| Organisatie | Noordwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archief- en Documentatieverordening |
| Citeertitel | Archief- en Documentatieverordening van de gemeente Noordwijk |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | Ondertekende versie van de verordening. Publicatie in de Weekendkrant. |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-12-2006 | 24-10-2013 | nieuwe regeling | 25-06-1991 Weekendkrant, 30-12-2006 | Onbekend. |
Besluit van de raad van de gemeente Noordwijk van 25 JUNI 1996 (De Zeekant van PUBLICATIEDATUM)
De raad der gemeente Noordwijk;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 juni 1991, nr. 77;
gelet op artikelen 23, 24 en 25, 1e en 2e lid van de Archiefwet 1962;
onder intrekking van de Archiefverordening van 17 november 1970 vast te stellen de navolgende "ARCHIEF- EN DOCUMENTATIEVERORDENING".
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats en archiefruimten, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van een voldoende aantal ambtenaren zowel voor het beheer van de archiefbewaarplaats als voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente.
Burgemeester en wethouders stellen, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende bescheiden, alsmede voor het beheer van de archiefbescheiden, welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
De secretaris ziet toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en van ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De secretaris en degenen die hem vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van de geheimen, toegang tot de ruimten, waarin de archiefbescheiden worden bewaard.
Burgemeester en wethouders kunnen, de secretaris gehoord, bepalen dat ook niet-gemeentelijke bescheiden, in de archiefbewaarplaats opgenomen worden.
Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal in de vijf jaren aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 23 van de wet.
Deze regeling kan worden aangehaald als Archief- en Documentatieverordening van de gemeente Noordwijk.
Aldus vastgesteld in de openbare
a t/m d: Bij de omschrijving van de begrippen wordt verwezen naar het betreffende artikel in de archiefwet. Het verwijzen naar deze artikelen wordt verder in de archief- en documentatieverordening achterwege gelaten, hetgeen de leesbaarheid ten goede komt.
b. : Archief- en documentatiebescheiden: daar de definitie in artikel 1, lid 1, onder b3, van de archiefwet niet (zoals onder b1 en b2) de bestemming als kriterium hebben, kunnen hieronder ook worden begrepen bescheiden (documenten) die geen archiefstuk zijn (bijvoorbeeld een aangeboden fotokollektie).
c. : Archiefbewaarplaats: in elke gemeente/waterschap dient door de raad/dagelijks bestuur een archiefbewaarplaats te worden aangewezen.
d. : Archiefruimte: met archiefruimte worden tevens bedoeld de ruimten waarin dynamische archieven worden bewaard.
Een regeling van de zorg voor archiefbescheiden behoort voor te schrijven, dat burgemeester en wethouders moeten zorgen:
- voor een door Gedeputeerde Staten goedgekeurde archiefbewaarplaats alsmede adequate archiefruimten;
- aanstelling van gekwalificeerd personeel zowel voor het beheer van statische, semi-statische als dynamische archieven;
- het uitvaardigen van voorschriften teneinde een goed beheer te garanderen;
- het jaarlijks op de begroting opvoeren van de benodigde financiën ter realisering van de voornoemde zorgelementen (daaronder ook begrepen de benodigde gelden voor inventarisatie, restauratie, conservering e.d..
Aanwijzing archiefbewaarplaats, ingevolge artikel 24/30 van de wet, kan ook bij afzonderlijk besluit geschieden. De formulering van artikel 6 zou in dat geval kunnen luiden: "Bij afzonderlijk besluit wordt, voor de bewaring van de op grond van de wet over te brengen archiefbescheiden, een archiefbewaarplaats aangewezen".
Van toezicht door de secretaris op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden kan vanzelfsprekend alleen sprake zijn in die gemeenten waar geen archivaris is benoemd.