CVDR303269_1Beleid maatschappelijk verantwoord inkopen 2013nlregelingReusel-De Mierden2018-01-09Reusel-De MierdenD'n Uitkijk, 19-04-2013Beleid maatschappelijk verantwoord inkopen 2013Aanbestedingswet 2012, art. 1, lid 1college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2013-04-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-04-202013-04-012017-01-01nieuwe regelingB&W 13-145financiën en economieGeenGeen.Beleid maatschappelijk verantwoord inkopen 2013De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering
van de inkoop- en aanbestedingspraktijk waarbij ook oog is voor duurzaam
en sociaal inkopen. Omdat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in totaliteit meer
behelst, en verder reikt dan de inkoop- en aanbesteding, wordt ervoor
gekozen te spreken over maatschappelijk verantwoord inkopen. In dit beleid wordt de processen inzichtelijk en transparant gemaakt
door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen
maatschappelijk verantwoord inkopen in de gemeente plaatsvindt. De
gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder
hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving,
dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van
verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen
zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het
algemene beleid van de gemeente.Dit beleid betreft de gebieden
Duurzaam inkopen;
Social return (on investment);
Midden- en kleinbedrijf (MKB)
1.In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:ContractantDe in de overeenkomst genoemde wederpartij van de
gemeente.DienstenDiensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet
2012.Duurzaamheideen strategie of productiemethode die de
natuurlijke hulpbronnen of grondstoffen niet uitput.GemeenteDe gemeente Reusel-De MierdenInkoop(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de
verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere
facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken,
leveringen of diensten tot gevolg hebben.LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1
Aanbestedingswet 2012.MKBMidden- en kleinbedrijf. Volgens de Europese Commissie
betreft het ondernemingen tot 250 werknemers, met een omzet < 50 mln
euro en een balanstotaal < 43 mln euro.OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.OfferteaanvraagEen enkelvoudige of meervoudige aanvraag van
de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding
conform de aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen
2004/17/EG en 2004/18/EG.OpdrachtEen schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel
voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst.OndernemerEen ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een
‘dienstverlener’.Social returnhet opnemen van sociale voorwaarden, eisen en
wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, zodat ondernemers een
bijdrage leveren aan de uitvoering van het gemeentelijk beleid ten
aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand
tot de arbeidsmarkt door het realiseren van onder andere reguliere
banen, leerwerkstages, oriëntatiestages en participatieplaatsen aan
specifieke doelgroepen.WerkenWerken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet
2012.De gemeente wil met dit beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen
de volgende doelstellingen realiseren:
Duurzaam maatschappelijke verantwoord inkopen Naast
de financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden
met de maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu.
Sociaal maatschappelijke verantwoord inkopen Naast de
financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden
met de maatschappelijke gevolgen, zoals mogelijkheden voor
social return.
Oog voor het (regionaal) MKBNaast de financiële
aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden met de
maatschappelijke gevolgen voor het lokale midden- en
kleinbedrijf.
Met deze doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste
effecten:
Het stimuleren van de regionale economie;
Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties,
zoals het (gemeentelijke) SW-bedrijf;
Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de
arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;
Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van
afhankelijkheid van ondernemers.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn de juridische, ethische,
ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit
beleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken
uitgewerkt.Dit beleid maatschappelijk verantwoord inkopen sluit geheel aan op het
inkoopbeleid van de gemeente.De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk
verkeer. De gemeente streeft er naar om in 2015 100%duurzaam in te
kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en
milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt onder andere tot
uitdrukking door het volgende:
Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld
waarin mogelijke duurzame oplossingen worden onderzocht. In
elk geval worden minimaal de door AgentschapNL opgestelde
duurzaamheidscriteria meegenomen.
De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen
(E-procurement, elektronisch aanbesteden en “catalog
services” ).
Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door
AgentschapNL zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW
(nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en
openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die
betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing
in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus
Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Bij de sociale eisen en wensen die aan ondernemers gesteld worden
binnen de kaders van het duurzaam inkopen ligt de focus veelal op
het realiseren van goede arbeidsomstandigheden voor
(productie)medewerkers, vaak in verre landen, aan het eind (of
eigenlijk: het begin) van een lange keten van toeleveranciers.Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare
arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid,
discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot
stand komen of zijn gekomen worden geweerd. De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen
(en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht
naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de
ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan
bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de
verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.
