| Organisatie | Goes |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | 51.1 Regeling voor functionerings-, beoordelings- en loopbaangesprekken |
| Citeertitel | Regeling voor functionerings-, beoordelings- en loopbaangesprekken gemeente Goes |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Artikel 125 Ambtenarenwet
Richtlijnen bezoldigingsbeleid Goes 1993
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-1993 | 01-01-2017 | Onbekend | 01-06-1993 Onbekend | Onbekend |
51.1 Regeling voor functionerings-, beoordelings- en loopbaangesprekken
Artikel 2 Het functioneringsgesprek (wanneer)
Ten minste éénmaal per jaar vindt er met de medewerker een functioneringsgesprek plaats.
Bovendien vindt er een functioneringsgesprek plaats op momenten dat chef en/of medewerker dat nodig achten.
Na indiensttreding van de medewerker of de aanvaarding van een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie vindt het eerste functioneringsgesprek plaats binnen drie maanden. Het tweede gesprek vindt plaats zes maanden na indiensttreding of aanvaarding van een andere functie.
Artikel 3 Het functioneringsgesprek (wat)
Het functioneringsgesprek is gericht op het verbeteren van het functioneren van de medewerker in de huidige functie en het wegnemen van eventuele belemmeringen daarbij.
Artikel 4 Het functioneringsgesprek (wie)
Het functioneringsgesprek wordt gevoerd door de directe chef en de medewerker.
Op verzoek van de directe chef en/of medewerker kunnen eveneens de naasthogere chef, de dienstgerichte personeelsfunctionaris of een andere in het kader van het gesprek deskundig te achten functionaris aan het gesprek deelnemen.
Artikel 5 Het functioneringsgesprek (hoe)
In het functioneringsgesprek komen tenminste aan de orde: de functie?inhoud, de functievervulling, de beleving van de functie, de werksituatie, de opleiding, vorming en training, de toekomstverwachtingen.
Bij het functioneringsgesprek wordt gebruik gemaakt van een gespreksformulier waarvan het model door burgemeester en wethouders is vastgesteld.
Het gespreksformulier wordt door de directe chef tijdens het functioneringsgesprek in samenspraak met de medewerker volledig ingevuld en door beiden voor akkoord getekend.
Een afschrift van het gespreksformulier wordt door de directe chef toegezonden aan de naast hogere chef.
Een voortgangscontroleformulier wordt door de directe chef verzonden aan de chef van de afdeling P&O ter initiëring van activiteiten in het personeelswerk dan wel ter ondersteuning daarvan en ter archivering.
Een kopie van het gespreksformulier wordt binnen tien dagen door de directe chef aan de medewerker verstrekt.
Het gespreksformulier draagt een vertrouwelijk karakter.
Onverminderd het bepaalde in het vierde lid, is inzage in het gespreksformulier slechts toegestaan aan het hoofd van dienst en de chef van de afdeling P&O en/of de beoordelingsadviseur.
De bewaartermijn van het gespreksformulier bedraagt zes jaar.
Na afloop van de in het vorige lid genoemde termijn of zoveel eerder als de medewerker de dienst heeft verlaten, wordt het gespreksformulier vernietigd.
De directe chef legt jaarlijks aan zijn naast hogere chef een verklaring af met een korte toelichting per medewerker op het functioneren en de gemaakte afspraken.
Artikel 6 Het beoordelingsgesprek (wanneer)
Alvorens aan burgemeester en wethouders voorstellen worden gedaan met betrekking tot de rechtspositie en de bezoldiging van een medewerker (zoals aanstelling in vaste dienst, plaatsing in een hogere salarisschaal en dergelijke) wordt, behoudens de beperking in het derde lid, met de medewerker een beoordelingsgesprek gehouden, tenzij een maximaal twee jaar geleden vastgestelde beoordeling voor handen is.
Bovendien wordt, behoudens de beperking in het derde lid, een beoordelingsgesprek gehouden op momenten dat chef en/of medewerker dat nodig achten.
