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
De secretaris is verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de informatievoorziening binnen de provinciale organisatie betreffende de door de provincie uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de provincie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en -ordening
Productie en vernietiging van documenten
De secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende infor¬matie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaar¬diger is, op welke zaak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelings¬stadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk V Beheer van documenten
De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De secretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten en de informatiesystemen zoals genoemd in artikel 1 van de archiefverordening, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Hiertoe behoort het DSP.
Beveiliging en raadpleging van documenten
De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de provinciale organisatie, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de secretaris.
Raadpleging en uitlening van documenten, die gelet op de Provinciewet of de Wet Openbaarheid van Bestuur aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen of enig andere wettelijke regeling waaruit geheimhouding volgt, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Selectie en vernietiging van documenten
De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.
[Toelichting: Onder g en i, documenten en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder documenten worden ook informatieobjecten verstaan zoals ingevulde velden in een informatiesysteem (zoals genoemd in artikel 3.3. van de NEN 2082). Hieronder kunnen ook GIS-systemen vallen.]
[Toelichting: Onder g en i, documenten en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder documenten worden ook informatieobjecten verstaan zoals ingevulde velden in een informatiesysteem (zoals genoemd in artikel 3.3. van de NEN 2082). Hieronder kunnen ook GIS-systemen vallen.]
[Toelichting: De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in Artikel 17 van dit besluit.]
[Toelichting: De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.]
[Toelichting: Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Het gaat hier verder om regels voor praktisch gebruik van de archiefbescheiden en de ruimten waarin dat gebeurt. Omdat het feitelijk beheer van het provinciale archief is opgedragen aan het Historisch Centrum Overijssel wordt hier de directeur van het HCO genoemd als verantwoordelijk functionaris.]
[Toelichting: De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Indien het nodig blijkt een reeds gearchiveerd document te wijzigen (met vastlegging van de juiste autorisatie tot wijziging) dient opnieuw te worden vastgesteld welke vernietigingstermijn van toepassing is resp. start de vernietigingstermijn op het moment waarop de uiteindelijke versie van het document wordt gearchiveerd. ]
[Toelichting: Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Het gaat hierbij ook om de volledigheid van de documenten: als een document met bijlagen is verzonden, dienen zowel het document zelf als die bijlagen te worden bewaard.]
[Toelichting: De opstelling van de procedures wordt aan de secretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Het gaat zowel om ingekomen, uitgaande en interne post als ook om ander informatieverkeer tussen systemen.]
[Toelichting: In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.]
[Toelichting: De opstelling van de procedures wordt aan de secretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Het gaat zowel om ingekomen, uitgaande en interne post als ook om ander informatieverkeer tussen systemen.]
[Toelichting: In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).]
[Toelichting: De opstelling van de procedures wordt aan de secretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Het gaat zowel om ingekomen, uitgaande en interne post als ook om ander informatieverkeer tussen systemen.]
[Toelichting: Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.]
[Toelichting: De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. ]