Organisatie | Raalte |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Werving- en selectiebeleid |
Citeertitel | Werving- en selectiebeleid |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-11-2013 | 01-10-2013 | nieuwe regeling | 11-06-2013 | 2538 |
Inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven hebben behoefte aan een goede dienstverlening. Om daaraan te voldoen is onze organisatie volop in ontwikkeling. We werken volgens onze visie ‘Samen werken aan samen leven’ en onze missie ‘het inspireren van de samenleving tot het met ons samen werken aan diensten en producten op maat’. Deze visie en missie stellen hoge eisen aan de kwaliteit van het personeelsbestand. Een goed werving- en selectiebeleid is één van de HR-instrumenten om dit te bereiken.
Het werven en selecteren van de juiste medewerkers blijft één van de kritische factoren voor het succes van onze organisatie. Het is dé manier om invloed uit te oefenen op het werknemersbestand, zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin. Daarnaast geeft werving en selectie ons ook de kans om een positief imago naar buiten te laten zien. Een goed werving en selectiebeleid draagt bij aan de volgende HRM doelen:
Deze zijn uitgewerkt in het HRM-programma 2011-2014.
Deze nota bestaat uit twee hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk “het werving- en selectiebeleid” worden de beleidsuitgangspunten van onze organisatie weergegeven. In het tweede hoofdstuk “de werving- en selectieprocedure” beschrijven we op basis van het beleid stapsgewijs de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De procedure is een belangrijk hulpmiddel om het doel te bereiken van de juiste mens op de goede plek. Om dit gestructureerd en effectief te doen is het nodig afspraken te maken. Daarmee laten we als organisatie één gezicht naar buiten zien en weten we zeker dat er door de drukte van de dag geen stappen worden overgeslagen.
In de CAR/UWO is de formele grondslag te vinden voor deze nota. Op basis van artikel 1:4:1 lid 2 kan het college indien wenselijk “instructies vaststellen ten aanzien van betrekkingen en bij de vervulling daarvan te volgen werkwijzen”.
In artikel 2:4:2 is vastgelegd hoe de vervulling dient te gebeuren:
De inhoud van dit document is tot stand gekomen naar aanleiding van een evaluatie van het oude beleid met de personeelsadviseurs.
Dit document is geschreven voor iedereen die binnen onze organisatie deelneemt aan werving- en selectieprocedures.
Hoofstuk 1. Het werving- en selectiebeleid
Paragraaf 1.1 Doel van werving en selectie
Het doel van werving en selectie is om aan de hand van een functie- en bijbehorend competentieprofiel een zo geschikt mogelijke kandidaat te vinden voor een vacature. Als gemeentelijke organisatie willen we proactief samenwerken met de omgeving om met kwaliteit tot resultaten te komen. Medewerkers zijn resultaatgericht, klantgericht en beschikken over zelfinzicht. Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers wordt gekeken of zij deze kwaliteiten in huis hebben.
Naar aanleiding van Raalte 2.0 is een nieuwe set cultuurwaarden opgesteld. Deze set is nodig om de doelstellingen van Raalte 2.0 te halen. Voor (nieuwe) medewerkers zijn hieruit de volgende uitgangspunten te destilleren:
Intern wordt specifieke aandacht gegeven aan medewerkers in een kwetsbare positie. Daarmee bedoelen we vooral medewerkers met een herplaatsingindicatie en boventallige medewerkers. Door middel van competentiemanagement, loopbaanmanagement en mobiliteitsbeleid zorgen wij voor een duurzame inzetbaarheid. Naast het sociale aspect en het verplichtende karakter van herplaatsing heeft de gemeente hier in financieel opzicht belang bij.
Paragraaf 1.2 Taakverschuiving, vacature of tijdelijke invulling?
Op het moment dat een vacature of andere formatieruimte ontstaat, zal de leidinggevende zich eerst af moeten vragen of deze vervuld moet worden. Het ontstaan van een vacature biedt de mogelijkheid om taakverdelingen te herzien. Wellicht hebben zich wijzigingen in de functie en/of de organisatie voorgedaan. Ook kan het exitinterview informatie opleveren dat leidt tot nieuwe inzichten over de vacature. Bij het bespreken van de vacature tussen de leidinggevende en P-adviseur heeft laatstgenoemde hier een adviserende rol in.