Het tijdvak, waarover een beoordeling wordt opgemaakt, omvat ten hoogste twee jaar en ten minste zes maanden en strekt zich niet uit over een periode waarover reeds een beoordeling is opgemaakt.
Artikel 7 Het beoordelingsgesprek (wat)
Het beoordelingsgesprek is gericht op het vastleggen van het oordeel van dienstwege over de wijze waarop de medewerker zijn functie onder de gegeven omstandigheden heeft vervuld.
Artikel 8 Het beoordelingsgesprek (wie)
Tijdens het beoordelingsgesprek wordt door de directe chef in samenspraak met de medewerker de beoordeling opgemaakt.
De beoordelingsadviseur zal bij dit gesprek aanwezig zijn, tenzij de directe chef en de medewerker dat niet nodig achten.
In onderling overleg tussen de directe chef en de medewerker kunnen personen, die aan de werkzaamheden van de medewerker leiding hebben gegeven, als mede-beoordelaar optreden. Bij verschil van mening hierover beslist de naasthogere chef.
In onderling overleg tussen de directe chef en de medewerker kunnen ook andere personen bij het beoordelingsgesprek aanwezig zijn teneinde inlichtingen te verschaffen over de functievervulling van de medewerker. Bij verschil van mening hierover beslist de naasthogere chef.
Artikel 9 Het beoordelingsgesprek (hoe)
De beoordeling vindt plaats met inachtneming van de voor de functievervulling vastgestelde eisen als opgenomen in het functieboek en geschiedt met inachtneming van de in bijlage 1 genoemde functiecategorieën en de daaraan gekoppelde beoordelingscriteria.
Burgemeester en wethouders stellen het model van het beoordelingsformulier vast. Het beoordelingsformulier bevat in ieder geval een samenvattend oordeel met de volgende keuzes:
Voordat het beoordelingsgesprek plaats vindt met de medewerker stelt de directe chef aan de hand van het beoordelingsformulier zelf een voorlopige beoordeling op
De directe chef bespreekt vervolgens de voorlopige beoordeling met de naast hogere chef.
Nadat de directe chef de voorlopige beoordeling heeft besproken met de naast hogere chef vindt het beoordelingsgesprek plaats met de medewerker.
Een van deze beoordeling afwijkende mening (van de medewerker of een mede-beoordelaar) wordt door de directe chef op het beoordelingsformulier vastgelegd.
De directe chef koppelt de gespreksresultaten terug aan de naast hogere chef.
Het beoordelingsformulier wordt vervolgens door de bij het beoordelingsgesprek aanwezigen ondertekend en vervolgens doorgezonden naar de naast hogere chef.
In het geval van een afwijkende mening (als bedoeld in lid 6) vindt er onder leiding van de naast hogere chef een aanvullend beoordelingsgesprek plaats, op grond waarvan de beoordeling al dan niet wordt gewijzigd.
Na ontvangst van het ondertekende (aanvullende) beoordelingsformulier, stelt het diensthoofd de beoordeling, door ondertekening van het beoordelingsformulier, vast.
De medewerker, de directe chef en alle overige leidinggevenden in deze hiërarchische lijn tot en met het diensthoofd lijn ontvangen een afschrift van dit formulier. Het originele beoordelingsformulier wordt via het diensthoofd naar de chef van de afdeling P&O gezonden en is ook ter inzage van de beoordelingsadviseur.
Artikel 10 Het beoordelingsgesprek (bezwarenprocedure)
Binnen 6 weken na ontvangst van het beoordelingsgespreksformulier kan de medewerker bij burgemeester en wethouders een gemotiveerd bezwaarschrift indienen tegen de vastgestelde beoordeling.
Burgemeester en wethouders leggen, alvorens een beslissing te nemen, het bezwaarschrift voor aan de bezwaarschriftencommissie.
Artikel 13 Het beoordelingsgesprek (beslissing op bezwaar)
Zo spoedig mogelijk na ontvangst van het advies van de bezwaarschriftencommissie nemen burgemeester en wethouders een besluit op het bezwaarschrift.
Indien de beslissing op het bezwaar afwijkt van het advies van de bezwaarschriftencommissie, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies met de beslissing meegezonden.
