CVDR303267_1Inkoopbeleid 2013nlregelingReusel-De Mierden2018-01-09Reusel-De MierdenD'n Uitkijk, 19-04-2013Inkoopbeleid 2013Aanbestedingswet 2012, art. 1, lid 1college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2013-04-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-04-202013-04-012017-01-01nieuwe regelingB&W 13-145financiën en economieGeenGeen.Inkoopbeleid 2013De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering
van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant
gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen
waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij
een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de
gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in
de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij
leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van
de gemeente.Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of
diensten uit van:
Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de
relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)
Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met
de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder
hoofdstuk 4)
Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt
en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)
Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie
verder hoofdstuk 6)
1.In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:ContractantDe in de overeenkomst genoemde wederpartij van de
gemeente.DienstenDiensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet
2012.GemeenteDe gemeente Reusel-De Mierden, zetelend in Reusel te
Kerkplein 3.Inkoop(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de
verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere
facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken,
leveringen of diensten tot gevolg hebben.LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1
Aanbestedingswet 2012.OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.OfferteaanvraagEen enkelvoudige of meervoudige aanvraag van
de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding
conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen
2004/17/EG en 2004/18/EG.OpdrachtEen schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel
voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomstOndernemerEen ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een
‘dienstverlener’.WerkenWerken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet
2012.De gemeente wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen
realiseren:
Rechtmatigendoelmatig inkopenzodatgemeenschapsgeldenop
controleerbareen verantwoordewijzewordenaangewenden
besteedDe gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de
bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast
koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en
uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van
het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de
opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke
middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog
dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke
opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele
inkoper en opdrachtgever zijnProfessionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze
wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in
inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en
diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en
regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap
komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie,
slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement,
vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds
respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant
zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de
ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het
inkoopproces.
Inkopentegendemeestoptimale(integrale)prijskwaliteit
verhoudingBij het inkopen van werken, leveringen en diensten betrekt de
gemeente interne en andere (externe) gemeentelijke kosten in de
afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen
en diensten speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijke verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en
met oog voor het MKB)Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening
gehouden met de maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu.
Eencontinuepositievebijdrageleverenaanhetgeheleprestatieniveauvandegemeente Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau
van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De
concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds
rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
Degemeentestelteenadministratievelastenverlichting
voorzowel zichzelfals voor ondernemers vooropZowel de gemeente als ondernemers verrichten vele
administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De
gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele
eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces
uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal Inkopen
(en aanbesteden). De gemeente maakt gebruik van de uniforme
eigen verklaringen.
Naast deze doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste
effecten:
Het stimuleren van de regionale economie;
Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties,
zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;
Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de
arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;
Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van
afhankelijkheid van ondernemers.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en
ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit
inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken
uitgewerkt.Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de
gemeente.In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende
gemeentelijke beleid:
Protocol Social Return Kempen,
Integriteitbeleid Kempen,
“Beleid Maatschappelijk Verantwoord Inkopen”.
Degemeenteleeftderelevantewet-enregelgevingnaUitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door
de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te
voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en
regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest
relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe
wettelijke kader implementeert de Europese
Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG
(‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG
(‘Rechtsbeschermingsrichtlijn WIRA’). Deze wet biedt
één kader voor overheidsopdrachten boven en –
beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de
rechtsbescherming bij (Europese)
aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en
regelgeving op het gebied van aanbesteden is
afkomstig van de Europese Unie. De
‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de
Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de
belangrijkste basis. De interpretatie van deze
Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken,
Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese
Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende
de werking van de Europese Unie van belang.
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader
voor overeenkomsten.
Gemeentewet: het wettelijke kader voor
gemeenten.
Jurisprudentie: jurisprudentie van het
Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van
eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de
gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van
Arbitrage voor de Bouw.
De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren,
tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de
uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe
zijn. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval
toe:
Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) bij werken of
aan werken gerelateerde leveringen en diensten;
Richtsnoeren leveringen en diensten van het Ministerie van
Economische Zaken;
Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische
Zaken;
Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente;
Gids Proportionaliteit.
AlgemenebeginselenvanbehoorlijkbestuurDe gemeente neemt bij al haar inkopen de algemene beginselen
van behoorlijk bestuur in acht, zoals het
proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel,
motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel
AlgemenebeginselenvanhetaanbestedingsrechtDe gemeente neemt naast bovengenoemde beginselen, bij
overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de
Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met
een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende
algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen
niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil
objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte
discriminatie is verboden.
Non-discriminatie: Discriminatie op grond van
nationaliteit is niet toegestaan.
Transparantie: De gevolgde procedure dient
navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een
logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke
behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers
moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit(evenredigheid): De gestelde
eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen
niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de
opdracht. De gemeente past het beginsel van
proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden
en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met
betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning: Diensten en leveringen van
ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie
moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen
op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme
behoeften van de gemeente.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en
volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden
zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige
besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts
mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college van
burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en
ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Degemeentesteltbestuurlijkeenambtelijkeintegriteit
vooropDe gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders
en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren
houden zich aan het vastgestelde “Integriteitbeleid Kempen”.
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld
belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Degemeentecontracteertenkelmetintegere
ondernemersDe gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers
die zich niet bezighouden met criminele of illegale
praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers
is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk,
bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of
het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
a. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in
achtDe gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk
verkeer. De gemeente streeft er naar om in 2015 100 %duurzaam in te
kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en
milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking
door het volgende:
Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld
waarin mogelijke duurzame oplossingen worden onderzocht.
