Organisatieverordening gemeente Amstelveen

Algemene bepalingen

• 1.1.

  Deze verordening bevat regels voor de inrichting van de ambtelijke organisatie in hoofdlijnen.

• 1.2.

  De ambtelijke organisatie is één en ongedeeld. Zij is opgebouwd volgens het concernmodel, waarin onderscheiden worden een directie, een aantal afdelingen en bedrijven, een staf en een facilitair bedrijf.

• 1.3.

  De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op integraal management, op integrale advisering en op consequente doorvoering van het mandateren van taken en bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau. De bedrijfsvoering kenmerkt zich bij integraal management door:

  • -

    werken vanuit expliciete doelstellingen;

  • -

    verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de inzet van de toegekende bedrijfsmiddelen;

  • -

    een planmatige werkwijze ter optimalisering van doelgerichtheid, doelmatigheid en kwaliteit van proces en product;

  • -

    centrale coördinatie van beleidsuitvoering en beschikbaarstelling van bedrijfsmiddelen;

  • -

    integrale financiële huishouding.

    Integrale advisering komt tot uiting in adviezen aan de bestuursorganen, waarin:

  • -

    alle redelijkerwijze relevante facetten zijn betrokken;

  • -

    invalshoeken vanuit alle relevante terreinen van gemeentelijke zorg zijn betrokken en tot uiting gebracht;

  • -

    alternatieven in beeld worden gebracht, relevante afwegingsfactoren worden genoemd en een eenduidige keuze wordt voorgesteld.

• 1.4.

  Het college is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie. Indien sprake is van het ontwikkelen van nieuw beleid wordt daaraan inhoud gegeven door een door het bevoegd orgaan vastgestelde bestuursopdracht.

• 1.5.

  De verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie wordt als volgt gedragen:

• 1.

  Het college besluit op voorstel van de gemeentesecretaris tot het instellen en opheffen van organisatieonderdelen en draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer ervan;

• 2.

  Onder toezicht en verantwoordelijkheid van het college is de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder inrichting en beheer ervan, opgedragen aan de directie onder voorzitterschap en eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Deze taak wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 3 van deze verordening;

• 3.

  Onder aansturing van de directie is de dagelijkse leiding van de afdelingen, bedrijven, staf en facilitair bedrijf opgedragen aan de hoofden;

• 4.

  De gemeentesecretaris treedt ambtshalve op als bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden. Indien op het niveau van een organisatie-onderdeel een structuur voor medezeggenschap als bedoeld in de WOR wordt ingesteld treedt een door de gemeentesecretaris aan te wijzen directielid als bestuurder op.

Plaats en taak van organisatieonderdelen, afdelingen en bedrijven

• 2.1.

  Bij een afdeling of bedrijf berusten de in het inrichtingsbesluit opgenomen ambtelijke taken op één of meer toegewezen terreinen van gemeentelijke zorg.

• 2.2.

  In een afdeling of bedrijf worden primaire processen, gericht op de levering van gemeentelijke producten en diensten aan de samenleving bijeengebracht op basis van samenhang en herkenbaarheid voor de burger. De verantwoordelijkheid voor en zeggenschap over de voor het productieproces benodigde middelen (geld, personeel en informatie) maakt binnen door de directie vastgestelde kaders van deze samenhangende taakopdracht een onvervreemdbaar onderdeel uit.

• 2.3.

  Bij een afdeling of het bedrijf ligt, binnen vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:

  • -

    het dagelijks beheer;

  • -

    de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;

  • -

    de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;

  • -

    planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;

  • -

    het afleggen van verantwoording aan het college en aan de directie over de verrichte activiteiten;

  • -

    de periodieke evaluatie van de activiteiten;

  • -

    inschakeling van andere organisatie-onderdelen in sectoroverstijgende processen;

  • -

    afstemming met en terugkoppeling op verantwoordelijke bestuursorganen en bestuurders.

Staf

• 2.4.