Besluiten burgemeester en wethouders dat het bezwaarschrift geheel of ten dele gegrond is, dan wordt de beoordeling dienovereenkomstig gewijzigd.
Een afschrift van het besluit wordt bij het beoordelingsgespreksformulier gevoegd.
Artikel 14 Het loopbaangesprek (wanneer)
Op verzoek van medewerker en/of chef(s) vindt er, al dan niet in samenhang met het functioneringsgesprek en/of beoordelingsgesprek, een loopbaangesprek plaats.
Artikel 15 Het loopbaangesprek (wat)
Het loopbaangesprek is gericht op het bespreken van de belangstelling en geschiktheid van de medewerker voor een andere functie.
Artikel 16 Het loopbaangesprek (wie)
Het loopbaangesprek wordt gevoerd door de directe chef en de medewerker.
Op verzoek van de directe chef en/of medewerker kunnen eveneens de naasthogere chef, de dienstgerichte personeelsfunctionaris of een andere in het kader van het gesprek deskundig te achten functionaris aan het gesprek deelnemen.
Artikel 17 Het loopbaangesprek (hoe)
Het loopbaangesprek wordt gevoerd aan de hand van een loopbaangespreksformulier, waarvan burgemeester en wethouders het model vaststellen.
De directe chef legt de conclusies en afspraken uit het loopbaangesprek op het formulier vast.
De medewerker en de directe chef ontvangen een afschrift van dit formulier. Het originele formulier wordt naar de chef van de afdeling p.z. gezonden en wordt gehanteerd in het kader van het personeelsbeleid en personeelsbeheer.
In die gevallen waarin deze regeling niet, niet voldoende of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.
Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling voor functionerings-, beoordelings- en loopbaangesprekken gemeente Goes" en treedt in werking op 1 juni 1993.
Met ingang van de onder 2 genoemde datum vervalt de Regeling functioneringsgesprekken d.d. 30 maart 1987.
Er zijn 10 functiecategorieën ten behoeve van het ontwikkelen van beoordelingscriteria. Te weten:
Toelichting functiecategorie I/II binnendienst huishoudelijke dienst.
a. De wijze van organisatie en uitvoering van het eigen werk, waarbij invulling gegeven wordt aan de opdrachten, regels en afspraken. b. Bijvoorbeeld signaleren van een (grote) klus. Hierover vooraf overleg plegen en eventueel achteraf informeren omdat dit een andere verdeling van de werkzaamheden kan vereisen.
De wijze waarop basis van de normen en de beschikbare tijd wordt voldaan aan het redelijkerwijs te verwachten werkresultaat. Voor de serveerfuncties wordt het aspect representativiteit bij dit criterium meegewogen. Bij dit criterium moet in ogenschouw worden genomen dat er andere normen gesteld worden aan diensten in openbare gebouwen dan in een thuissituatie.
Groepsbeoordeling. In verband met de meetbaarheid van de beoordelingscriteria 1 en 3 kan er voor de schoonmaakfuncties een groepsbeoordeling plaatsvinden. Met name in die gevallen waar sprake is van werken aan een gezamenlijk produkt.
Toelichting functiecategorie I/II buitendienst strikt uitvoerende functies.
Opmerking bij de weging. 2. a. bij dit criterium moet met name aandacht besteed worden aan het verantwoordelijk omgaan met dure machines en materieel voor die functies waarvoor dit van toepassing is.
In verband met de meetbaarheid kan met betrekking tot de criteria 1, 2b, 6 en in zekere mate criterium 3 voor een aantal functies in deze categorie een groepsbeoordeling plaatsvinden. Met name in die gevallen waar sprake is van het samenwerken aan een produkt.
Ad. 1. Voorbeelden positief en negatief voor plantsoenen.
Medewerker plantsoenen ontvangt opdracht een grafruimte te graven. Tijdens het graafwerk stuit hij op een zware boomwortel. Verwijdering is noodzakelijk, want bij een zware storm zal de boom onvoldoende verankerd zijn, omwaaien en schade aanrichten aan grafmonumenten. Aangezien de grafruimte toch op die plek gegraven dient te worden, de begrafenis op korte termijn zal plaats vinden en de opzichter voor die tijd niet geraadpleegd kan worden, besluit de medewerker zelf de boom te kappen en de opzichter achteraf te informeren.
