| Organisatie | Meppel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Meppel houdende regels omtrent commissie bezwaarschriften (Verordening Commissie bezwaarschriften) |
| Citeertitel | Verordening Commissie bezwaarschriften |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-01-2020 | 01-01-2019 | artikel 6 | 19-12-2019 | 220798 | |
| 02-02-2017 | 04-01-2020 | wijziging art 2 | 22-12-2016 Elektronisch gemeenteblad, 1-02-2017 | 1198376 | |
| 03-10-2013 | 04-01-2020 | Nieuwe regeling | 26-09-2013 Elektronisch gemeenteblad, 2-10-2013 | 191249 |
De Raad, het college en de burgemeester van de gemeente Meppel,
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 juni 2013,
gelet op de hoofdstukken 6 en 7 van de Algemene wet bestuursrecht – artikel 7:13 in het bijzonder - en artikel 149 van de Gemeentewet
onder gelijktijdige intrekking van de Verordening Commissie bezwaarschriften gemeente Meppel, nr. 2003-2336, vast te stellen de volgende:
De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake gemeentelijke belastingen of de Wet waardering onroerende zaken of maatwerkvoorzieningen beschermd wonen en maatschappelijke opvang als bedoeld in artikel 1.2.1 en 1.2.2 Wet maatschappelijke ondersteuning.
De bevoegdheden opgenomen in de hieronder genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie v.w.b.:
het (digitaal) versturen van de op de zaak betrekking hebben stukken aan in ieder geval de gemachtigde;
het ter inzage leggen van op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen;
het afzien van het horen van belanghebbenden in elkaars aanwezigheid horen;
het achterwege laten van het op de hoogte stellen van partijen over het verhandelde tijdens de afzonderlijke hoorzittingen.
het meedelen aan belanghebbenden van nieuw bekend geworden feiten of omstandigheden na het horen.
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
Indien na afloop van de hoorzitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt door de secretaris in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbende(n) toegezonden.
De voorzitter kan in ieder stadium van de behandeling van het bezwaarschrift besluiten om af te zien van het geven van advies, indien aan het bezwaar volledig tegemoet is gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad. Indien de voorzitter hiertoe besluit doet hij daarvan mededeling aan het verwerend bestuursorgaan en aan de belanghebbende(n).
De commissie brengt jaarlijks vóór 1 april aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college. Voor aangelegenheden waarin de verordening niet voorziet en die zich voordoen tijdens de hoorzitting, beslist de voorzitter, indien vanwege de dringendheid van de aangelegenheid, de beslissing niet aan het college kan worden overgelaten.
Aldus vastgesteld in de openbare
raadsvergadering van 26 september 2013
de griffier, de voorzitter,
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders op 18 juni 2013,
de secretaris, de burgemeester,
Aldus vastgesteld door de burgemeester
op 18 juni 2013,
de burgemeester,
De bezwaarprocedure is het eerste rechtsmiddel dat een belanghebbende die het niet eens is met een besluit van een bestuursorgaan, ter beschikking staat. Deze bestuursrechtelijke procedure is geregeld in de hoofdstukken 6 en 7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb).
De wetgever geeft bestuursorganen de nodige ruimte om de bezwaarprocedure naar eigen inzicht in te richten. Zo kunnen bestuursorganen ervoor kiezen voor de beslissing op bezwaar een onafhankelijke en deskundige adviescommissie in te stellen. Artikel 7:13 Awb regelt aan welke minimumeisen een dergelijke commissie moet voldoen.
Het gemeentebestuur van Meppel heeft de keuze gemaakt bij de behandeling van bezwaarschriften een externe commissie in te schakelen. Deze commissie heeft als taak de gemeentelijke bestuursorganen te adviseren over de beslissing op ingediende bezwaarschriften.
Deze gemeentelijke verordening is een aanvulling op de wettelijke regeling voor de behandeling van bezwaarschriften.
In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet. Door in te stemmen met en ondertekening van de verordening geven de bestuursorganen aan samen een en dezelfde adviescommissie in te stellen. In de verordening wordt richting gegeven aan de wijze waarop de commissie haar adviestaak moet uitoefenen.
Bezwarenadviescommissie soms aan te merken als bestuursorgaan
Sinds de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State, 19 maart 2003, LJN AF6023. is duidelijk dat de bezwaarschriftencommissie niet alleen een adviescommissie is maar ook een bestuursorgaan.
Er zijn een aantal mogelijkheden denkbaar waarbij de commissie als bestuursorgaan optreedt. Dit is het geval als er een verzoek op grond van de Wet openbaarheid bestuur (Wob) of Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt ingediend of indien er een klacht wordt ingediend.
Op grond van de Wob kan een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuurorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuurorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.
De commissie dient te beslissen op Wob verzoeken om documenten die onder haar berusten. Het gaat dan om alle documenten die vanuit de commissie worden verzonden en om alle documenten die aan de commissie zijn gericht.
Ook is de bezwaarschriften commissie verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wbp. De verwerking van persoonsgegeven in het kader van de behandeling van bezwaarschriften vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de commissie. Voor het recht op inzage en het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming (artikel 35 en 36 Wbp) zal de belanghebbende zich tot de commissie moeten richten.
Op basis van artikel 9:1 Awb kan een ieder een klacht indienen over de wijze waarop het bestuursorgaan of een onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan werkzame persoon zich in een concrete situatie jegens de klager of iemand anders heeft gedragen. Dit betekent dat niet alleen klachten over de commissie als geheel, over een commissielid maar ook klachten over de secretaris moeten worden afgedaan door de commissie zelf.
Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend bestuursorgaan'. Dit kan binnen de gemeente de gemeenteraad, het college, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen, betreffen.
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
De adviescommissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd.
Het tweede lid biedt de mogelijkheid bepaalde bezwaarschriften niet door tussenkomst van de commissie te laten behandelen. Dit betreft bezwaarschriften die betrekking hebben op een zo specifieke materie of over onderwerpen waarover grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn.
In Meppel is ervoor gekozen de bezwaarschriften inzake belastingzaken en WOZ-zaken uit te zonderen van behandeling door de commissie.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:
1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb).
2. De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb).
Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming, schorsing en het ontslag van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen, dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen, er diverse gesprekken hebben plaatsgehad en dat er een dossier is gevormd. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.
Op het uitgangspunt dat leden van de raad geen lid mogen zijn van een door het college of de burgemeester ingestelde commissie wordt in artikel 84, tweede lid van de Gemeentewet een uitzondering gemaakt. Dit betekent dat een raadslid wel onderdeel kan uitmaken van een adviescommissie bezwaarschriften. Mede gelet op de taak van de commissie is het de vraag of deze situatie in de praktijk wenselijk is.
De taak van de commissie is een bestuurlijke heroverweging. Van de commissie wordt niet alleen een rechtmatigheids-, maar ook een doelmatigheidstoetsing verwacht. De personen die de commissie vormen, moeten in die mate vakkundig zijn dat er van de commissie goede adviezen te verwachten zijn. Bij het werven van commissieleden wordt gezocht naar personen die weten wat er speelt bij de desbetreffende overheid, maar ook aan deskundigen op het gebied van geschillenbeslechting. Daarnaast moeten de leden gevoel hebben voor politieke en bestuurlijke verhoudingen.
In Meppel is gekozen voor een adviescommissie die volledig bestaat uit een voorzitter en leden die geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.
De situatie dat raadsleden via de adviescommissie bezwaarschriften adviseren over genomen collegebesluiten wordt niet wenselijk gevonden. Deze commissiewerkzaamheden betreffen geen raadswerk en worden niet zuiver gevonden in de verhouding tussen raad en college. Raadsleden krijgen op deze manier indirect de kans om op de stoel van het bestuur te gaan zitten, terwijl de politieke verantwoording en controle via de raad hoort te lopen.