Hierbij wordt verder gekeken dan de duurzaamheidscriteria
opgesteld door Agentschap NL.
De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen
(E-procurement, gebruik van e-mail etc.).
Bij inkooptrajecten wordt rekening gehouden met de
doelstellingen en de werkwijze volgend uit het “Beleid
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen”.
Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap
NL zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal
kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare
ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking
hebben op deGWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door
middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam
Inkopen’.b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze
plaatsHierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie,
arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De
gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij
stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van
arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken,
leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare
arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid,
discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot
stand komen of zijn gekomen.Bij inkooptrajecten wordt rekening gehouden met de uitgangspunten en
werkwijze volgend uit het “Protocol Social Return Kempen” en het
“Beleid Maatschappelijk Verantwoord Inkopen”.De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen
(en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht
naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de
ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan
bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de
verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.
Inkoopvindtplaatsopbasisvaneen voorafgaandeproduct-en
marktanalysetenzijdit, geletopdewaardeofdeaardvande
opdracht, nietwordtgerechtvaardigdDe gemeente acht het van belang om de markt te kennen door –
indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te
voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van
het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse
leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de
ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en
mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of
verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan
onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
Degemeenteachteentegroteafhankelijkheidvanondernemers nietwenselijkDe gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van
ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de
contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in
het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van
ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet-
en regelgeving worden nageleefd.
DegemeentekiestvoordemeestaangewezenondernemersrelatieGedurende de contractperiode kan bij beide partijen
afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen
doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen
(innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest
in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De
mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt
onder andere bepaald door de financiële waarde van de
opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector
(concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve
ondernemers.
Degemeenteheeftoog voordelokaleeconomiezonderdatdittot
enigerlei vormvandiscriminatievan
ondernemersleidtIn gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de
geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening
worden gehouden met de lokale economie en lokale
ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en
de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese
of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’
kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
Bij inkooptrajecten wordt rekening gehouden met werkwijze
volgend uit het “Beleid Maatschappelijk Verantwoord
Inkopen”.
De gemeenteheeftoog voor
hetmidden-enkleinbedrijf(MKB)Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten
krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de
mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog.
Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen
in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van
combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten
en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware
selectie- en gunningscriteria.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor
samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de
eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of
aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen
bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking,
milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen, handhaving
en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving. De gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal
doorlopen. Er worden geen bedragen vastgelegd. De te doorlopen
inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen
inkoopstrategie. Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er
ondermeer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt
voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de
aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de
motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet
worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Om deze
reden zijn er een tweetal inkoopstrategieën opgesteld. De
inkoopstrategie moet schriftelijk door de gemeente worden
goedgekeurd.
Leveringen en Dienstenexcl. BTWWerkenexcl. BTWSchriftelijke motivering op basis van een
verkorte inkoopstrategieTot € 15.000,-(én alleen toepasbaar bij enkelvoudige
procedures)Tot € 50.000,-(én alleen toepasbaar bij enkelvoudige
procedures)Schriftelijke motivering op basis van een
uitgebreide inkoopstrategieVanaf € 15.000,-Vanaf € 50.000,-
Wanneer de geraamde waarde van de inkoop een lagere waarde heeft dan
€ 15.000,- voor leveringen en diensten of € 50.000,- voor Werken en
er toch geen enkelvoudige procedure wordt doorlopen, wordt er een
schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide
inkoopstrategie opgesteld.Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve
voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook
van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.
De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen
aangaat die zij niet kan nakomen.De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers
moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen.
Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen,
bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen
aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de
lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in
haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het
voortraject.
stapfase inkoop procestoelichting1Voortraject·Bepalen van de inkoopbehoefte·Onderzoek naar de aanwezigheid van een
bestaande raamovereenkomst·Bepalen waarde van de opdracht of
raamovereenkomst·Aanmaken inkoopdossier·Opstellen inkoopstrategie2Specificeren·Opstellen offerteaanvraag·Opstellen overige aanbestedingsdocumenten3Selecteren·Eventuele voorselectie geïnteresseerde
ondernemers·Bekendmaking opdracht via verzenden van de
offerteaanvraag, de website en/of TenderNed·Offertes evalueren·Gunning aan winnende ondernemer·Informeren afgewezen ondernemers4Contracteren·Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende)
contractant·Registreren getekende overeenkomst·Opmaken inkoopdossier en ter archivering
aanbieden5Bestellen·Uitvoeren van de opdracht·Eventueel met het doen van bestellingen6Bewaken·Bewaking budget en check op facturen·Overleg met en controle op de
opdrachtnemer7Nazorg·Evaluatie inkoopproces
Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek
inkopen. In dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde
stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig
inkoopproces nagestreefd.De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het
gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau inkoop en
Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Bizob voert een aantal
strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over
inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het
inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot
inkoop. Daarnaast worden er samen met andere gemeenten
inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op
het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze
trajecten wordt gewerkt conform de code gezamenlijke projecten
(joint procurement) van 7 november 2012.Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het
college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de
uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.De gemeente stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich
proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende
inkoop- en aanbestedingstrajecten. Ondernemers die desondanks een
klacht willen indienen, kunnen zich wenden tot de Nationale
Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader
uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts.
In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt
naar deze procedure.