Organisatie | Nuth |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Nuth |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Nuth 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door het Organisatiebesluit gemeente Nuth 2016.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-03-2016 | 02-03-2016 | intrekking | 16-02-2016 Elektronisch Gemeenteblad, 01-03-2016 | Z.12619 INT.13748 | |
01-08-2013 | 02-03-2016 | nieuwe regeling | 27-08-2013 Nuth & omstreken, 04-09-2013 | Z.02392 INT 2498 |
Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Nuth:
gelet op de artikelen 103, 2e lid en 160, lid 1 onder C van de Gemeentewet;
Gelezen het advies van de Ondernemingsraad (Advies Evaluatie Reorganisatie) van 18 juni 2013 o.g.v. artikel 25 onder e van de Wet op de Ondernemingsraden;
vast te stellen het besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Nuth;
Hoofdstuk 1 Ambtelijke organisatie
Artikel 4 Producten van afdelingen
De afdelingen leveren de volgende hoofdproducten:
Afdeling Publieke Dienstverlening
Informatie en servicepunt, (waaronder telefoon, gastheerschap en leeshoek; digitale aanvraagbehandeling; informatievoorziening, klantgeleiding en verwijzing; meldingen openbare ruimte; secretariële en organisatorische ondersteuning; postbehandeling, registratuur, archiefbeheer en dossieruitlening; catering, koffie- en theevoorziening; repro, voorraadbeheer, sleutelbeheer en klein onderhoud).
Burgerzaken (waaronder in behandeling nemen van aanvragen, mutaties en afgeven van documenten en verklaringen; bijhouden van gegevensbestanden; organisatie en uitvoering van verkiezingen: raad, provinciale staten, parlement; verstrekken van informatie over gebruik gemeentelijke (sport)accommodaties)
Afdeling Ruimte en Samenleving
Ontwikkelen, implementeren en (doen) uitvoeren van extern gericht beleid op de terreinen van overheidszorg (waaronder inrichting openbare ruimte; ruimtelijke ontwikkeling; volkshuisvesting; economie, toerisme en recreatie; milieu; gemeentelijk accommodatiebeleid; grondzaken; monumenten en breed welzijn)
Ontwikkelen, implementeren en (doen) uitvoeren van juridische kwaliteitszorgsysteem, waaronder ontwikkelen kader juridische kwaliteitszorg; opstellen kaders inkoop- en aanbestedingsbeleid; contractmanagement; secretariaat commissie voor de Bezwaarschriften en rechtsbescherming; vertegenwoordiging in rechte; juridische planning en control; consulentschap; coördinatie (Koninklijke) onderscheidingen)
Paragraaf 2.1 Gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 6 Verhouding tot de gemeenteraad
De gemeentesecretaris/algemeen directeur verstrekt de leden van de gemeenteraad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten.
Artikel 7 Verhouding tot het college van burgemeester en wethouders
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor:
een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders, onder ander door er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor te dragen dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen.
Artikel 8 Verhouding tot de griffier
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 4 en 5 van overeenkomstige toepassing voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van, door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders alsmede de burgemeester, ingestelde commissies of andere overleggremia.
Artikel 9 Verhouding tot de burgemeester
De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming terzake van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.
Artikel 10 Verhouding tot de ambtelijke organisatie
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris/algemeen directeur het hoofd van de ambtelijke organisatie. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de leden daarvan, heeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid over:
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft het recht bij alle managers inlichtingen in te winnen die voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn; de gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt in overleg met de managers procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.
Artikel 11 Verticale en horizontale coördinatie
De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de managers anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. De gemeentesecretaris/algemeen directeur onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten. Hiertoe voert de gemeentesecretaris/algemeen directeur regelmatig overleg met de burgemeester.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het managementteamoverleg. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kan de voorzitter andere functionarissen uitnodigen om aan het overleg deel te nemen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de agenda samen, rekening houdend met de door de managers ingebrachte agendapunten, en draagt zorgt voor een beknopt verslag van het managementteamoverleg.
De concerncontroller rapporteert over de uitvoering van zijn taken aan de algemeen directeur. Indien hij bij de uitoefening van zijn (advies-)taken een ten opzichte van de algemeen directeur afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan, na overleg met de algemeen directeur mededeling aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 19 Advisering bij afdelingsoverstijgende zaken
Indien bij de uitvoering of advisering aanvullend de visie of het advies van een andere afdeling gewenst c.q. noodzakelijk is, treedt de medewerker die primair verantwoordelijk is voor het betreffende taak/product, in overleg met de betrokken functionaris van de andere afdeling voor aanvullende advisering.
Artikel 20 Overleg burgemeester en wethouders met managers
Op verzoek van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris/algemeen directeur of het managementteam vindt overleg plaats tussen burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en het managementteam over met name het in gang zetten van nieuw beleid en ontwikkelingen met betrekking tot de interne organisatie.