Paragraaf 1.3 Interne mobiliteit, de positie van sollicitanten en de plaatsingsvolgorde
Eén van de basisideeën vanuit competentiemanagement is het ontwikkelen van eigen personeel. Dit is uiteraard ook van belang binnen het werving- en selectiebeleid. Interne mobiliteit geniet daarom de voorkeur waarbij het belangrijk is of iemand in de beschikbare functie kan groeien. Dit uitgangspunt wordt vertaald in de volgorde waarop sollicitanten voor een functie aangenomen dienen te worden. Preferente kandidaten zullen als gevolg hiervan de voorkeur krijgen boven interne kandidaten die op hun beurt de voorkeur krijgen boven externe kandidaten. Daarbij geldt wel dat zij over voldoende kennis en niveau moeten beschikken om de functie goed uit te oefenen. De ontwikkelingsruimte ligt dan meer op het vlak van de competenties.
Samenvattend, sollicitanten worden wat voorkeur betreft als volgt ingedeeld:
Er is sprake van een preferente kandidaat in één van de volgende situaties:
Er is sprake van een interne kandidaat in één van de volgende situaties:
3 Bijzondere externe kandidaat
-Iedere sollicitant die niet genoemd is onder punt 1, 2 en 3.
Paragraaf 1.4 Werkwijze bij interne kandidaten
Interne sollicitanten worden uitgenodigd voor een gesprek, als zij voldoen - of op korte termijn kunnen voldoen - aan de geformuleerde (harde) criteria. Er hoeft niet met alle interne kandidaten gesproken te worden. Afwijzing gebeurt schriftelijk met een mondelinge toelichting door de leidinggevende.Wanneer interne kandidaten – werkzaam bij de gemeente Raalte - worden afgewezen na brievenselectie kan de kandidaat om een loopbaan-/ontwikkelgesprek met eigen leidinggevende vragen. Dit eventueel in aanwezigheid van een p-adviseur.
Paragraaf 1.5 Gelijktijdige interne- en externe werving
Incidenteel kan in overleg met de voorzitter van de OR en gemeentesecretaris worden besloten gelijktijdig een externe wervingsprocedure te starten. Gedacht kan dan worden aan vacatures waar tijdsdruk een rol speelt, specifieke functies of wanneer men geen geschikte kandidaat verwacht te vinden. Wanneer direct extern wordt geworven en een interne of bijzondere externe kandidaat zich toch nog voor de vacature meldt, hebben deze bij gelijke geschiktheid voorrang op de externe kandidaten.
Paragraaf 1.6 Evenwichtige opbouw personeelsbestand
Bij ontstane vacatures wordt – door de personeelsadviseur - zowel gekeken naar de samenstelling van het team als de samenstelling van de organisatie. Dit conform het diversiteitbeleid dat wordt gehanteerd. Leidinggevenden worden hierover bij iedere vacature goed geadviseerd en geïnformeerd door de p-adviseur. De leidinggevende heeft hierin een haalplicht.
Paragraaf 1.7 Integriteit en verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Integriteit van de overheid, en dus ook van de gemeenten, staat in het middelpunt van de belangstelling. Onze organisatie hecht grote waarde aan de integriteit van medewerkers en bestuur. Integriteit is in eerste instantie een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Aan bewustwording wordt al direct bij het arbeidsvoorwaardengesprek met de nieuwe medewerker actief aandacht gegeven. Voordat de aanstelling plaatsvindt moet een schriftelijke verklaring over integriteit en integer handelen ondertekend worden. Dit is een voorwaarde voor de daadwerkelijke aanstelling. Daarnaast leggen nieuwe ambtenaren de ambtseed of ambtsbelofte af.
Bij iedere vervulling van een vacature is binnen de gemeente Raalte een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) vereist (zie CAR/UWO 2:2, lid 3). Ook voor stagiaires en voor tijdelijk (ingehuurd) personeel geldt dat voor invulling van bepaalde taken of functies een VOG verplicht is. De aanstelling geschiedt daardoor altijd onder voorwaarde van het kunnen overleggen van een VOG. Dit bewijs kan alleen door de sollicitant zelf worden opgevraagd bij de gemeente waar de sollicitant woont.
Het aanvraagformulier moeten werkgever en aanstaande medewerker samen invullen. Er wordt namelijk specifiek gevraagd welke zaken (handelingen en situaties) van toepassing zijn op de functie en juist daarom betrokken moeten worden in het onderzoek dat uitgevoerd wordt door het ministerie van Justitie. De gemeente Raalte neemt deze kosten voor haar rekening; deze komen ten laste van het werving- en selectiebudget.
