Organisatie | Amstelveen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Amstelveen |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening gemeente Amstelveen 2004 van 21 januari 2004.
Archiefwet 1995, art. 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid
Besluit informatiebeheer gemeente Amstelveen
Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-10-2013 | 19-12-2018 | Nieuwe verordening | 25-09-2013 www.amstelveen.nl - bekendmakingen – verordeningen en reglementen 09-10-2013 | 13-61 |
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
HOOFDSTUK 2 DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij het verslag dat de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, alsmede een verslag aangaande het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
HOOFDSTUK 3 TOEZICHT VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS.
De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.
De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma
De beheerder(s) verstrekt/verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt de Archiefverordening gemeente Amstelveen 2004, zoals vastgesteld op 21 januari 2004, ingetrokken.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk enerzijds (hoofdstuk II) de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en anderzijds (hoofdstuk III) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De Archiefverordening gemeente Amstelveen is de opvolger van de archiefverordening uit 2004, waaraan zij grotendeels gelijkluidend is. Deze Archiefverordening moest, resulterend in de onderhavige Archiefverordening, worden aangepast als gevolg van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten vanaf die datum bij het college van burgemeester en wethouders.
c.archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm (papier, digitaal, anderszins) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3˚, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats. Deze werden in voorgaande regelgeving ten overvloede afzonderlijk vermeld.
De ministeriële Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer gemeente Amstelveen.
Eerste lid: de ministeriële Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Tweede lid: artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door anderen opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Amstelveen.
De gemeenteraad verneemt eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de zorg voor, en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, heeft plaatsgevonden.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.