Beleidsnota meerjarige evenementenvergunningen

Aanleiding

In het kader van administratieve lastenverlichting en mede naar aanleiding van het verhogen van de legestarieven voor o.a. evenementen in Roosendaal is tijdens de raadsbehandeling van een voorstel tot verhoging van de leges voor o.a. APV en Bijzondere wetten op 4 april 2012 door het college toegezegd onderzoek te doen naar de mogelijkheid om evenementenvergunningen voor langere periode te verlenen.

Opdracht

Meerdere evenementen in Roosendaal vinden jaarlijks plaats. Een aantal van deze evenementen wijzigt niet of nauwelijks. De opdracht is om te bezien of voor dergelijke evenementen vergunning voor een langere periode, bijvoorbeeld 3 of 5 jaar, kan worden verleend.

Doelstelling

In 2012 zijn de legeskosten voor burgers en bedrijfsleven gestegen. Aan de andere kan wordt minder subsidie verleend. Een gevolg hiervan kan zijn dat evenementen uit Roosendaal vertrekken of worden afgelast. Roosendaal moet echter wel een gemeente blijven waar iets te beleven is, met name in de binnenstad. De beoogde effecten van het verlenen van meerjarige evenementenvergunningen zijn de volgende:

• 1.

  Organisaties van dergelijke evenementen hoeven niet meer ieder jaar opnieuw vergunning aan te vragen en dus ook niet jaarlijks de daarvoor verschuldigde leges te betalen. De administratieve lasten voor burgers en bedrijven worden hierdoor verminderd;

• 2.

  Het aantal aanvragen voor evenementenvergunningen op jaarbasis daalt, waardoor ook voor de gemeente de administratieve lasten verminderen;

• 3.

  Als gevolg van een verminderd aantal aanvragen kunnen die aanvragen voor evenementen die nog altijd jaarlijks vergund moeten worden nog beter worden afgewikkeld, waardoor een verdere professionaliseringsslag kan worden gemaakt, zowel aan de kant van de gemeente als aan de kant van de organisatie en (hulp)diensten.

Regelgeving

Op grond van afdeling 7 van de Algemene Plaatselijke Verordening, in het bijzonder artikel 2:25 is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren.

Artikel 2:24 lid 1 bepaalt wat onder evenement wordt verstaan.

Onder evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• 1.

  bioscoopvoorstellingen;

• 2.

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening

• 3.

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• 4.

  het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

• 5.

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• 6.

  activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van deze verordening.

Onder evenement wordt mede verstaan:

• 1.

  een herdenkingsplechtigheid;

• 2.

  een braderie;

• 3.

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg;

• 4.

  een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

• 5.

  een straatfeest of buurtbarbecue op één dag.

Geen vergunning is vereist voor een eendaags evenement, indien:

• 1.

  het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen;

• 2.

  het evenement tussen 9.00 en 23.00 uur plaats vindt;

• 3.

  geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur en op zondag voor 13.00 uur of na 23.00 uur;

• 4.

  het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 83 dB(c) op de gevels van

• 5.

  omringende woningen niet wordt overschreden.

• 6.

  het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;

• 7.

  slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object en zich hier minder dan 50 personen gelijktijdig in/op verblijven;

• 8.

  er een organisator is; en

• 9.

  de organisator ten minste 14 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester;

• 10.

  het geen vechtsportwedstrijden of –gala’s betreft, waaronder in ieder geval wordt begrepen kooigevechten, kickboksevenementen, freefightevenementen en daarmee vergelijkbare activiteiten en al dan niet in wedstrijdverband georganiseerde evenementen waarbij de menselijke waardigheid in het geding is.

Huidige werkwijze

Momenteel wordt onderscheid gemaakt tussen meldingplichtige evenementen en vergunningplichtige evenementen.

Meldingplicht

Evenementen die voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden (zie boven) kunnen worden gemeld via een webformulier. De melding kan digitaal worden ingevuld en verzonden via de website van de gemeente Roosendaal. De ingediende meldingen worden ontvangen in een speciale, algemene, emailbox van het team Vergunningen.

Ontvangen meldingen worden onmiddellijk ter kennisneming doorgezonden naar de hulpdiensten en relevante interne medewerkers. Als één van deze geadresseerden knel- of aandachtspunten aangeeft worden deze besproken met de organisatie om hiermee rekening te houden. In het uiterste geval wordt een andere datum of locatie besproken. Er worden geen leges in rekening gebracht voor het afwikkelen van dergelijke meldingen.

Vergunningplicht

Artikel 1:7 van de Algemene Plaatselijke Verordening bepaalt dat een vergunning of ontheffing voor onbepaalde tijd geldt, tenzij bij de vergunning of ontheffing anders is bepaald of de aard van de vergunning zich daartegen verzet.

