Archiefverordening

• 1.

  In deze verordening wordt verstaan onder de wet:

  De Archiefwet 1962.

• 2.

  Overeenkomstig artikel 1, eerste lid, sub b, van de wet worden in deze verordening onder archiefbescheiden verstaan:

  • a.

    bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten:

  • b.

    bescheiden met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enige overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • c.

    bescheiden, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van personen, dan wel uit andere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • d.

    fotografische reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder a, b of c bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 4 van de wet zijn vervaardigd;

  • e.

    documentatiebescheiden: andere documenten dan de onder a t/m d bedoelde bescheiden, voor zover het geen dubbelen of fotokopieën van gemeentelijke archiefbescheiden betreft.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in standhouden van de archiefruimten bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze bescheiden niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn

overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van degenen, die belast zijn met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, welke nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanstellen van een voldoend aantal ambtenaren voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze bescheiden niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht, zijn van toepassing de voorschriften zoals deze zijn vastgelegd in “de Archiefverordening regelende de zorg voor en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen” vastgesteld door de raad van de gemeente Leiden d.d. 16 augustus 1976, sedert

gewijzigd.

Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat op de ontwerpbegroting van de gemeente de uitgaven ter bestrijding van de kosten van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen worden geraamd, alsmede de kosten van het beheer van de naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archief- en documentatiebescheiden.

• 1.

  Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 24 van de wet wordt aangewezen: de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden.

• 2.

  Deze archiefbewaarplaats wordt beheerd door de archivaris van de gemeente Leiden. Hij is archivaris van de gemeente in de zin van artikel 25, eerste lid van de wet.

Onder de bevelen van burgemeester en wethouders oefent de gemeentearchivaris toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze bescheiden niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het bij artikel 25, tweede lid, van de wet bedoelde toezicht, zich te doen vervangen of bijstaan door aan de gemeentelijke archief-

dienst van Leiden verbonden ambtenaren die met goed gevolg een opleiding als bedoeld in artikel 9 van de wet hebben afgelegd.

De gemeentearchivaris en degenen die hem vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de ruimten, waarin de archiefbescheiden worden bewaard.

De gemeentearchivaris ziet toe, dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en van de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het in artikel 8 bedoelde toezicht mededeling aan degene, die door burgemeester en wethouders is belast met het beheer van de archiefbescheiden.

De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit van zijn bevindingen bij de uitoefening van het in artikel 8 bedoelde toezicht.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar bekendmaking. Op dat tijdstip vervalt de Archiefverordening van de gemeente Zoeterwoude vastgesteld d.d. 28 augustus 1975.