Organisatie | Mill en Sint Hubert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier |
Citeertitel | Instructie voor de griffier |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 107a van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-05-2002 | Nieuwe regeling | 16-05-2002 Onbekend |
Artikel 1 - Algemene ondersteuning
Hij draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor, dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten voor zover bedoelde leden in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt.
De griffier draagt er zorg voor, dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 7 - Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.
Aangezien de gemeenteraad een los van het college staand bestuursorgaan is en de griffier c.q. griffie los staat van de reguliere ambtelijke organisatie, is de griffier verantwoordelijk voor de ondersteuning van de raad zoals de secretaris verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het college en de burgemeester. Zo is de griffier verantwoordelijk voor onder meer de voorlichting aan burgers met betrekking tot de raad en de commissies. De griffier neemt binnen de ambtelijke organisatie een zelfstandige positie in. De griffier en de eventuele griffiemedewerkers vormen een eigenstandige organisatie, waarvan de gemeenteraad het bevoegd gezag vormt. Dit is van belang, omdat het door het college vastgestelde personeelsbeleid voor de reguliere organisatie geen betrekking heeft op de griffie en de Ondernemingsraad van de reguliere organisatie niet het griffiepersoneel vertegenwoordigt.
De werkzaamheden van de griffier zijn globaal onder te brengen in een drietal onderdelen, te weten:
De griffier fungeert als secretaris van de raad als geheel en woont de vergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Ook is hij verantwoordelijk voor de archivering, het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie. Over het geheel genomen is de griffier verantwoordelijk voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de raad.
De griffier vervult in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld een spilfunctie. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig voorleggen aan de secretaris. Die beoordeelt of en hoe de reguliere organisatie ingeschakeld wordt. Als de raad zelf externe adviseurs wil inschakelen, wordt dit door de raad geregeld. In algemene zin is de griffier verantwoordelijk voor het bewaken van afspraken en procedures.
De griffier staat de raad bij in zijn volksvertegenwoordigende functie, bijvoorbeeld bij het organiseren van hoorzittingen. Verder verlopen representatieve zaken aangaande de raad via de griffier. Ook is bij de griffier een taak weggelegd bij de training en begeleiding van raadsleden, bijvoorbeeld door middel van coaching, het verzorgen van opleidingsfaciliteiten en het ondersteunen bij onderzoek door de raad.
De griffier vervult een taak bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Verzoeken voor ambtelijke ondersteuning richt de raad in eerste instantie aan de griffier.
De griffier kan de raad bijstaan bij het opstellen van een korte kaderstellende nota. In een dergelijke nota kan de raad in hoofdlijnen zijn doelstellingen voor het te voeren beleid verwoorden, en aangeven welke middelen hij wil besteden. Vervolgens verzoekt de raad aan het college om op basis van deze hoofdlijnen met een nader uitgewerkte nota te komen.
De taken en werkzaamheden van de raadsgriffier (en griffie) laten zich kortweg als volgt omschrijven:
Het is met name aan de griffier om te bepalen, of en in hoeverre een beroep wordt gedaan op de ambtelijke organisatie of derden om te kunnen voldoen aan de hem opgedragen taak.
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
Omdat raadscommissies en commissies zoals bedoeld in artikel 6 van deze instructie direct gelieerd zijn aan de raad, richt de ondersteuning van de griffier zich ook op de leden van deze commissies.
De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een jaaragenda of raadsprogramma vaststelt, verleent de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken of “huishoudelijke zaken” betreffende de raad aan de orde komen.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze worden ondersteund door de griffier. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden, doch de verantwoordelijkheid ligt bij de griffier. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
In de verordening wordt uitgegaan van het bestaan van een griffie. Uiteraard heeft dit artikel pas werkelijke volledige uitwerking wanneer de griffie uit meerdere functionarissen bestaat. Om echter te voorkomen dat het reglement moet worden gewijzigd wanneer eventueel in de toekomst wordt besloten om de griffie uit te breiden, is gekozen voor de opgenomen tekst.
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.
Indien door omstandigheden medewerkers van de reguliere organisatie optreden als (plaatsvervangend) commissiegriffier of (plaatsvervangend) griffier, zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als (plaatsvervangend) (commissie)griffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen.