CVDR306772_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsnlregelingAmstelveen2018-12-18Amstelveenwww.amstelveen.nl - bekendmakingen – verordeningen en reglementen 09-10-2013Archiefverordening gemeente AmstelveenArchiefwet 1995, art. 30, eerste lid, 31, 32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2013-09-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-10-102018-12-19Nieuwe verordening13-61Besluit informatiebeheer gemeente AmstelveenAanwijzingsbesluit archiefbewaarplaatsDeze regeling vervangt de Archiefverordening gemeente Amstelveen 2004 van 21 januari 2004.Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de
gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats1ALGEMENE BEPALINGENVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de
gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover
deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats1a.de wet : de Archiefwet 1995;b.het besluit : het Archiefbesluit 1995;c.archiefbescheiden : documenten overeenkomstig het gestelde in
artikel 1, onder c, van de wet;d.de gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;e.de archiefbewaarplaats : de door burgemeester en wethouders
overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats;f.archiefruimte : een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring
van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge
artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;g.de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
functionaris;h.beheerder(s) : degene(n) die ingevolge artikel 3 is (zijn) belast
met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht;i.beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan
te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen;j.informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur
en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden worden
vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;k.ordeningssysteem : systeem van ordening van achiefbescheiden of
archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief.2DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE
ARCHIEFBESCHEIDEN2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand
houden van een archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige
archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s).4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze,
dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente
in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het
beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt
overeenkomstig de bepalingen van de wet.9Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij het verslag dat de
gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats, alsmede een verslag aangaande het beheer van de
naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.3TOEZICHT VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE
ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE
ARCHIEFBEWAARPLAATS.10De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet
en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.11De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij
artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder
handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem
ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.121.De beheerder(s) verstrekt/verstrekken aan de gemeentearchivaris of
aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle
bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn
taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht
te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en
systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2. De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de
voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie,
toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich
bevinden.13De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van
het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.14De beheerder/beheerders doet/doen aan de gemeentearchivaris tijdig
mededeling van tenminste het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van een
ordeningssystemen.
15De gemeentearchivaris doet eenmaal per jaar aan het college verslag
betreffende de uitoefening van het toezicht.4SLOTBEPALINGEN16Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt
de Archiefverordening gemeente Amstelveen 2004, zoals vastgesteld op 21
januari 2004, ingetrokken.17Deze verordening treedt in werking met ingang op de eerste dag na
bekendmaking op de website van de gemeente.18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente
Amstelveen.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 25 september 2013.MEMORIE VAN TOELICHTINGDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit
1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de
aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit
twee gedeelten, namelijk enerzijds (hoofdstuk II) de regeling voor de zorg, die
het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen, en anderzijds (hoofdstuk III) het toezicht op het
beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. De Archiefverordening gemeente Amstelveen is de opvolger van de
archiefverordening uit 2004, waaraan zij grotendeels gelijkluidend is. Deze
Archiefverordening moest, resulterend in de onderhavige Archiefverordening,
worden aangepast als gevolg van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden
met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad
bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te
wijzen. Deze bevoegdheden berusten vanaf die datum bij het college van
burgemeester en wethouders. Artikelsgewijze toelichting1c.archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding.
Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm (papier, digitaal, anderszins)
die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De
definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1,
onder c. 3˚, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de
collecties die berusten in de archiefbewaarplaats. Deze werden in voorgaande
regelgeving ten overvloede afzonderlijk vermeld.2De ministeriële Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid,
van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen
de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer gemeente
Amstelveen.5Eerste lid: de ministeriële Archiefregeling stelt op grond van artikel 11,
tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit
van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden.Tweede lid: artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken.
Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van
conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De
gemeente heeft als ontvanger van door anderen opgemaakte stukken daarvan
zelf ook profijt.7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer
Gemeente Amstelveen.9De gemeenteraad verneemt eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de
zorg voor, en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht
daarop, heeft plaatsgevonden.14Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier
vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden
kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger
tot gevolg zouden hebben.