Budgetregeling Leudal 2013

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  Programma:

  een planning voor de uitvoering van beleid op een bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en producten, met bijbehorende budgetten.

• -

  Product:

  onderdeel van een programma, zoals in de begroting benoemd.

• -

  Budget:

  een budget is een bedrag dat via de programmabegroting en de productenraming is toegekend aan een budgethouder voor het tot stand brengen van een (deel)product of voor de uitvoering van diensten en werken die niet direct aan een (deel) product zijn toe te wijzen. Budgetten zijn taakstellend, dat wil zeggen dat de budgethouder ervoor zorg dient te dragen dat het budget goed wordt beheerd en niet wordt overschreden.

• -

  Budgethouder:

  de voor de budgetten van een programma verantwoordelijke directeur en de in artikel 3 specifiek aangewezen medewerkers.

• -

  Budgetbeheerder:

  de ambtenaar die namens de budgethouder een (deel van het) budget van een product beheert.

• -

  PAV-er :

  prestatie akkoord verklaarder; een ambtenaar die namens de budgetbeheerders verplichtingen en facturen controleert en administratief verwerkt.

Artikel 2 Aanwijzing en wijzigingvan budgethouders algemeen

• 1. De directeur is behoudens het bij deze regeling anders bepaalde als programmaverantwoordelijke de budgethouder voor de budgetten die de raad heeft toegekend op basis van de programmabegroting.

• 2. De budgethouder (directeur) kan per budget (product, kostenplaats of project) een teamleider of projectleider als budgetbeheerder aanwijzen.

• 3. De budgetbeheerder (teamleider of projectleider) kan per deelbudget (kostenplaats) een medewerker als PAV-er aanwijzen.

• 4. De aanwijzing als budgetbeheerder en PAV-er wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan de teamleider financiën en belastingen, vergezeld van de paraaf van de budgethouder en budgetbeheerder.

• 5. Teamleider financiën en belastingen legt de aanwijzing of wijziging van budgetbeheerders en PAV-ers vast in de financiële administratie.

Artikel 3 Aanwijzing van budgethouders specifiek

• 1. De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

• 2. De medewerker rekenkamer is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de rekenkamer staan.

• 3. De voorzitter van de ondernemingsraad is budgethouder voor de aan de ondernemingsraad toegewezen budgetten.

• 4. De secretaris is budgethouder van de post "representatie”.

Artikel 4 Onverenigbare functies

De taak van budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er binnen een functie is onverenigbaar met de functie van betalingsopdracht- verstrekker, de functie van kassier, de registrerende financiële functie, de functie van concerncontroller en de interne controlefunctie.

Artikel 5 Bevoegdheden

• 1. De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:

  • a.

    exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de productenraming, inclusief de daarbij behorende begrotingswijzigingen;

  • b.

    voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;

  • c.

    investeringsbudget, het investeringsbudget is opgenomen in het MIP (meerjarig investeringsplan) behorende bij de programmabegroting of is apart toegekend door de gemeenteraad.

• 2. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen is gelimiteerd tot de budgetruimte van de kostenplaats waar de verplichting/factuur verantwoord wordt.

• 3. Voor de budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er gelden de volgende randvoorwaarden

• 	Bij het aangaan van verplichting: tekenbevoegdheid tot	Betaling factuur zonder verplichting:tekenbevoegdheid tot	Betaling factuur met verplichting: tekenbevoegdheid tot
  PAV-er	Maximaal € 3.500 (uitsluitend als er voldoende budget beschikbaar is)	Maximaal € 3.500	Maximaal € 40.000
  Budgetbeheerder (Inkoop, tweevoudig onderhands)	Maximaal € 40.000 (uitsluitend als er voldoende budget beschikbaar is)	Maximaal het drempelbedrag voor Europese aanbesteding	Maximaal het drempelbedrag voor Europese aanbesteding
  Budgethouder (directeur)	Maximaal € 200.000 voor leveringen en diensten en € 1.500.000 voor werken (uitsluitend als er voldoende budget beschikbaar is)	Maximaal het drempelbedrag Europese aanbesteding voor leveringen en diensten en € 1.500.000 voor werken	Onbeperkt
  Budgethouder met medeondertekening door secretaris	Maximaal € 1.500.000 (uitsluitend als er voldoende budget beschikbaar is)	Maximaal € 1.500.000	Onbeperkt
  Budgethouder met medeondertekening door portefeuillehouder	hoger dan € 1.500.000 (voor zover er voldoende budget beschikbaar is)	Hoger dan € 1.500.000	Onbeperkt

Artikel 6 Budgetverschuivingen

• 1. Budgetverschuivingen tussen programma’s en budgetverhogingen ten laste van het begrotingssaldo moeten ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

• 2.