Artikel 21 Overleg manager met portefeuillehouder
De manager overlegt wekelijks op gestructureerde wijze met de portefeuillehouder en is het aanspreekpunt voor het organisatieonderdeel inzake:
Aan het afdelingsoverleg nemen de onder de manager ressorterende medewerkers van de afdeling deel. Daarnaast kan de manager medewerkers aanwijzen om aan het afdelingsoverleg deel te nemen. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen voor de manager aanleiding zijn te besluiten om met delen van de afdeling overleg te voeren.
Aldus besloten in de vergadering van het College van Burgemeester en wethouders d.d. 27 augustus 2013.
De Secretaris, De Burgemeester,
Drs. H.J.M. van Mierlo mevr. D.H. Schmalschläger
In de Gemeentewet is in artikel 160 de verplichting opgenomen regels vast te stellen omtrent de ambtelijke organisatie. De tekst van het Organisatiebesluit is gebaseerd op de eisen die de Gemeentewet stelt. De argumentatie voor het opnemen van dit artikel in de wet wordt gevormd door het feit dat hiermee wordt erkend dat iedere gemeente recht heeft op de organisatievorm die zijzelf verkiest. Het staat de gemeente vrij haar eigen keuze te maken ten aanzien van de interne bestuursstructuur en de opbouw van het bestuursapparaat. Het is aan de gemeente om te regelen hoe de indeling van de gemeentelijke organisatie is, welke de bevoegdheden en de positie van de gemeentesecretaris zijn, wat de taken en de bevoegdheden van het managementteam zijn e.d.
Dit besluit vormt de neerslag van de wijze waarop de indeling van de gemeentelijke organisatie en de regeling van bevoegdheden en taken van bestuur en management is geregeld. Het besluit vormt een organisatorische vertaling van de organisatiefilosofie. Een nevendoelstelling van het besluit is het vastleggen van de organisatorische randvoorwaarden voor het waarborgen en het vergroten van (het streven naar) doelmatigheid en rechtmatigheid van beheer en administratie.
Artikel 1 t/m 5 regelen het beheer en de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie. Vastgelegd is dat het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie, conform de bepalingen van de Gemeentewet, in handen is van het college van burgemeester en wethouders. Het college draagt vervolgens het dagelijks beheer op aan het managementteam, onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Het college van burgemeester en wethouders kan de nadere structuur van de afdelingen regelen alsmede de taakafbakening tussen de afdelingen. De organisatie is, naast de concerncontroller, opgedeeld in viertal afdelingen, elk met zijn eigen taken, gebundeld in zogenaamde producten. Er wordt nader uitwerking gegeven aan het principe van ‘besturen op afstand en hoofdlijnen’, geregeld via delegatie en mandatering. De manager van de onderscheiden afdeling is belast met de hiërarchische leiding van de afdeling en in deze hoedanigheid ook verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de afdeling en de daaraan opgedragen taken; overigens onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur (voor wat betreft het dagelijks beheer). De verantwoordelijkheid van de manager wordt nader uitgewerkt in artikel 13 van deze verordening.
Artikel 6 t/m 11 regelen de taken en de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Hierbij wordt zijn verhouding tot de griffier aangegeven. Daarnaast is de gemeentesecretaris/algemeen directeur belast met de voorbereiding, verslaglegging en orde van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders. De gemeentesecretaris/algemeen directeur ondersteunt de burgemeester bij de afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat.
In artikel 10 is vastgelegd dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid draagt voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, onverminderd de verantwoordelijkheden van het managementteam en zijn leden voor het dagelijks beheer en onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor het algemeen beheer van het ambtelijk apparaat. De verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur met betrekking tot het ambtelijk apparaat komt met name tot uitdrukking in de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning alsmede de uitvoering van het vastgestelde beleid.
Artikel 12 regelt de taken en verantwoordelijkheden van het managementteam en zijn leden. Het managementteam wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur (als voorzitter) en de managers. De verantwoordelijkheid van het managementteam betreft met name de centrale sturing en coördinatie van de beleidsuitvoering en middelen tussen de afdelingen onderling alsmede van de activiteiten in het kader van de begroting, rekening en periodieke informatievoorziening. De voornaamste taak van het managementteam richt zich op het op koers zetten en houden van de organisatie. Het college van burgemeester en wethouders formuleert de beleidsvisies en het managementteam leidt hieruit de strategische doelstellingen af. De verantwoordelijkheden van het managementteam laten de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het dagelijks beheer van de gehele ambtelijke organisatie alsmede de verantwoordelijkheid van de managers voor het dagelijks beheer van hun afdeling onaangetast. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt als voorzitter van het managementteam zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en orde van de vergaderingen.
In artikel 13 zijn de taken en verantwoordelijkheden van de managers nader geregeld. De manager is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de aan zijn afdeling opgedragen taken. Dit betekent niet alleen de verantwoordelijkheid en hiërarchische leiding ten aanzien van de op zijn afdeling betrekking hebbende processen maar ook het op een effectieve en efficiënte wijze realiseren van de aan deze taken te ontlenen producten. De manager draagt hiertoe de uiteindelijke budgetverantwoordelijkheid. Bovendien heeft de manager, als hiërarchisch leider van de afdeling, de zorg over het personeel en de personele bezetting van de afdeling. Daarnaast draagt de manager de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de beleids- en managementdoelstellingen aangaande de tot zijn afdeling behorende beleidsvelden. Hiertoe behoort de zorg voor een goede coördinatie, planning, uitvoering maar ook advisering aan de bestuursorganen.