  Onder aansturing van de directie draagt de staf zorg voor:

  • -

    het ontwikkelen van kaderstellend beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering;

  • -

    signalering van ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie en van de daaraan verbonden noodzaak tot aanpassing van de organisatiestrategie;

  • -

    het voeren van procesregie op strategische integrale ontwikkelingen vanuit bedrijfsvoeringsoptiek;

  • -

    verbetering van de bedrijfsvoering door control en door het uitvoeren van audits, onder meer op basis van artikel 213 a gemeentewet;

  • -

    directe ondersteuning van bestuurlijke processen, van bestuursorganen en van individuele bestuurders.

Facilitair bedrijf

• 2.5.

  Het facilitair bedrijf ondersteunt de afzonderlijke organisatorische eenheden door middel van het uitvoeren van het middelenbeleid. Het facilitair bedrijf levert binnen de algemene taakstelling en binnen de kaders van de begroting aan de andere organisatorische eenheden diensten volgens specificatie en op een niveau dat is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst tussen het hoofd van een afdeling of bedrijf of de staf en de directeur van het facilitair bedrijf. Deze overeenkomsten behoeven de goedkeuring van de directie.

• 2.6.

  Tot het takenpakket van het facilitair bedrijf behoren in elk geval:

  • -

    de uitvoering van de financiële administratie van de gemeente;

  • -

    de uitvoering van de personeelsadministratie van de gemeente met inbegrip van de salarisadministratie en de uitvoering van de rechtspositieregelingen;

  • -

    de uitvoering van het informatiebeleid van de gemeente zowel voor wat betreft het beheer van informatiedragers als voor wat betreft de inrichting en het beheer van de technische voorzieningen voor automatisering en applicaties;

  • -

    het verzamelen en verstrekken van informatie uit voornoemde administraties aan de directie, de afdelingen en bedrijven en de staf die zij ten behoeve van de sturing van processen en de verantwoording aan bestuursorganen nodig hebben;

  • -

    de uitvoering van de gemeentelijke communicatiefunctie en de behartiging van juridische aangelegenheden.

Aansturing, positie en functie gemeentesecretaris

• 3.1.

  De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Hij is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het college. De hieronder in 3.5 en 3.6 genoemde gezamenlijke uitvoering van taken door de directie doet aan zijn eindverantwoordelijkheid niet af.

• 3.2.

  Hij is verantwoordelijk voor het functioneren van de leden van de directie en aan het hoofd van het facilitair bedrijf. Zij verstrekken de gemeentesecretaris desgevraagd de inlichtingen die door hem worden gevraagd. Hij kan, indien hij dit voor de vervulling van zijn functie nodig acht, aanwijzingen geven.

• 3.3.

  Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt hij volledig vervangen door de loco-secretaris. Het college bepaalt in welke volgorde de leden van de directie optreden als loco-secretaris.

De directie

• 3.4.

  Er is een directie, bestaande uit drie leden. De gemeentesecretaris is lid en ambtshalve voorzitter.

• 3.5.

  De leden van de directie zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor:

  • -

    een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering;

  • -

    een omgevingsgerichte visie;

  • -

    een goed bedrijfsklimaat en gemotiveerde medewerkers.

• 3.6.

  De directie is verantwoordelijk voor de totstandkoming van adequate advisering aan de bestuursorganen. Als zodanig draagt zij zorg voor:

  • -

    vertaling van maatschappelijke wensen en bestuurlijke inzichten bij de ontwikkeling;

  • -

    voorbereiding en uitvoering van het beleid door de ambtelijke organisatie (sturingstaak);

  • -

    beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording conform het door het bestuur vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen (bewakingstaak);

  • -

    toetsing van de door de afdelingen en bedrijven ingediende voorstellen en de uitgevoerde werkzaamheden aan de door het bestuur verstrekte opdrachten, dan wel het vastgestelde beleid (toetsingstaak).

• 3.7.

  Geschillen over de bedrijfsvoering of over inhoudelijke aspecten van advisering, waarvoor het overleg tussen verschillende afdelingen en bedrijven geen oplossing heeft gebracht, worden ter beslissing voorgelegd aan de directie, dan wel een lid daarvan. In advisering aan het bevoegde orgaan wordt melding gemaakt van de verschillende visies en alternatieven: de advisering dient echter altijd eenduidig te zijn.

Leden van de directie en het hoofd facilitair bedrijf

• 4.1.

  De leden van de directie worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen. Voor het hoofd van het facilitair bedrijf is de gemeentesecretaris bevoegd.