  • a.

    Budgetverschuivingen tussen producten van eenzelfde portefeuillehouder vinden plaats in overleg met het managementteam.

  • b.

    Budgetverschuivingen tussen producten van verschillende portefeuillehouders vinden plaats in overleg met het managementteam en worden geaccordeerd door het college.

• 3. De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten binnen een product, kostenplaats en project.

• 4. De in het tweede- en derde lid genoemde wijzigingen mogen niet leiden tot een verhoging van het totaalbudget per programma op lasten- of batenniveau. Als dit wel zo is, is een raadsbesluit vereist (Rarap / begrotingswijziging).

• 5. De budgethouder draagt er zorg voor dat wijzigingen bedoeld onder het derde en vierde lid worden aangeleverd bij team financiën en belastingen, die deze als administratieve begrotingswijziging verwerkt

Artikel 7 Verantwoordelijkheid

• 1.

  De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die tot het taakgebied van zijn programma behoren, ongeacht de in deze regeling opgenomen bepalingen en taken voor budgetbeheerders.

• 2.

  Bij afwezigheid van budgethouder en budgetbeheerder dient vervanging te worden geregeld en te worden vastgelegd in het financieel pakket. De directeur wordt vervangen door een andere directeur, de teamleider wordt vervangen door een andere teamleider.

Artikel 8 Verplichtingen van de budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er

• 1. De budgethouder en budgetbeheerder laten iedere verplichting boven een bedrag van € 3.500 in de financiële administratie registreren op het moment dat de verplichting ontstaat.

• 2. Het gestelde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op vorderingen.

• 3. De budgetbeheerder draagt er zorg voor dat de facturen voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) in de workflow zijn geaccordeerd.

• 4. Het team financiën en belastingen geeft algemene instructie aan de budgethouders, budgetbeheerders en PAV-ers over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 9 Budgetafwijkingen

• 1. Er mogen uitsluitend verplichtingen (bestellingen) aangegaan worden als hiervoor voldoende budget beschikbaar is.

• 2. Budgetafwijkingen of dreigende budgetafwijkingen op het productniveau, waarbij sprake is van een onder- dan wel overschrijding van € 25.000 en/ of 10 % van het geraamde bedrag dienen zo spoedig mogelijk gemeld te worden aan de secretaris en de portefeuillehouder.

• 3. De budgethouder wordt geacht dekking binnen zijn budgetten aan te geven op het moment dat één van zijn budgetten overschreden dreigt te worden.

Artikel 10 Rapportage en verantwoording

• 1. De budgethouder (tevens programmaverantwoordelijke) legt aan de secretaris en het college verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling conform de planning- en control cyclus.

• 2. Jaarlijks ontvangen de budgethouders en budgetbeheerders een planning van de planning- en control cyclus.

Artikel 11 Informatieverstrekking

• 1. De teamleider financiën en belasting draagt er zorg voor dat budgethouders en budgetbeheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de aan hen toebedeelde budgetten en de uitputting daarvan.

• 2. Budgethouders, budgetbeheerders en PAV-ers dragen er – ten behoeve van het genoemde in lid 1- zorg voor, dat alle relevante gegevens tijdig bij het team financiën worden aangeleverd alsmede dat de workflow tijdig wordt afgehandeld.

• 3. Budgethouders en budgetbeheerders bewaken hun budgetten en de uitputting daarvan en melden eventuele onjuistheden direct bij het team financiën, zodat deze voor correctie kan zorg dragen.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking op de datum van publicatie.

• 2. Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken.

• 3. De regeling wordt aangehaald als “Budgetregeling Leudal 2013”.