De voorman is met zijn wijkploeg bezig met het gebruikelijke snoeiwerk gedurende de wintermaanden. Een hoog doorgeschoten bossingel wordt gedund c.q. verjongd. De werkzaamheden verlopen naar wens. Een ieder weet wat zijn taak is. Op zeker moment bestaat er twijfel over een hoge spichtige berk. Staat de boom op "gemerkte grond"? of is de boom van meneer X (aangrenzende eigenaar)? Na een korte discussie gaat men ervan uit dat het hier toch om een "gemeenteboom" gaat. Gezien de toe te passen snoeimethodiek zou de "twijfel"berk het loodje moeten leggen. De boom wordt dus geveld. Korte tijd daarna stelt de wettige eigenaar zich in verbinding met de voorman. Leiden is last. Meneer X blaast hoog van de toren. Duidelijk is dat in een dergelijke situatie de voorman met de aanliggende eigenaar even contact had moeten opnemen. Of even de link had moeten leggen met de opzichter. Voorkomen is beter dan genezen! De conclusie is dat in dit geval onjuist gebruik is gemaakt van een stukje zelfstandigheid. De voorman biedt zijn verontschuldigingen aan voor de gemaakte fout en treft, na overleg te hebben gepleegd met de opzichter, een regeling met meneer X (herplant van een jonge berk).
Voorbeelden positief en negatief voor onderhoud/wegen/reiniging.
Lagere uitvoerende functies (administratief/technisch/diensverlenend)
Toelichting functiecategorie IIa binnendienst
De wijze van zelfstandig werken wordt afgemeten aan de mate van begeleiding die iemand nodig heeft. Dit betekent ook de wijze van afwegen welke werkzaamheden zelfstandig kunnen worden uitgevoerd en voor welke werkzaamheden er vooraf overleg noodzakelijk is. De wijze waarop het werk wordt georganiseerd en hierin prioriteiten worden gesteld.
De mate waarin vanuit betrokkenheid ten aanzien van het produkt van de afdeling en/of de bestuursdienst de bereidheid bestaat zich in te zetten. De wijze waarop flexibel wordt omgegaan met wisselende werkdruk. De bereidheid iets tussendoor te doen binnen het eigen takenpakket en daarnaast de bereidheid om andere taken buiten de eigen functie uit te voeren. Inzet is gebaseerd op inzetbaarheid. Inzetbaarheid is te onderscheiden in: a. het willen (motivatie/bereidheid); b. het kunnen (veelzijdigheid/mogelijkheid/flexibiliteit).
Opmerkingen bij de weging. Gezien de inhoud van de meeste functies in deze functiecategorie is op voorhand te stellen, dat de weging van de specifieke criteria zo gering zak zijn, dat bepleit is deze in de beoordeling op de overige criteria mee te wegen. Bijvoorbeeld onder zelfstandig werken.
Lagere technische uitvoerende functies
Toelichting functiecategorie IIa buitendienst.
a. De mate van inzicht om eigen problemen op te lossen. De wijze van prioriteiten stellen en het organiseren van tussendoor en bijkomende werkzaamheden. b. Zelfstandig afwegen in gevallen die niet precies onder de regels vallen. Is het in de opdracht opgesloten? Kan zelfstandig worden gehandeld en achteraf worden geïnformeerd of dient vooraf overleg te worden gepleegd over hoe nu te handelen. c. In hoeverre worden onderliggende of bijkomende problemen gesignaleerd en wordt de juiste persoon daarover geïnformeerd. d. De wijze waarop in overleg met een collega vormgegeven wordt aan de zelfstandig werken en onderling wordt bepaald wie wat doet en de mate waarin er op iemand kan worden gerekend.