Het is mogelijk (en aan te raden) de beoogde nieuwe medewerker naar referenties te vragen. Deze kunnen een belangrijke toegevoegde waarde hebben door het eigen beeld te bevestigen, of nieuwe gezichtspunten naar voren brengen. Tijdens het sollicitatiegesprek moet aan de sollicitant om toestemming gevraagd worden om inlichtingen in te winnen. De gevraagde informatie mag geen inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.
Hoofdstuk 2 De werving- en selectieprocedure
De personeelsadviseur is procesadviseur en inhoudelijk deskundige bij ieder werving- en selectieproces.
Paragraaf 2.1 De sollicitatiecommissie
De sollicitatiecommissie bestaat tenminste uit de leidinggevende en een medewerker. De leidinggevende kan – indien gewenst - een personeelsadviseur aan de commissie toevoegen. Deze commissie wordt samengesteld voordat met de daadwerkelijke werving begonnen wordt. Er kan worden afgeweken van bovenstaande. Incidenteel kan een tweede commissie worden samengesteld.
Een lid van de ondernemingsraad heeft zitting in een commissie bij de selectie van een directielid.
Paragraaf 2.2 Opstellen wervingstekst
Eén van de eerste stappen in de werving- en selectieprocedure is het beschrijven van de eisen die aan de functie worden gesteld. Het functie- en competentieprofiel vormen hiervoor de basis. Daarnaast wordt gekeken naar toekomstige ontwikkelingen, gewenste levensfase, samenstelling team en organisatie etc. De kwalificaties (opleiding, ervaring en persoonseigenschappen), waaraan de kandidaat moet voldoen, worden geformuleerd om optimaal te kunnen functioneren in de betreffende functie en in de organisatie als geheel.
De personeelsadviseur stelt in overleg met de leidinggevende de vacaturetekst op. De advertentie bevat tenminste gegevens over:
Op de website van de gemeente Raalte is aanvullende informatie over team, functie- en competentieprofiel te vinden.
Paragraaf 2.4 De interne procedure
Na de sluitingsdatum van de interne vacature screent de leidinggevende de binnengekomen sollicitaties en onderzoekt in hoeverre de kandidaten geschikt zijn voor de vacature. Om de doorstroom te bevorderen zal ook gekeken worden naar de mogelijkheden om de interne medewerker d.m.v. opleiding en/of coaching op het gewenste functieniveau en competentieprofiel te brengen wanneer deze nog niet geheel aan de eisen voldoet. De personeelsadviseur zal in een dergelijk traject de leidinggevende adviseren over de mogelijkheden welke deze ter beschikking heeft, alsmede de rechtspositionele varianten hierin.
Sub-paragraaf 2.4.1 Werkgeverspunt
Het werkgeverspunt van de gemeente Raalte scant bij een interne vacature van de gemeente Raalte automatisch of er geschikte kandidaten in hun bestand voorkomen. Afspraak is dat na de interne procedure, kandidaten – die een uitkering van de gemeente Raalte ontvangen - bij de personeelsadviseur worden aangeboden. Indien geschikte kandidaten worden aangeboden – dit ter beoordeling van de personeelsadviseur – worden deze voorgelegd aan de leidinggevende en eventueel voor een gesprek uitgenodigd. Verder geldt voor deze kandidaten dezelfde procedure als van een externe kandidaat. Indien geen geschikte kandidaten worden aangeboden, wordt overgegaan op externe werving.
Paragraaf 2.5 De externe procedure
De personeelsadviseur bepaalt de mediumkeuze. Hierbij wordt gekeken naar de beoogde doelgroep. Social Media zal in toenemende mate ingezet worden. De vacature wordt in ieder geval op de website van de gemeente Raalte geplaatst. Ook kostenloze internetsites zoals werkenbijdeoverheid.nl en werk.nl zullen worden ingezet.
Paragraaf 2.6 De benoemingsprocedure
Wanneer de selectieprocedure is afgerond en deze een geschikte kandidaat heeft opgeleverd vindt er een arbeidsvoorwaardengesprek plaats. De personeelsadviseur adviseert de leidinggevende omtrent de mogelijkheden. Samen stellen ze een arbeidsvoorwaardenaanbod op. Dit wordt in het arbeidsvoorwaardengesprek gepresenteerd door de leidinggevende.
De inschaling van de toekomstige medewerker vindt plaats conform het vastgestelde beloningsbeleid. Het arbeidsvoorwaardelijke aanbod is afgestemd op de (werk)ervaring en kennis van de kandidaat ten opzichte van de vacante functie, de huidige arbeidsvoorwaarden en de samenhang van de arbeidsvoorwaarden van dezelfde en soortgelijke functiehouders op de team en binnen de rest van de organisatie.