Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Nuth

Artikel 6 Verhouding tot de gemeenteraad

De gemeentesecretaris/algemeen directeur verstrekt de leden van de gemeenteraad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten.

Artikel 7 Verhouding tot het college van burgemeester en wethouders

• 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor:

  • -

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;

  • -

    het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;

  • -

    de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van dit college en eventueel vastgestelde richtlijnen;

  • -

    het met voldoende voortvarendheid uitvoeren van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders;

  • -

    een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders, onder ander door er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor te dragen dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

• 2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur adviseert het college bij het nemen van besluiten.

Artikel 8 Verhouding tot de griffier

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 4 en 5 van overeenkomstige toepassing voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van, door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders alsmede de burgemeester, ingestelde commissies of andere overleggremia.

Artikel 9 Verhouding tot de burgemeester

• 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

• 2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming terzake van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 10 Verhouding tot de ambtelijke organisatie

• 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris/algemeen directeur het hoofd van de ambtelijke organisatie. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de leden daarvan, heeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid over:

  • -

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning aan de bestuursorganen;

  • -

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • -

    een voldoende planning van activiteiten en van de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;

  • -

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden afdelingen;

  • -

    een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • -

    het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

• 2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan aanwijzingen geven over de vorm en de inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

• 3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening en treft in overleg met de managers de nodige maatregelen.

• 4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft het recht bij alle managers inlichtingen in te winnen die voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn; de gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt in overleg met de managers procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

• 5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn en kan vergaderingen van afdelingen bijwonen.

Artikel 11 Verticale en horizontale coördinatie

De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de managers anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. De gemeentesecretaris/algemeen directeur onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten. Hiertoe voert de gemeentesecretaris/algemeen directeur regelmatig overleg met de burgemeester.

Artikel 12 Managementteam

• 1. Het managementteam is, met in achtneming van het bepaalde in artikel 10, verantwoordelijk voor de aansturing en bedrijfsvoering van de organisatie. Hiertoe worden strategische doelen afgeleid uit de door het bestuur geformuleerde visies.

• 2. Het managementteam bestaat uit de managers van de afdelingen.

• 3. Het managementteam draagt de verantwoordelijkheid voor:

• a. organisatieontwikkelingtrajecten;

• b. de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden van de organisatie;

• c. de samenstelling van de beleids- en meerjarenbegroting;

• d. het vaststellen van de managementrapportages;

• e. de bedrijfsvoering van de organisatie, te weten:

  - structuur;

  - personeel en organisatie;

  - communicatie;

  - informatisering en automatisering;

  - werkprocessen, waaronder integraal en projectmatig werken;

  - administratieve organisatie;

  - financiën;

  - juridische kwaliteit van de organisatie.

• f. het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

• 4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het managementteamoverleg. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kan de voorzitter andere functionarissen uitnodigen om aan het overleg deel te nemen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de agenda samen, rekening houdend met de door de managers ingebrachte agendapunten, en draagt zorgt voor een beknopt verslag van het managementteamoverleg.

• 5. De leden van het overleg dragen zorg voor de overdracht van het besprokene naar de afdelingen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor de terugkoppeling van het besprokene naar het college van burgemeester en wethouders.

• 6. Managers vervangen elkaar onderling.

  Paragraaf 2.3 Managers

Artikel 13 Verhouding tot de afdeling

• 1. De manager geeft leiding aan een afdeling en organiseert de activiteiten en verantwoordelijkheden van een afdeling. De manager is eindverantwoordelijk voor:

• 2. - de integrale kwaliteit van de geleverde producten;

• 3. - het opstellen en bewaken van een planning om de gewenste producten te kunnen leveren;

• 4. - de budgetten van de afdeling;

• 5. - het effectief en efficiënt inzetten en beheren van de middelen onder de voorwaarde dat een goede kwaliteit van de arbeid alsmede de klantgerichtheid zijn gewaarborgd. Onder middelen wordt verstaan personeel, informatie, organisatie, financiën, communicatie en automatisering.

• 6. De manager heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers

• 7. De manager heeft een signaalfunctie ten aanzien van actuele ontwikkelingen en het beheer van de middelen van een afdeling.

• 8. De manager houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en ziet erop toe dat de medewerkers de ontwikkelingen blijven volgen.

• 9. De manager neemt zo nodig deel aan en adviseert tijdens de vergaderingen voor wat betreft zaken die het werkterrein van de afdeling raken.

• 10. Managers vervangen elkaar onderling. Is deze vervanging niet mogelijk, dan neemt de gemeentesecretaris/algemeen directeur de manager waar.