De artikelen 14 t/m 17 regelen de voor de organisatie belangrijke afstemmingsfuncties en overlegstructuren.
Programmamanagement (art. 14) is een belangrijk hulpmiddel om los van de hiërarchische indeling van artikel 4 te zorgen dat de door de raad vastgestelde programma’s worden uitgevoerd. In artikel 15 is de functie van concerncontrol geregeld en de onafhankelijkheid gewaarborgd. Uit artikel 16 blijkt dat, met inachtneming van de bestaande organisatiestructuur, het mogelijk is bepaalde afdelingsoverschrijdende taken te organiseren en uit te voeren binnen een zogenaamde projectorganisatie, onder leiding van een projectleider. De wijze waarop een dergelijk project is georganiseerd, wordt nader geregeld in een hiertoe in te dienen projectvoorstel. Uit artikel 17 blijkt dat de coördinator belast is met de aansturing van de uitvoering van de diverse taken c.q. producten van het onder een afdeling ressorterende cluster.
Artikel 18 en 19 regelen de verantwoordelijkheid van de medewerkers voor de aan hen persoonlijk opgedragen taken alsmede het afleggen van verantwoording daarover aan de manager. Bovendien is geregeld hoe te handelen bij afdelingsoverstijgende taken.
Artikel 20 t/m 23 behandelen de diverse vormen van overleg. In artikel 20 is het incidenteel overleg tussen het college en de managers ten aanzien van ontwikkelingen met betrekking tot de interne organisatie geregeld. Artikel 21 gaat in op het regelmatig overleg tussen de manager en de betreffende portefeuillehouder, waarbij met name de planning en voortgang van de afdelingstaken aan de orde wordt gesteld. Het regelmatig te voeren afdelingsoverleg is geregeld in artikel 22. Dit overleg betreft met name de coördinatie van de werkzaamheden ten aanzien van de aan de afdeling toegewezen taken. Tenslotte wordt er met regelmaat clusteroverleg gevoerd. Conform artikel 23 richt dit overleg zich met name op het signaleren en oplossen van knelpunten ten aanzien van de planning en de uitvoering.
Artikel 24 geeft aan dat er waar nodig nadere instructies worden gegeven ten aanzien van uit te voeren processen.
Artikel 25 t/m 27 regelen het vervallen het voormalige organisatiebesluit alsmede de inwerkingtreding van het nieuwe organisatiebesluit.
LIJST VAN VERKLARENDE BEGRIPPEN BIJ HET ORGANISATIEBESLUIT GEMEENTE NUTH 2013
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie alsmede ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de administratie.
Budget: De vertaling van een plan in termen van een opdracht aan een resultaatverantwoordelijke, waarbij de voor een bepaalde periode beschikbare middelen, gekoppeld aan een taakstelling voor de output, zijn weergegeven.
Cluster: een onderdeel van een afdeling die om redenen van efficiency als zodanig wordt ingesteld en aangeduid.
Communicatie: De uitwisseling van gedachten, opvattingen, ideeën en dergelijke van de ene persoon/organisatie naar de andere.
Control: Het geheel van maatregelen van het management, dat erop is gericht om met minimale inspanning optimaal zeker te stellen en vast te stellen, dat de middeleninzet en het feitelijk functioneren door de gehele organisatie heen in overeenstemming is met de doelen, zoals die door de top van de organisatie worden geformuleerd.
Coördinatie: Afstemming van mensen, middelen en handelingen op eenzelfde doel.
Delegatie: Het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent.
Efficiënt: Met een minimale hoeveelheid middelen een zo groot en nuttig mogelijke output realiseren.
Effectief: De gewenste bijdrage leveren aan het nagestreefde doel.
Hiërarchie: De vastgestelde, gangbare weg binnen de organisatie van lage verantwoordelijkheden en bevoegdheden tot hoge.
Informatisering: De organisatie van het verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van inlichtingen of gegevens.
Integraal management: Vorm van leidinggeven, waarbij op grond van het strategisch beleid integraal wordt gestuurd op output en de daaraan verbonden productiemiddelen, te weten personeel, financiën, organisatie, informatie, communicatie en aanschaffingen- /investeringen.
Management: Het leiden van een bedrijf, instelling of onderneming of van een onderdeel daarvan.
Mandaat: De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Organisatie: Stelselmatig samenhangend geheel van mensen, gericht op het realiseren van bepaalde (gemeenschappelijke) doelen.
Planning: Het opzetten van een plan betreffende het vertalen van de gestelde doelen via concrete uitvoeringsplannen in tijdsperioden, waarbij tevens de benodigde inzet van middelen wordt aangegeven.
Proces: Het samenhangend geheel van handelingen die een organisatie moet verrichten om input te transformeren in output.
Project: Een ontwerp, een plan.
Prioriteit: Datgene wat voorrang krijgt of behoort te krijgen.
Structuur van de organisatie: De opbouw van de organisatie, gebaseerd op de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.