Artikel 4 Behandeling in kamers
Als, bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen bezwaarschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp, daaraan behoefte bestaat, kan de commissie worden opgesplitst in kamers. Op dit moment functioneert naast een Algemene Kamer voor de behandeling van personele aangelegenheden een Personele Kamer.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.
In Meppel wordt voor bepaalde secretariaatswerkzaamheden gebruik gemaakt van de diensten van een extern secretaris.
In de artikelen 23, vijfde lid en 24 van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden zijn de vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen respectievelijk de reis- en verblijfskosten geregeld. Artikel 2 van deze Verordening regelt dat de bedragen jaarlijks door de minister van BZK worden herzien.
De vergoeding voor werkzaamheden van de commissie bezwaarschriften is hoger dan de vergoeding voor werkzaamheden van andere commissies. Dit heeft te maken met de omvang van de te verrichten werkzaamheden. De leden van de bezwarencommissie moeten zich goed voorbereiden, bestuderen van alle feiten en rechtsgronden, op een hoorzitting van de commissie. Deze extra werkzaamheden gelden uitsluitend in voorbereiding op een hoorzitting.
Voor het bijwonen van algemene (jaar)vergaderingen van de commissie is een grondige voorbereiding van adviezen niet nodig. Daarom worden voor vergaderingen van de commissie alleen de reiskosten vergoed.
In de voorgaande verordening was de zittingsduur van de commissie gekoppeld aan de raadsperiode. Deze koppeling heeft alleen een functie als raadsleden lid van de commissie zijn. Bij de toelichting van artikel 3, zesde lid, is de onwenselijkheid uitgelegd van de combinatie van het raadslidmaatschap met het zitting nemen in een bezwarencommissie.
Op het moment dat raadsleden geen zitting kunnen nemen in een bezwarencommissie is het ook niet langer noodzakelijk deze koppeling te maken.
Door de wijziging is er een mate van continuïteit bij de commissie en is het niet meer zo dat op één moment de hele commissie opstapt. Door natuurlijk verloop zal dit meer gespreid zijn. Voor de zittingsduur van vier jaar is gekozen omdat dit door diverse gemeenten in hun verordening wordt gebruikt. Uiteraard kan hier een andere termijn worden bepaald. Dit geldt ook voor de (on)mogelijkheid tot herbenoeming.
Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 8 Ontvangst bezwaarschrift
In de wet wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.
Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden gedaan.
Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb).
Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325).
Een bezwaarschrift verzenden per e-mail is ook mogelijk. Wel is het zo dat het bestuursorgaan deze weg expliciet moet openstellen (art.2:15 Awb). Dit geeft de gemeente ook de mogelijkheid om een apart e-mail adres in te richten voor de ontvangst van bezwaarschriften.
Indien een bezwaarde per e-mail een bezwaarschrift heeft ingediend terwijl het bestuursorgaan deze mogelijkheid niet heeft toegestaan, dan dient het bestuursorgaan de verzender op de hoogte te brengen dat deze manier niet mogelijk is en de verzender te verzoeken het bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven wijze te versturen. Een per e-mail ingediend bezwaarschrift kan niet automatisch niet-ontvankelijk worden verklaard.
Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegd orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende.
Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen.
De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10).
Bezwaren kunnen efficiënter en effectiever worden afgedaan door middel van overleg. Het bestuursorgaan onderzoekt dan zelf of het geschil naar tevredenheid van bezwaarde en eventueel (een) derdebelanghebbende(n) kan worden opgelost zonder tussenkomst van een adviescommissie.
Deze procedure heeft positieve gevolgen: een kortere afhandelingtermijn, bezwaarschriften worden vaak ingetrokken en de relatie tussen bestuur en burger verbetert.
Met ingang van 2013 wil de gemeente meer structureel gaan werken aan alternatieve geschillenbeslechting door een informele aanpak.