• 11. De manager voert periodiek afdelingsoverleg.

  Paragraaf 2.4 Afstemmingsfuncties en hulpstructuren

Artikel 14

• 1. Het college stelt, gehoord het advies van het Managementteam, een of meer programma’s vast zoals door de raad in de begroting van de Gemeente Nuth vastgelegd.

• 2. Het college benoemt voor de uitvoering van een of meer programma’s programmamanagers.

• 3. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris draagt de programmamanager, met in achtneming van de gemeentelijke kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

  • a.

    uitvoering van het programma, het behalen van de in het Programma gedefinieerde doelen;

  • b.

    definiëring in het Programma van doelen, middelen en inspanningen;

  • c.

    sturing op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang;

  • d.

    operationele aansturing van de programmaorganisatie;

  • e.

    rapportage over voortgang, voorlegging van besluiten aan bestuur en/of management over noodzakelijke bijstellingen, tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of management en bewaking van financiële en juridische rechtmatigheid;

  • f.

    levering van een bijdrage aan de professionalisering van de organisatie op het gebied van programmatisch en projectmatig werken en het bedrijfsmatige beheer binnen en tussen programma's.

• 4. De programmamanager is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder en/of de secretaris, maar kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een medewerker.

• 5. Eén specifiek daartoe door het college aangewezen programmamanager heeft de coördinerende verantwoordelijkheid voor het in het eerste lid, onder f gestelde.

Artikel 15 Concerncontrolling

• 1. De concerncontroller adviseert de algemeen directeur over ontwikkelde kaders op het gebied van de bedrijfsvoering. In voorkomende gevallen, vooral waar kaderstelling geheel ontbreekt kan de concerncontroller de algemeen directeur adviseren deze te laten ontwikkelen.

• 2. Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur houdt de concerncontroller control op de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie, waaronder in elk geval worden begrepen: communicatie, financiën, juridische kwaliteitszorg, HRM-beleid.

• 3. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het toezicht op de verbijzonderde interne controle binnen de organisatie en het opzetten van een gemeentebreed systeem voor risicomanagement.

• 4. De concerncontroller onderzoekt, in opdracht van de algemeen directeur of het college van Burgemeester en Wethouders, mogelijke risico’s en probleemsituaties en de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatig van het functioneren van de organisatie en doet voorstellen voor verbetering.

• 5. De concerncontroller rapporteert over de uitvoering van zijn taken aan de algemeen directeur. Indien hij bij de uitoefening van zijn (advies-)taken een ten opzichte van de algemeen directeur afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan, na overleg met de algemeen directeur mededeling aan het college van Burgemeester en Wethouders.

• 6. De concerncontroller treedt op als contactpersoon van de gemeente voor de accountant en coördineert voor de gemeente de accountantscontrole. Hij treedt hierbij in nauw overleg met de griffier.

Artikel 16 Projectorganisatie

• 1. De aard c.q. omvang van een uit te voeren taak kan noodzaken tot het, door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, na overleg binnen het managementteam, instellen van een project binnen de bestaande organisatiestructuur.

• 2. Teneinde een project te kunnen starten wordt een projectvoorstel uitgewerkt en aan het college voorgelegd. In dit voorstel wordt ook aangegeven aan wie, voor de duur van het project, de module projectleider wordt toegewezen.

• 3. De projectleider draagt zorg voor een projectplan, inrichting van de projectorganisatie en aanbesteding van werken/diensten.

• 4. De projectleider onderhoudt de interne en externe contacten, draagt zorg voor integrale advisering en bewaakt de voortgang.

• 5. De projectleider draagt zorg voor de uitvoering, adviseert, realiseert en regisseert participatie en interactie met projectbetrokkenen en verantwoord de resultaten.

• 6. De projectleider legt verantwoording af aan de opdrachtgever van het project. Dit kan het managementteam, een manager of het college zijn. De projectleider stuurt en bewaakt projectdoelstellingen en bewaakt en rapporteert over voortgang, middelen en beslismomenten.

Artikel 17 De coördinatie binnen een cluster

• 1. De coördinator plant en verdeelt werkzaamheden en verzorgt afstemming.

• 2. De coördinator bewaakt, borgt en toetst de voortgang, de kwaliteit en de kwantiteit van de werkzaamheden.

• 3. De coördinator treedt op als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers binnen het cluster.

• 4. De coördinator zorgt voor vakinhoudelijke ondersteuning en begeleiding van medewerkers bij de uitvoering van werkzaamheden.

• 5. De coördinator is informant bij de gesprekken in het kader van de jaarlijkse gesprekscyclus.