Organisatie | Sittard-Geleen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | INSTRUCTIE VOOR CENTRALE KASSIER, SUBKASSIER EN VOORRAADBEHEER |
Citeertitel | INSTRUCTIE VOOR CENTRALE KASSIER, SUBKASSIER EN VOORRAADBEHEER |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Art. 212 Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-09-2013 | nieuwe regeling | 10-09-2013 Elektronisch Gemeenteblad week 38 - 18 september 2013 | 10092013 |
Artikel 3 – Plaats in de organisatie
De functie van kassier wordt gepositioneerd binnen de cluster Concern, team FJZ. De centrale kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandige verantwoordelijkheid betreffen, rechtstreeks tot de gemeente secretaris/algemeen directeur wenden. De teammanager FJZ wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld.
De functies subkassier en voorraadbeheerder vallen hiërarchisch onder een hoofd binnen een gemeentelijke cluster. Het al dan niet instellen van deze functies is afhankelijk van de noodzaak tot het decentraal verrichten van betreffende handelingen. Binnen de totale gemeentelijke organisatie kunnen dus meerdere subkassiers en voorraadbeheerders voorkomen. Zij ontvangen functionele instructies van de (centrale) kassier met betrekking tot het beheer, bewaring en registratie van contante geldmiddelen en waardedocumenten. Het hoofd (c.q. locatiecoördinator KCC en burgerzaken) is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van onderhavige instructie binnen zijn cluster.
De kassier, sub-kassiers en voorraadbeheerders vervullen hun functie op de door het college van burgemeester en wethouders te bepalen plaatsen. Tevens bepaalt het college van burgemeester en wethouders de openingstijden, waarbinnen publieksdiensten kunnen worden verricht door betreffende ambtenaren.
Voor de dagelijkse en locatiegebonden handelwijze bij beheer en bewaring van geldswaarden en waardedocumenten wordt gewerkt conform het betreffende artikel uit de Gemeentewet die als bijlage is toegevoegd. Een verdere verankering van een en ander heeft plaatsgevonden in het vastgestelde Organisatiebesluit, BMC, Mandaatbesluit en budgetregeling.
Artikel 5 – Bewaring van geldswaarden en waardedocumenten.
Hoofdkassier, subkassiers en voorraadbeheerders zorgen dat de contanten, andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden en waardedocumenten (o.a. bankgaranties) deugdelijk worden bewaard. Deze waarden worden, op aanwijzing van de teammanager FJZ, ondergebracht in loketkassen resp. documentkluizen. Subkassier en voorraadbeheerder zijn individueel verantwoordelijk voor de aan hen toevertrouwde middelen.
De centrale kassier is verplicht zodanig maatregelen te treffen, dat het aanwezige kasgeld bij de loketkassen, dat naar verwachting binnen een tijdsverloop van vijf dagen niet nodig zal zijn, wordt gestort op de bankrekening van de gemeentelijke huisbankier. Het gezamenlijke kasgeld per locatie mag bij het sluiten van de loketkassen een bedrag van € 12.500,= niet te boven gaan.
De saldi van de loketkassen worden tenminste wekelijks opgemaakt door de verantwoordelijke subkassier. Indien noodzakelijk, kan in overleg tussen de betrokkenen worden besloten tot dagelijkse kasopmaak. De schriftelijke vastlegging (kasstaat), bestaande uit een specificatie van de aanwezige geldwaarden en een sluitende specificatie van de mutaties t.o.v. het vorige saldo, wordt door zowel de subkassier als zijn hoofd (bij KCC en burgerzaken de unitcoördinator) voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de unit grootboek - geldmiddelen. In deze kasstaten wordt een scheiding aangebracht tussen chartaal en giraal geldverkeer.