Bij deze aanpak wordt na ontvangst van het bezwaarschrift zo spoedig mogelijk gebeld met de bezwaarde. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht etc. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift.
Het is de secretaris van de commissie die na ontvangst van een bezwaarschrift in samenspraak met de ambtenaar van de vakafdeling beoordeelt of een bemiddelingspoging zinvol is.
Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.
Artikel 10 Uitoefening bevoegdheden
In artikel 7:13, vierde lid, Awb is geregeld dat de commissie beslist over de toepassing van
- artikel 7:3, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald.
De hierna genoemde artikelen van de Awb zijn voor de toepassing van deze verordening opgedragen aan de voorzitter van de commissie:
Versturen van de op de zaak betrekking hebbende stukken aan in ieder geval de gemachtigde.
Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).
Ter inzage leggen van het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden.
Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.
Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).
Besluiten belanghebbenden afzonderlijk te horen.
Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.
Afzien van het informeren van de verschillende partijen over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen geboden is.
Meedelen aan belanghebbenden van nieuw bekend geworden feiten of omstandigheden na het horen.
Uitoefening van de volgende bevoegdheden in de Awb kunnen via het Mandaatbesluit worden gemandateerd aan de secretaris van de commissie:
bevoegdheid om van bezwaarde een schriftelijk bewijs van machtiging te vragen, indien het bezwaarschrift is ingediend namens of mede namens een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon en bezwaarde in de gelegenheid stellen dit verzuim uiterlijk tijdens de hoorzitting te herstellen, tenzij bezwaarmaker als advocaat of procureur is ingeschreven;
bezwaarde wijzen op een verzuim als bedoeld in artikel 6: 5 van de wet en in de gelegenheid stellen dit gebrek binnen een termijn van twee weken te herstellen. In bijzondere gevallen kan een kortere of langere termijn worden gesteld.
Er moet een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen. Echter het moet niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.
De termijn voor het verzuimherstel is in beginsel gesteld op twee weken.
In de gevallen waarin de termijn van twee weken (na het einde van de bezwaartermijn) niet toereikend is, kan de voorzitter besluiten tot een kortere of langere termijn.
Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.
Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien.
De beslistermijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
artikel 6:10: Aanhouden voortijdig ingediend bezwaar tot begin van de termijn
artikel 6:14: Schriftelijke ontvangstbevestiging sturen
artikel 6:15: Doorzenden bezwaarschrift aan bevoegde bestuursorgaan
artikel 7:10 derde en vierde lid: Nemen van verdagingsbesluiten en verzoeken in te stemmen met verder uitstel beslissing op bezwaar
schriftelijk bevestigen intrekking bezwaarschrift
De voorzitter krijgt de bevoegdheid, zowel intern als extern, alle gewenste inlichtingen in te winnen. Om de behandeling van een bezwaarschrift goed voor te bereiden moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoeding voor de leden.
Het inschakelen van deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. In voorkomend geval kan een beroep worden gedaan op het beschikbare budget voor Juridische adviezen.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.
Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.
In de praktijk maakt de secretaris een voorzet voor een vergaderschema voor de hoorzittingen. Hierop kunnen de commissieleden reageren. Het vergaderschema wordt ter instemming voorgelegd aan de voorzitter.
De plaats waar het horen plaatsvindt is het stadhuis. Bij wijze van hoge uitzondering kan de voorzitteis besluiten tot een andere plaats/wijze van horen, bijvoorbeeld op locatie, bij bezwaarde thuis of telefonisch.
Artikel 7:3 van de Awb regelt in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:
a. het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;
b. het bezwaar kennelijk ongegrond is;
c. de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of
d. aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.
Het ligt voor de hand dat indien het verwerend bestuursorgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.
