Archiefverordening Heerhugowaard 2013

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet de Archiefwet 1995;

• b.

  gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling, die zich bevindt in Alkmaar;

• d.

  de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet en artikel 20, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling benoemde gemeentearchivaris;

• e.

  beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• f.

  beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

• g.

  informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

• h.

  de gemeenschappelijke Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum

  regeling Alkmaar

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

De Archiefverordening Heerhugowaard 2004 wordt ingetrokken.

De Archiefverordening Heerhugowaard 2013 treedt in werking met ingang van de 8e dag na de datum der bekendmaking.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Heerhugowaard 2013.

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Heerhugowaard d.d 18 juni 2013

burgemeester

griffier

Memorie van toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Met deelname aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum (RHC) Alkmaar blijft de gemeente Heerhugowaard verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. Artikel 30, eerste lid van de wet verplicht de gemeenteraad een archiefverordening vast te stellen waarin aan burgemeester en wethouders de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente wordt opgedragen.

De overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats is de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen bewaarplaats van het RHC te Alkmaar (Archiefverordening RHC, artikel 2).

De secretaris-directeur van het RHC treedt op als archivaris van de gemeente Heerhugowaard en is in die hoedanigheid belast met de taken en bevoegdheden krachtens de wet (artikel 20, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling). Hieronder vallen de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling en de artikelen 30 en 32 van de wet).

De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stb. 70, 6 januari 2010 + wijziging

Stcrt. 17967, 17 november 2010).

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.

Artikelsgewijze toelichting

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijke toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.