Voorraad- en mutatieoverzichten worden maandelijks opgemaakt door de voorraadbeheerders, waarbij een sluitende weergave wordt verstrekt van alle ingekomen, uitgegane en op voorraad aanwezige waardedocumenten. Tevens wordt een sluitende koppeling gelegd naar de documentbetalingen en –ontvangsten. De schriftelijke vastlegging wordt door zowel de voorraadbeheerder als zijn teammanager KCC en burgerzaken voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de unit grootboek - geldmiddelen.
Geconstateerde verschillen worden ná constatering als ontvangst c.q. uitgave in de kasstaat verantwoord. Als na controle blijkt dat er onverklaarbare verschillen zijn, worden deze onmiddellijk ter kennis gebracht van de betreffende teammanager/unitcoördinator; verschillen groter dan € 50, = tevens aan de teammanager FJZ.
De (sub-)kassier is verantwoordelijk voor kasverschillen. Hij/Zij heeft de plicht per omgaande en samen met de teammanager/unitcoördinator de oorzaken te analyseren, die tot de verschillen hebben geleid en de nodige maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Een verslag van analyse en genomen maatregelen gaat maandelijks naar de teammanager FJZ. Bij verschillen groter dan € 500,= en bij herhaalde verschillen bij dezelfde kas van meer dan € 100,= wordt door deze de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur, het hoofd van de Concern Staf en de teammanager FJZ van deze kasverschillen onmiddellijk in kennis gesteld.
De (sub-)kassier mag zonder toestemming van het college van burgemeester en wethouders geen andere kassen onder zijn berusting hebben dan waartoe hij/zij is aangewezen. De toevertrouwde contanten en geldswaarden, waarvoor hij als subkassier is aangewezen, worden afgescheiden van de privémiddelen bewaard.
Artikel 6 – Contant en elektronisch geldverkeer
De teammanager FJZ is verantwoordelijk voor het doorvoeren van alternatieven voor contant geldverkeer, binnen de beschikbare kaders. Te denken valt aan pin- en chipbetalingen. Anderzijds dient uit oogpunt van dienstbaarheid aan klanten de mogelijkheid tot contant geldverkeer geboden te worden, voor zover de gewenste klantvriendelijkheid dat noodzakelijk maakt. Ook de mogelijkheden voor pin-/chipbetalingen en creditcard betalingen behoren tot een klantvriendelijke dienstverlening.
Artikel 7 – Ontvangst contante inkomsten
Een betalingsontvangst in contanten tegen deugdelijke kwijting vindt eerst plaats, nadat is vastgesteld dat de persoonsgegevens van de betaler (schuldenaar) in overeenstemming zijn bevonden met de gegevens van de verkoopfactuur. Kwitanties worden door de (sub-)kassier ontwikkeld en zodanig van kenmerken voorzien dat een volledige controle op eenduidig gebruik mogelijk is.
Artikel 8 – Het doen van contante betalingen
Kasuitgaven mogen alleen geschieden op basis van vooraf door de budgethouders (hoofden) getekende opdrachten tot een maximum bedrag per transactie van € 500,00.
De centrale (sub-)kassier controleert de gegevens en toetst de betalingsopdracht aan de ter zake geldende regels en of het hoofd of de budgethouders bevoegd zijn om de betalingsopdracht te geven. Dit laatste gebeurt door de naam van de handtekening of de paraaf te vergelijken met de actuele handtekeningen- en parafenlijst.
Contante uitbetalingen worden geregistreerd via de kasstaat. De door de budgethouder getekende opdrachten, welke tevens voor ontvangst zijn getekend door de ontvanger worden toegevoegd aan de kasstaat en gaan vervolgens naar de kassier resp. grootboekadministratie. De (sub-)kassier controleert de juiste en tijdige afwikkeling van de betalingsopdracht en de noodzaak tot contante betaling. Hij stelt de teammanager FJZ op de hoogte van eventueel geconstateerde onjuistheden, alsmede van de in verband daarmee uit te voeren correcties.
Artikel 10 – Bevoegdheden college van burgemeester en wethouders
In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.