Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1

  Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet. 

• 2

  In deze vergadering worden in ieder geval besluiten genomen over 

  a. De verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;

  b. De omschrijving van de portefeuilles;

  c. De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de burgemeester;

  d. De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3

  Het in het tweede lid bepaalde is eveneens van toepassing op de eerste collegevergadering nadat een nieuw collegelid in functie is getreden.

• 4

  De nieuwe afspraken worden in een vernieuwd reglement van orde vastgelegd.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1

  De dinsdag is aangemerkt als Collegedag (08:30 – 16:30). Op deze dag vinden de collegevergaderingen, thematische bijeenkomsten, werkbezoeken, en dergelijke plaats. 

• 2

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdagochtend op een vast te stellen tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 3

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van reden(en) aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor de vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 4

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis, op de kamer van de burgemeester, met gesloten deuren gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald.

Artikel 3 Verhindering

• 1

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, wordt de voorzitter hiervan in kennis gesteld, alsmede de vervanger van de secretaris.

Artikel 4 Agenda

• 1

  De vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.

• 2

  Voor elke vergadering wordt, als regel op maandagmorgen vóór de vergadering, door de secretaris een concept-besluitenlijst gemaakt, onderverdeeld in bespreekstukken per portefeuillehouder, representatie, ingekomen stukken, terug- en vooruitblik activiteiten collegeleden, afgeparafeerde stukken actiepuntenlijst.

• 3

  De in het tweede lid vermelde lijst wordt gehanteerd als agenda.

• 4

  De secretaris maakt bij het opstellen van de agenda een onderscheid tussen openbare, besloten en geheime stukken.

• 5

  De agenda wordt opgemaakt op basis van de tijdig bij het bestuurssecretariaat ingeleverde adviesnota’s. Nota’s voor het college en ingekomen stukken worden uiterlijk de woensdag vóór de collegevergadering om 15:00 uur - na afstemming met de portefeuillehouder - bij het bestuurssecretariaat ingeleverd, waarna de stukken eerst ter beoordeling aan de gemeentesecretaris worden aangeboden. Uiterlijk de donderdag vóór de collegevergadering worden om 14:00 uur de collegemappen (per portefeuillehouder 1 map) in roulatie gebracht.

• 6

  Onderwerpen waarvan tijdige agendering, zoals bedoeld in lid 2 en lid 5, niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de bestuurlijke spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering door de portefeuillehouder worden aangemeld bij de voorzitter.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen wat binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De gemeentesecretaris beziet de stukken, alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, besluitwaardigheid en representativiteit.

Artikel 6 Opening en quorum

• 1

  De voorzitter opent de vergadering, nadat is gebleken dat het door de wet vereiste aantal leden (ten minste de helft) aanwezig is.

• 2

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is – met inbegrip van de verhinderde leden – bepaalt de voorzitter dag en uur van een nieuwe vergadering, als bedoeld in artikel 56 van de Gemeentewet.

Artikel 7 Deelneming door derden

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen, teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1

  Over zaken

  a. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  b. Stukken of adviezen, waarvan de leden door het stellen van een paraaf te kennen hebben gegeven dat zij met het met daarop betrekking hebbend advies instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het uitgebrachte advies. Tenzij één van de leden staande de vergadering één van de besluiten alsnog ter bespreking opvoert.

  c. Indien een lid van het college bij het nemen van het besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het tweede lid van toepassing is.

• 2

  Over personen

  a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

  b. De voorzitter en een wethouder fungeren als commissie van stemopneming.

  c. Ieder in de vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming   moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren.

  d. Het aantal te benoemen personen bepaalt het aantal stemmingen.

  e. De commissie van stemopneming onderzoekt:

  1. of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het derde lid verplicht is een stembriefje in te leveren;

  2. of de ingeleverde stembriefjes behoorlijk zijn ingevuld.

  f. Indien de commissie constateert dat het aantal ingeleverde stembriefjes niet gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het derde lid verplicht is een stembriefje in te leveren, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

  g. De volstrekte meerderheid wordt bepaald door de leden die een behoorlijk ingevuld stembriefje hebben ingeleverd.

  h. Onder een behoorlijk ingevuld stembriefje vallen niet:

  1. een blanco stembriefje;

  2. een ondertekend stembriefje;

  3. een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

  4. een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

  5. een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

  i. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist het college, op voorstel van de voorzitter.

  j. De secretaris draagt zorg voor de vernietiging van de stembriefjes na de vaststelling van de beslissingenlijst van de vergadering waarin de stemming heeft plaatsgevonden.

• 3

  Herstemming over personen

  a. Wanneer bij de eerste stemming, als bedoeld in artikel 8.2, niemand de volstrekte meerderheid heeft, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

  b. Wanneer ook bij deze tweede stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft, vindt een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatsvinden.

  c. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

• 4

  Beslissing door het lot

  a. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, identieke briefjes geschreven.

  b. Deze briefjes worden, nadat zij door de commissie van stemopneming zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

  c. Vervolgens neemt de voorzitter één van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje staat, wordt benoemd.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

• 1

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2

  De besluitenlijst bevat tenminste:

  a. De namen van de afwezige leden;

  b. De namen van de voorzitter, secretaris en andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  c. Een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst), alsmede een zakelijk verslag van tijdens de vergadering gevoerde gesprekken met derden.

• 3

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5

  De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

• 6

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst op dinsdag na afloop van de collegevergadering gepubliceerd, inclusief de besluiten die vooraf aan de vergadering hebben gerouleerd en via het parafenbesluit akkoord zijn zonder bespreking.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1

  Algemeen

  a. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  b. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

• 2

  Oproep, agenda en voorstellen

  a. De oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt uiterlijk 10 dagen voor de vergadering aan de leden toegezonden.

  b. De oproeping bevat de agenda en de te behandelen voorstellen.

  c. De bij de voorstellen behorende stukken liggen gedurende tenminste één week voor de vergadering ter inzage.

• 3

  Openbare kennisgeving

  De openbare vergadering wordt middels aankondiging op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

   

Artikel 11 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2014".

Artikel 12 Inwerkingtreding

• 1

  Dit reglement treedt in werking 1 dag na publicatie in de Woensdrechtse Bode.

• 2

  Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld bij besluit van 17 oktober 2006, vervalt op datum van inwerkingtreding, als vermeld in lid 1 van dit artikel.