CVDR303232_1Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en op de raadscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtnlregelingDoetinchem2017-10-17DoetinchemGelderse Post, 11 september 2013Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester c.s.Gemeentewet, art. 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149Archiefwet 1995, art. 15 en 31Archiefbesluit 1995, art. 9gemeenteraadbestuur en recht2013-09-05De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-09-12Nieuwe regelingOnbekendGeenVerordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester c.s.De raad van de gemeente Doetinchem;gezien het raadsvoorstel Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming
burgemeester c.s.;gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995;gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van binnenlandse zaken en
Koninkrijksrelaties;b e s l u i t :vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling
tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie die
functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en op de raadscommissie
die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk
hierna: de commissie).1TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden, of;
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2Samenstelling commissie1.De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er raadsfracties
zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.2.Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie die
uit haar midden.3.De commissie kent geen plaatsvervangende leden.3Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden
toegevoegd.3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de
commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.4Adviseur1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen
als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken.2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.3.Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.5Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die
rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het
gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat
hieraan wordt voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid en 11 van
deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de
stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt
verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid
en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze
waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats
en tijdstip van gesprekken.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet verplicht, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe
het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.6Vergaderingen1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie
leden dit noodzakelijk achten.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur van
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur
aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met
hem plaatsvindt, de burgemeester.3.De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van
het aantal leden aanwezig is.4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt
het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is
uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die
volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar
de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft
naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het
verslag tot uitdrukking gebracht.7Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.3.Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
privéadres van de secretaris verzonden.8Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 6,1 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar
nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met
derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.9Bijzonder bepalingen over functioneringsgesprekken1.Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek
met de burgemeester.3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens
een 100-dagengesprek plaats.4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De
commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor
het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen
voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing,
het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester
als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De
commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan
de profielschets, de wettelijke taken van de burgmeester alsmede de
andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan
het verslag van en de afspraken uit het vorige
functioneringsgesprek.6.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een
indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op
obstakels zal stuiten.10Bijzonder bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de commissaris van de Koning.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris
van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester.
Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt
gemaakt.3.Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de
vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie
en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad
vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.11Verslag1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding
van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de
gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van
bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten
minste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij
benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van
plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie,
en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt,
dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor
raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de
raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek
wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van
de Koning.
12Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.13Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend
is gemaakt dat in de vacature van burgmeester is voorzien;
bij een functioneringsgesprek: het verslag van het
functioneringsgesprek is vastgesteld;
bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een
Koninklijk besluit is gevolgd.
14Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar
de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad
aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste
lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in
artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de
openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na aftreden van de burgemeester
worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.15InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Doetinchemin zijn vergadering van 5 september 2013,griffier voorzitter