Artikel 13 Uitnodiging hoorzitting
Minimaal twee weken voor de datum van de zitting krijgen partijen, waaronder het verwerend bestuursorgaan, een uitnodiging. In de praktijk kan het handig dat de secretaris de uitnodigingen verstuurt. De voorzitter kan hiervoor mandaat verlenen aan de secretaris.
Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna). Deze termijn wordt voldoende geacht voor bezwaarde en de overige belanghebbenden om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden.
Het is belangrijk dat het verwerend bestuursorgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.
De voorzitter kan desgevraagd het tijdstip van de zitting wijzigen. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan worden ingewilligd. Uitstel moet niet automatisch worden gehonoreerd. Er moet een zwaarwegende reden aanwezig zijn. Betrokkene moet wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel krijgen. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen.
De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.
Artikel 16 Openbaarheid hoorzitting
De hoorzittingen zijn in beginsel openbaar. Artikel 7:13, vierde lid, Awb geeft de commissie de bevoegdheid toepassing te geven aan art. 7:5, tweede lid. Dit betekent dat de commissie kan besluiten of het horen in het openbaar dan wel in beslotenheid plaatsvindt.
In het tweede lid is de mogelijkheid te besluiten tot behandeling achter gesloten deuren in individuele situaties geregeld. In dit lid worden een aantal bezwaarschriften categorisch van openbare behandeling uitgesloten. Het betreft bezwaarschriften die vanwege hun bijzonder persoonlijke en vertrouwelijke karakter zich niet lenen voor een openbare behandeling, zoals bezwaarschriften over personele kwesties en sociale zaken op grond van de Wet werk en bijstand, Wet maatschappelijke ondersteuning e.d.
Artikel 17 Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld.
Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbenden wordt toegezonden. Ook is het mogelijk het verslag van de hoorzitting vóór het nemen van het bestreden besluit aan de belanghebbenden te zenden. Hierdoor krijgen belanghebbenden de gelegenheid te reageren indien het verslag een onjuiste weergave bevat van de hoorzitting. Uit oogpunt van een zorgvuldige voorbereiding zal dit vaak de voorkeur genieten (ABRS 12 juni 1997, JB 1997/188).
Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, dan hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden (CRvB, 2 april 1996, AB 1997/23).
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor).
Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).
Artikel 19 Raadkamer en advies
Zie ook de toelichting bij artikel 16. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.
Het derde lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 15) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.
De advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621).
Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.
Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).
In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die een belanghebbende maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift. De bepalingen zijn opgenomen in art. 7:15, 7:28 en 8:75 Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar of administratief beroep heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja over de hoogte van het vergoedingsbedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.
De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging.
De verordening spitst zich toe op de behandeling van bezwaarschriften en eindigt er in feite mee - zie artikel 20 - dat door de commissie schriftelijk advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
In de artikelen 7:11 Awb is geregeld wat er daarna moet gebeuren. Indien het bezwaar ontvankelijk is, dient op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit.
Met de inwerkingtreding op 1 oktober 2009 van de Wet dwangsom en beroep, onderdeel van de Awb, is de beslistermijn voor een bezwaarschrift verruimd. Bij inschakeling van een adviescommissie is de beslistermijn verlengd van 10 naar 12 weken en de mogelijkheid om te verdagen van 4 naar 6 weken.
Daarnaast begint de bezwaartermijn niet meer te lopen vanaf het moment dat een bezwaar wordt ingediend, maar vanaf het moment dat de bezwaartermijn van het besluit is afgelopen. Met deze nieuwe regeling wordt het eenvoudiger om meerdere bezwaren tegen eenzelfde besluit gelijktijdig te behandelen.
In de praktijk blijkt dat de bezwaarschriftencommissie jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad, het college en de burgemeester over haar werkzaamheden. Dit was nog niet eerder in de verordening geregeld.
Naast een verantwoordingsinstrument is het jaarverslag ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.
In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet is de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden, zoals deze verordening geregeld. De verordening kan pas na bekendmaking in werking treden.
De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Elektronisch gemeenteblad.