CVDR307022_1Controleverordening gemeente Delft 2013nlregelingDelft2013-11-01DelftStadskrant 30 oktober 2013Controleverordening gemeente Delft 2013Gemeentewet, art. 149gemeenteraadfinanciën en economie2013-10-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-11-012023-12-01OnbekendOnbekendGeenControleverordening gemeente Delft 2013De raad van de gemeente Delft;Gelezen het voorstel van de Rekening & Auditcommissie van 19 september
2013;gelet op de ontvangen melding vanuit het college op 4 oktober 2013 dat er
geen aanleiding wordt gezien voor bestuurlijke aan- of opmerkingen; BESLUIT Vast te stellen de Controleverordening 2013 onder gelijktijdige intrekking
van de Controleverordening die is vastgesteld op 30 oktober 2003.ControleVerordening 20131.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
AccountantEen
door de raad benoemde organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast
met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.
AccountantscontroleDe
controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening - uitgevoerd door de door de raad benoemde
accountant - van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel
186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
Bij deze controle worden de nadere regels, die bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel
213 Gemeentewet, in acht genomen.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het overeenstemmen van het tot stand
komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan
met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole decentrale overheden.
DeelverantwoordingEen in
opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde
verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt
van de jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te
benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt door
de raad overeenkomstig nationale en Europese regelgeving.
De griffie en de ambtelijke ondersteuning van het college bereiden
in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole
voor.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast.
De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad
jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de
accountant vaststelt bij welke posten van de jaarrekening en
deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke
organisatieonderdelen, de accountant bij zijn controle specifiek
aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij
daarbij dient te hanteren.
3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen en dergelijke voor de accountant voor de accountant
(digitaal) beschikbaar zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
bestuurlijke reactie op de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen voor uiterlijk 15 mei aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken,
notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden,
waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig
oordeelt.2.Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de
uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde
toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.3.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.4.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7.Rapportering
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift
hiervan aan het college.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van
bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde
(deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van
bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer,
het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn
gecontroleerd, aan de directeur van de organisatie-eenheid waar de
ambtenaar werkzaam is, de gemeentecontroller en het hoofd financiën
dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd
met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te
reageren.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukkenhet verslag van bevindingen met de raadscommissie die de
raad advies uitbrengt over de jaarstukken.
8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 november 2013, met dien verstande
dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2013 en later.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente
Delft 2013”.Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad donderdag 17 oktober
2013mr. drs. G.A.A. Verkerk,burgemeester.drs. A.E.M. Randsdorp,griffier. Bekendgemaakt 30 oktober 2013Toelichting op de VerordeningArtikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleDe raad geeft de opdracht aan de accountant. De benoeming van de accountant
geschiedt door de raad overeenkomstig landelijke en Europese regelgeving. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze
stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn
gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de
raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2
Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met
de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester
vertegenwoordigt immers de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid
van artikel 171 Gemeentewet.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale
overheden (Bado), dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door
de minister is vastgesteld. De controleverordening voldoet aan dit landelijk
besluit. In het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole kunnen worden
opgenomen:a.de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bijde controle van de jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen
omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse
rapportering;
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar - de posten van
de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden; - de gemeentelijke producten en of
organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden.
Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de
samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad
is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de
raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de
verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende
informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende
bescheiden goed toegankelijk aan de accountant beschikbaar worden gesteld.Het derde lid is hoewel het een algemeen gebruik is, geen wettelijke
verplichting. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor
de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad, deze wordt op
uiterlijk 15 mei gesteld. Dit geeft de ruimte aan de raad om de jaarrekening in
de raad te behandelen, voorafgaand aan de vereiste inzending aan de provincie
vóór 15 juli. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een eventueel
noodzakelijke indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet).De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling door de gemeenteraad,
maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten
(artikel 200 Gemeentewet). De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het vijfde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Uitvoering controleDe accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het
college is hierin volgend. Wel zal er ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Toegang tot informatieVoor een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek
kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd
onderzoek te doen toe aan de accountant. Het artikel geeft aan het college de
taak om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot
alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken
aan de accountantscontrole.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles
is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Artikel 7. RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de
inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de
uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal
meerdere controles. Dit kunnen bijvoorbeeld (zoals nu ook gebruikelijk)
tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7
regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de
accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij
de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover
aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant)
mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden
kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van
een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand
aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
de raad door de accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.Artikel 8. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de Controleverordening uit 2003. Artikel 9. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.