De wijze van zorgvuldig en kostenbewust werken zowel ten aanzien van het gebruik van materieel, materialen en machines dat wil zeggen omgaan met storing, materieelpech, schoonhouden (niet ten koste van het werk), schadevrij rijden, gering verlies van grondstoffen als ten aanzien van het produkt. Binnen beschikbare en te verantwoorden tijd zodanig werken dat er geen nawerk ontstaat en geringe controle noodzakelijk is.
a. Vakkennis en ervaring vertalen in allround zijn, hetgeen leidt tot bredere inzetbaarheid. Dit moet gezien worden in relatie tot de te verwachten output van het takenpakket zoals omschreven in de eigen functie. b. Bereidheid tot het doen van andere werkzaamheden afgezien van het feit, welke kennis en ervaring je hiervoor nodig hebt of moet gebruiken. Bij het eerste aspect komt "het kunnen" aan de orde en bij het tweede aspect "het bereid zijn tot".
TOELICHTING functiecategorie IIb - leidinggevend lager kader.
a. De mate waarin open en eerlijk met medewerk(st)ers en hun belangen wordt omgegaan, afgewogen ten opzichte van het organisatiebelang. b. Duidelijk kunnen aangeven waarom bepaalde werkzaamheden moeten gebeuren en op welke wijze. c. De wijze van omgaan met kritiek op de eigen persoon en de wijze van kritiek leveren aan de medewerk(st)ers. d. In hoeverre en op welke wijze worden medewerk(st)ers gemotiveerd en gestimuleerd bij de uitvoering van het werk.
a. De wijze waarop binnen de gestelde taken en bevoegdheden het werk wordt georganiseerd en prioriteiten worden gesteld. b. De wijze van afwegen bij bijzondere situaties. Is er vooraf overleg nodig of kan achteraf verantwoording worden afgelegd voor een genomen beslissing? c. De wijze waarop de toegekende verantwoordelijkheid voor de groep waaraan leiding wordt gegeven vorm krijgt (houding/instelling/voorbeeldfunctie).
De mate waarin vanuit betrokkenheid ten aanzien van het produkt van de afdeling en/of bestuursdienst de bereidheid bestaat zich in te zetten. De wijze waarop flexibel wordt omgegaan met wisselende werkdruk. De bereidheid iets tussendoor te doen binnen het eigen takenpakket en daarnaast de bereidheid om andere taken buiten de eigen functie uit te voeren.
Uitvoerende functies op middelbaar niveau (administratief/technisch/dienstverlend)
TOELICHTING functiecategorie IIIa - uitvoerende functies op middelbaar niveau.
Hoe flexibel en loyaal gaat een medewerk(st)er om met een wisselende werkdruk bij de uitvoering van taken binnen de functie en daarbuiten. De wijze waarop wordt omgegaan met het takenpakket en het eventueel aanpakken van extra werk. Denk aan werkdruk van de medewerk(st)er zelf en de werkdruk van collega's en aan andere (taken) klus op verzoek aanpakken "buiten de eigen taken".
Dit criterium is van invloed op alle andere 4 criteria. Uitstekend gebruik van kennis zal leiden tot een positieve waardering bij de andere criteria. Slecht gebruik van de aanwezige kennis zal ook negatief doorwerken bij de andere criteria. Extra werk dat tijdelijk buiten de taakomschrijving wordt verricht, valt onder het regiem van de beloningsdifferentiatie. Indien er sprake is van het structureel uitvoeren van een bepaalde extra taak, die buiten de taakomschrijving valt dan moet dit leiden tot aanpassing van de taakomschrijving. Een nieuwe omschrijving is aanleiding tot het opnieuw bekijken van de functieschaal op basis van functiewaardering.
TOELICHTING functiecategorie IIIb - leidinggevend middenkader.
a. Toegankelijkheid voor de medewerkers. Weet door optreden vertrouwen bij de medewerkers te wekken. Consistentie in leidinggeven. Loyaliteit. b. Achter genomen besluiten gaan staan ook al wordt daar zelf kritisch tegenover gestaan. c. Duidelijk kunnen aangeven waarom bepaalde werkzaamheden moeten gebeuren en op welke wijze. d. De wijze van omgaan met kritiek op de eigen persoon en de wijze van kritiek leveren aan de medewerk(st)ers. e. In hoeverre en op welke wijze worden medewerk(st)ers gemotiveerd en gestimuleerd bij de uitvoering van het werk.