De vergunning voor een evenement wordt momenteel voor één jaar verleend. Aanvragen worden voor advies uitgezet bij hulpdiensten en relevante interne medewerkers. Als iedereen positief heeft geadviseerd wordt de vergunning verleend. Bij een negatief advies wordt bekeken, samen met de organisatie, op welke manier alsnog aan de gestelde eisen kan worden voldaan. Mocht dat niet kunnen, dan wordt de vergunning geweigerd. Voor elke vergunningaanvraag worden leges in rekening gebracht.

Toekomstige werkwijze

Objectieve beoordeling

De vergunningplicht bij evenementen is in het leven geroepen, omdat bij evenementen het risico op verstoring van de openbare orde en veiligheid en het gevaar voor de veiligheid van bezoekers, omwonenden en derden groter is, al naar gelang de aard en omvang van het evenement. De laatste jaren is er op het gebied van veiligheid bij evenementen veel te doen geweest, met name als gevolg van enkele (grote) incidenten. Denk hierbij aan Pukkelpop in België (extreme wind), Koninginnedag 2009 (aanslag), de Nijmeegse vierdaagse (extreme hitte) en de Danceparade in Duisburg (doden door verdringing).

Van belang is dat een zo objectief mogelijke inschatting wordt gemaakt van de risico’s van evenementen voor de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu. Evenementen die jaarlijks terugkeren én waarvan de risico’s beperkt dan wel voldoende afgedekt zijn kunnen dan voor meerdere jaren kunnen worden verleend. Op deze manier wordt voorkomen dat evenementen die als (te) risicovol worden beschouwd niet vóóraf worden beoordeeld, waardoor niet adequaat genoeg kan worden ingesprongen op incidenten, met alle mogelijke gevolgen van dien.

Onderverdeling evenementen

Evenementen worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

I Vergunningvrij

II Vergunningplichtig Meerjarige vergunning.

III Vergunningplichtig Jaarlijkse vergunning.

Categorie I

De procedure rondom de vergunningvrije evenementen wijzigt niet. De melding van het evenement moet ten minste 14 werkdagen voorafgaand aan de datum waarop het evenement wordt gehouden worden ingediend. Dat kan door middel van een zogenaamd webformulier op de website van de gemeente, een formulier dat online kan worden ingevuld en ingediend. Na ontvangst van de melding wordt deze uitgezet naar de hulpdiensten en relevante interne medewerkers. Als iemand opmerkingen heeft worden deze besproken met de organisatie. In het uiterste geval wordt een andere datum of locatie afgesproken.

Categorie II en III

Uitgangspunt meerjarige vergunning

Met ingang van 1 oktober 2013 zal als uitgangspunt gelden dat evenementen meerjarig worden vergund, tenzij dat in verband met de risico’s voor openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en/of milieu niet gewenst is.

Risico-afweging

Het afwegingskader voor evenementen bestaat uit risico’s voor openbare orde en veiligheid, gezondheid en milieu. Bij grote evenementen wordt een risico-analyse uitgevoerd door een multidisciplinair team, waarin o.a. de politie, brandweer en GHOR deelnemen. Op deze manier worden risico’s goed inzichtelijk gemaakt en kunnen door de organisatie en/of operationele diensten maatregelen worden genomen om deze risico’s te beperkten.

Met ingang van 1 oktober 2013 wordt elk evenement waarvoor vergunning wordt aangevraagd beoordeeld zoals gebruikelijk. Alle voor het betreffende evenement relevante interne adviseurs en de politie, brandweer, OMWB en GHOR zullen daarnaast worden verzocht te adviseren of, vor wat betreft hun discipline, een meerjarige vergunning mogelijk is.

Als één of meerdere adviseurs een negatief advies geven t.a.v. de meerjarige vergunning, dan zal eerst worden beoordeeld, samen met de betreffende adviseur(s) en de aanvrager, of de aanvraag zodanig kan worden aangepast dat tegemoet wordt gekomen aan de bezwaren. Mocht dat niet mogelijk zijn, dan zal een vergunning worden verleend voor de duur van 1 jaar.

Categorie II

De evenementen die in categorie II vallen worden voor de duur van 4 jaar verleend. Gelet op de mogelijke risico’s voor de openbare orde en veiligheid leent een evenementenvergunning zich niet voor vergunningverlening voor langere tijd. Immers, er moeten mogelijkheden bestaan voor tussentijds bijsturen, zonder dat het intrekken van verleende vergunningen noodzakelijk is.

Meldingsplicht

De organisatie moet, ingeval van een meerjarige vergunning, jaarlijks vóór 1 december melden op welke datum het evenement het jaar daarop zal worden gehouden. Aan de hand hiervan kan eenvoudig een evenementenkalender worden opgesteld waarin het merendeel van Roosendaalse evenementen is opgenomen. Dit biedt voor de operationele diensten de mogelijkheid om hun planning optimaal in te stellen. Wordt niet op tijd gemeld, dan vervalt de vergunning en moet de organisator een nieuwe vergunning aanvragen.

In sommige vergunningen zal de verplichting worden opgenomen om jaarlijks binnen een bepaalde termijn voorafgaand aan het evenement bepaalde stukken, zoals een calamiteitenplan, aan te leveren bij de gemeente. De organisatie moet zich hier strikt aan houden.