• 4.2.

  De leden van de directie zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, geven direct leiding aan de hoofden van de afdelingen en bedrijven alsmede aan medewerkers die rechtstreeks onder hun aansturing zijn gebracht en zorgen voor een goede interne communicatie.

• 4.3.

  Het hoofd facilitair bedrijf is verantwoordelijk voor het functioneren van het facilitair bedrijf, geeft direct leiding aan de hoofden van afdelingen binnen dat bedrijf alsmede aan medewerkers die rechtstreeks onder zijn aansturing zijn gebracht en zorgt voor een goede interne communicatie binnen het bedrijf. Hij voert de titel van directeur facilitair bedrijf.

Controller

• 5.1.

  Binnen de staf is een controller werkzaam.

• 5.2.

  De controller is belast met totstandbrenging en instandhouding van de beheersing (control) van bedrijfsprocessen door een kwalitatief goede informatievoorziening voor en verantwoording aan de verschillende besluitvormende niveaus in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie.

• 5.3.

  De controller kan rechtstreeks aan het college of de raad rapporteren; hij heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering.

Archivaris

• 5.4.

  De archivaris oefent het beheer uit over de naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en historisch-documentaire verzamelingen.

• 5.5.

  De archivaris houdt toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Mandaat

• 6.1.

  Het college kan de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden mandateren (opdragen) aan een ambtenaar, tenzij de regeling waarop die bevoegdheid steunt zich daartegen verzet. Ondermandaat is mogelijk tenzij het oorspronkelijke mandaatbesluit zich daartegen verzet.

• 6.2.

  Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.

• 6.3.

  Besluiten tot mandatering worden door het bevoegde orgaan schriftelijk vastgelegd in het zogenaamde “mandaatbesluit”.

• 6.4.

  De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend.

Advisering

• 7.1.

  Het opdrachtgeverschap van bestuur aan de ambtelijke organisatie betekent dat van de organisatie een product wordt gevraagd op basis van een inhoudelijke beschrijving, tevoren bepaalde kwalitatieve eisen en randvoorwaarden en een gewenste leveringstijdstip.

• 7.2.

  De advisering aan het bestuur is onafhankelijk, integraal en gebaseerd op de eigen professionaliteit en deskundigheid van de behandelend ambtenaar, die daarbij de verantwoordelijkheden van degenen die met de sturing van de organisatie zijn belast in acht neemt.

• 7.3.

  Indien er bij advisering die de inhoudelijke betrokkenheid van meerdere organisatie-eenheden vereist, sprake is van een geschil met betrekking tot de vereiste eenduidigheid van de advisering vindt overleg plaats tussen de hoofden van deze eenheden. Indien het geschil niet of niet geheel wordt opgelost beslist de directie.

• 7.4.

  Bedrijfsprocessen worden door de directie enkelvoudig en eenduidig toegewezen aan een organisatieonderdeel. Het hoofd van dat onderdeel wijst het onderwerp toe aan een of meerdere medewerkers binnen zijn eenheid. De aldus aangewezen procesverantwoordelijke draagt zorg voor uitvoering van alle activiteiten die in dit proces worden vereist, met inbegrip van de advisering aan het bestuur.

Projectorganisatie en projectmatig werken

• 8.

  1 Indien een bestuurlijke opdracht:

  • -

    een bijzonder karakter draagt;

  • -

    van grote omvang is, begrensd is in tijd en leidt tot een uniek product;

  • -

    een inzet van de organisatie vraagt die afdelings- en bedrijfsoverstijgend is en die de spankracht van de reguliere structuur en werkwijze te boven gaat;

    is de directie bevoegd om een projectorganisatie in het leven te roepen die rechtstreeks verantwoording schuldig is aan de directie.

• 8.2.

  Indien geen afzonderlijke projectorganisatie als bedoeld in het vorig lid wordt ingesteld kan een bestuurlijke opdracht binnen de ambtelijke organisatie projectmatig worden behandeld. In dat geval wijst de directie een ambtelijke projectleider aan.

Slotbepalingen

• 9.1.

  Deze verordening kan worden aangehaald met de naam “Organisatieverordening gemeente Amstelveen”.

• 9.2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2013.