De wijze waarop binnen de gestelde taken en bevoegdheden het werk wordt georganiseerd en prioriteiten worden gesteld. Bij de zelfstandige organisatie van het werk van anderen/derden moet bijvoorbeeld gedacht worden aan: theatergezelschappen, aannemers, schoonmaakbedrijven... Voor de organisatie van het werk van derden/anderen zijn de wijze van voorbereiding en de wijze van toezicht van belang (zakelijk, kritisch, kostenbewust). Tevens is het essentieel derden te wijzen op het houden aan afspraken. Dit betekent ook de wijze van afwegen bij bijzondere situaties. Is er vooraf overleg nodig of kan achteraf verantwoording worden afgelegd voor een genomen beslissing? Daarnaast is van belang hoe en in hoeverre belangrijke ontwikkelingen en/of problemen (op tijd) gesignaleerd en gerapporteerd aan de juiste persoon. Bijvoorbeeld indien nodig rapportage over de voortgang van het werk.
TOELICHTING functiecategorie IVa - beleidsvoorbereidende functies, -adviserende functies, -uitvoerende functies.
In dit criterium zijn 3 aspecten te onderscheiden: - een inhoudelijk aspect, hetgeen blijkt uit een voldoende gefundeerd advies of verslag om een bijdrage te leveren aan de besluitvorming; - een procesmatig aspect, waarbij het van belang is dat de informatie- overdracht een weerspiegeling is van de wijze waarop men tot een afweging is gekomen; - tenslotte het vaardigheidsaspect af te wegen aan de mate van mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (verantwoording van strategisch handelen).
Wijze van leidinggeven aan projecten.
TOELICHTING functiecategorie IVb - leidinggevend kader.
a. De mate waarin open en eerlijk met medewerk(st)ers en hun belangen wordt omgegaan, afgewogen ten opzichte van het organisatiebelang. b. Duidelijk kunnen aangeven waarom bepaalde werkzaamheden moeten gebeuren en op welke wijze. c. De wijze van omgaan met kritiek op de eigen persoon en de wijze van kritiek leveren aan de medewerk(st)ers. d. In hoeverre en op welke wijze worden medewerk(st)ers gemotiveerd en gestimuleerd bij de uitvoering van het werk.
De wijze van aanpak en organisatie van de werkzaamheden, het stellen van prioriteiten, de wijze van afwegen van alternatieven en het maken van keuzes. Dit geldt voor de eigen taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor sturing van de besluitvorming en werkzaamheden binnen het organisatie-onderdeel. Dit leidt in samenhang met de overige criteria tot adequate bewaking van kwantiteit en kwaliteit.
TOELICHTING functiecategorie V - topfuncties.
a. De mate waarin open en eerlijk met medewerk(st)ers en hun belangen wordt omgegaan afgewogen ten opzichte van het organisatiebelang. b. Duidelijk kunnen aangeven waarom bepaalde werkzaamheden moeten gebeuren en op welke wijze. c. Het vermogen en de wil om een probleem vanuit verschillende gezichtspunten en van een zekere afstand te beschouwen, maar tevens gerichte aandacht aan relevante details te schenken. Kernbegrippen: evenwichtig relativeren, nuanceren. d. De wijze van omgaan met kritiek op de eigen persoon en de wijze van kritiek leveren aan de medewerk(st)ers. e. In hoeverre en op welke wijze worden medewerk(st)ers gestimuleerd bij de uitvoering van het werk.
De wijze van aanpak en organisatie van de werkzaamheden, het stellen van prioriteiten, de wijze van afwegen van alternatieven en het maken van keuzes. Dit geldt voor de eigen taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor sturing van de besluitvorming en werkzaamheden binnen het organisatie- onderdeel. Dit leidt in samenhang met de overige criteria tot adequate bewaking van kwantiteit en kwaliteit.