Wijziging van een verleende meerjarige vergunning

Als een evenement niet wijzigt ten opzichte van de verleende vergunning, dan hoeft de organisator, behalve de melding van de datum en het eventueel indienen van in de vergunning genoemde documenten, niets meer te doen. Het evenement kan gewoon doorgaan zoals vergund.

Zijn er wél wijzigingen ten opzichte van de verleende vergunning, dan moet de organisatie deze wijzigingen ten minste 8 weken voorafgaand aan het evenement doorgeven. Het aanvraagformulier voor evenementen zal hierop worden aangepast. Aan de hand van die stukken wordt beoordeeld of er opnieuw vergunning moet worden verleend, en zo ja, of er meer gegevens nodig zijn. Als opnieuw vergunning moet worden aangevraagd en/of als er extra gegevens nodig zijn zal contact worden opgenomen met de melder.

Aan de hand van de wijzigingen die door een organisatie zijn doorgegeven kan blijken dat een geheel nieuwe vergunning niet nodig is, maar dat de verleende meerjarige vergunning wel op enkele punten gewijzigd moet worden. In dat geval wordt de verleende vergunning gewijzigd en blijft de vergunningstermijn doorlopen. De kosten voor het verlenen van een “wijzigingsvergunning” zijn lager dan die voor een volledige vergunning.

Ook een eenmalige wijziging behoort tot de mogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld dat als gevolg van wegwerkzaamheden eenmalig een andere locatie of route is bepaald.

Verlenging

Na afloop van de vergunningstermijn moet een nieuwe vergunning worden aangevraagd. Als aan de hand van de aanvraag blijkt dat het evenement nog altijd past binnen de overwegingen en voorwaarden die in de verleende vergunning zijn opgenomen en uit de adviezen blijkt dat het evenement de afgelopen jaren niet heeft geleid tot verstoring van de openbare orde en veiligheid en er geen sprake is geweest van strijd met de vergunningvoorschriften, dan kan de verleende vergunning worden verlengd met wederom 4 jaar. De kosten voor het verlenen van een “verlengingsvergunning” zijn lager dan die voor een volledige vergunning.

Intrekking meerjarige vergunning

Er zijn situaties denkbaar waarin het niet langer verantwoord dan wel wenselijk is een meerjarige vergunning in stand te laten. In de volgende omstandigheden kan een meerjarige vergunning dan ook worden ingetrokken:

• 1.

  De inhoud en/of opzet van het evenement verandert dusdanig dat het niet meer past binnen de overwegingen dan wel voorwaarden van de verleende vergunning. Hierbij kan gedacht worden aan een andere organisatie, een andere periode (verplaatsing van najaar naar voorjaar bijvoorbeeld), (sterk) veranderd bezoekersaantal, gewijzigde locatie, gewijzigde opzet (zoals andere muzieksoort en andere doelgroep) etc;

• 2.

  Er is sprake van strijd met de gestelde voorwaarden;

• 3.

  Er is sprake geweest van verstoring van de openbare orde en veiligheid of er is sprake geweest van gevaar voor de volksgezondheid en/of het milieu.

Categorie III

Evenementen die in categorie III vallen moeten nog altijd jaarlijks vergunning aanvragen. De aanvraag moet ten minste 8 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend, zodat de voorbereiding op een zorgvuldige manier kan plaatsvinden. Immers, het betreft evenementen met een verhoogd risicoprofiel. Indien nodig wordt voor evenementen die in deze categorie vallen zal ook de uitgebreide risico-analyse worden uitgevoerd, voor zover dat niet al is gedaan.

Nieuwe evenementen

Evenementen die nog niet eerder in Roosendaal hebben plaatsgevonden worden altijd voor 1 jaar verleend. Na afloop van het evenement zal een evaluatie plaatsvinden. Aan de hand van de evaluatie kan, bij een nieuwe aanvraag, worden bepaald of alsnog een meerjarige vergunning wordt verleend.

Bijkomende toestemmingen

Voor veel evenementen zijn, naast de evenementenvergunning, ook andere toestemmingen nodig. Denk aan de ontheffing van de Zondagswet, de ontheffing geluidhinder en de ontheffing van het autoluwe gebied. Alleen de tijdelijke gebruiksvergunning moet jaarlijks worden aangevraagd. Overige toestemmingen worden in de evenementenvergunning verwerkt en gelden daarmee automatisch ook voor 4 jaar als de evenementenvergunning voor 4 jaar is verleend. Voor de ontheffing van de Drank- en Horecawet is apart beleid in ontwikkeling. Inwerkingtreding daarvan zal naar verwachting plaatsvinden op 1 januari 2014.

Evaluatie

Deze beleidsregels zullen met ingang van eind 2014 de eerste 4 jaar jaarlijks worden geëvalueerd en, indien noodzakelijk, bijgesteld. De evaluatie zal plaatsvinden samen met de hulpdiensten en, indien nodig, interne adviseurs. Ook zal, steekproefsgewijs, de ervaringen van vergunninghouders worden gepeild.