Uiteraard moet de voorgestelde oplossing ook duurzaam zijn.In de uitgebreide inkoopstrategie is voor duurzaam inkopen een
aparte paragraaf opgenomen. Hierin worden keuzes gemotiveerd. Social return is het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en
wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, zodat ondernemers een
bijdrage leveren aan de uitvoering van het gemeentelijk beleid ten
aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een
afstand tot de arbeidsmarkt door het realiseren van onder andere
reguliere banen, leerwerkstages, oriëntatiestages en
participatieplaatsen aan specifieke doelgroepen.De gemeente streeft ernaar dat een investering die de gemeente doet,
naast het ‘gewone’ rendement, ook een concrete sociale winst
(return) oplevert. De social returnbepaling geldt voor alle aanbestedingen (werken,
diensten en leveringen) vanaf het geldende drempelbedrag (exclusief
BTW) voor Europese aanbestedingen bij diensten en leveringen. Voor
2012-2013 is dit drempelbedrag € 200.000,-. Als de opdracht zeer arbeidsextensief is en de loonsom minder dan
30% van de aanneemsom uitmaakt, is de opdrachtgever verplicht om
minimaal 7% van de loonsom te besteden aan social return.Toch is het wenselijk om binnen de organisatie te bekijken of ook
ònder deze bedragen het opnemen van sociale voorwaarden tot de
mogelijkheden behoort. Een opdrachtgever stelt in de (bestek)voorwaarden, naast de
reguliere eisen en wensen t.a.v. prijs, kwaliteit en duurzaamheid,
ook sociale eisen aan de potentiële ondernemer. Hiervoor zijn vier
opties:
Contracteis (minimumeis)
Sociale paragraaf (gunningscriterium)
Verzoek om ideeën (inschrijfvereiste)
Invulling van vacature (contracteis)
Voor de concrete uitvoering van social return, namelijk het plaatsen
van mensen bij de ondernemers, zal de afdeling P&O De Kempen het
inkoopteam bijstaan.Zowel in de voorbereidende fase (inkoopstrategie), de aanbesteding
beoordeling emvi-gunning) de contractperiode (invulling van social
return met de ondernemer) en de uitvoering (controle toepassing
afspraken).We onderscheiden verschillende categorieën van
plaatsingsmogelijkheden waarmee een ondernemer social return kan
invullen. In het handboek social return worden de definities van de
categorieën nader uitgewerkt in hoofdstuk 2.
betaald werk
betaald werk met ondersteuning
onbetaald werk
andere vormen van ondersteuning ter bevordering van de
arbeidsparticipatie
Vooraf zal per project bekeken worden welk effect de keuze voor
social return zal hebben op het budget. Ook zal in dat stadium
bepaald worden ten laste van welk budget de eventuele kosten van
social return plaats zal vinden.In de uitgebreide inkoopstrategie is voor social return een aparte
paragraaf opgenomen. Hierin worden keuzes gemotiveerd. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen.
De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het
midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door
gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan en
stimuleren van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het
verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van
onnodig zware selectie- en gunningscriteria.In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of
een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet-
en regelgeving is toegestaan, wordt rekening worden gehouden met de
regionale economie en regionale ondernemers. Local sourcing wordt
bezien vanuit de regionale gedachte Zuidoost-Brabant, Bizob- of
SRE-gebied. Het combineren van economische en de sociale voordelen
pleit meer voor regionaal sourcen dan louter lokaal sourcen. In gevallen van een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt
onderzocht welke regionale ondernemers geschikt zijn voor de
opdracht. Bij openbare aanbestedingen wordt met de formulering van
de geschiktheidscriteria rekening gehouden met regionale
ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet
onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local
sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.De uitgebreide inkoopstrategie geeft gelegenheid om verantwoording
voor keuzes te motiveren.InkoopprocesHet inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het
voortraject.
stapfase inkoop procestoelichting1Voortraject·Bepalen van de inkoopbehoefte·Marktonderzoek, marktanalyse en
marktconsultatie·Onderzoek naar toepassing duurzaam inkopen·Onderzoek naar toepassing social return·Onderzoek naar MKB·Opstellen inkoopstrategie2Specificeren·Toevoeging voorwaarden aan
aanbestedingsdocumenten3Selecteren·Offertes evalueren·Gunning aan winnende ondernemer·Informeren afgewezen ondernemers4Contracteren·Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende)
contractant·Controle invulling social return voor start
werk5Bestellen·Uitvoeren van de opdracht6Bewaken·Bewaking invulling duurzaamheid ·Bewaking invulling social return 7Nazorg·Evaluatie inkoopproces
Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het handboek
maatschappelijk verantwoord inkopen. In dit handboek wordt dieper
ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een
professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.